1.4 金蝶K3——青島雙桃精細化工（集團）有限公司ERP案例

1.4.1 企業的基本狀況

青島雙桃精細化工集團有限公司（以下簡稱雙桃集團）是于1999年10月8日由青島染料廠改制成立的。其前身青島染料廠始建于1919年，是中國染料行業的大型骨干企業。主要生產“雙桃”牌分散染料、中性染料、苯胺黑系列、吡唑酮系列、乙酰系列等共8大類100多個品種，屬于國家大型企業，現有員工2700多人，占地面積38萬平方米，企業總資產5億元。

為了迅速適應加入WTO以后的新經濟和新環境，使企業管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產品的研發周期，降低產品成本，提高工作效率，以及提高企業的整體效益和核心競爭力，雙桃集團核心決策者決心用信息化改造這個具有百年歷史的傳統工業企業。為了搞好企業信息化建設，雙桃集團董事長、總經理帶領有關部門中層干部，到濟南、淄博、煙臺、大連等地的ERP典型用戶進行考察，多次聘請ERP專家、教授到企業進行培訓，提高全體干部對企業信息化建設的認識。

1.4.2 ERP項目總體設計

企業進行信息化建設，既要有總體的概念和總體的要求，還要按照“總體規劃，分步實施”的原則，對企業資源計劃管理信息系統（ERP系統）的總體目標，做出詳細的規劃，分步安排。雙桃集團認真地研究了ERP理論和企業的管理現狀，起草了《青島雙桃精細化工（集團）有限公司ERP項目總體設計要求》。借助于國內優秀的管理軟件，建立以財務管理為中心，以產品技術數據為基礎，實現業務流程中對成本及費用的預測、控制和反饋，并實現企業生產經營全過程的物流、信息流及資金流的監控，使財務、銷售、庫存、采購、車間、計劃、成本等管理集成在一起，構建一個具有先進性、集成性、適應性、安全性和可擴展性的多維管理系統。

硬件上，雙桃集團提出了“滿足功能要求，遠近期投資兼顧，降低投資成本”的原則，采用Sybase、SQL Server等大型數據庫，以及星型網絡拓撲結構。網絡基礎構造中的總廠與分廠之間采用國產光纜傳輸，總廠內部采用雙絞線傳輸。

進行總體設計是企業信息化建設過程中最基礎的工作，它確定了企業信息化的內容、要解決的關鍵問題以及要實現的目標，同時也是選擇管理軟件、選擇合適軟件供應商的重要依據和商務談判的基礎。

1.4.3 選擇管理軟件和軟件供應商

選擇適合企業的管理軟件、尋求一家技術實力雄厚的軟件公司作為合作伙伴是前期最重要的工作。項目啟動前，雙桃集團向有意合作的三家軟件公司提出了《青島雙桃精細化工（集團）有限公司ERP項目總體設計要求》。他們認真研究了各軟件公司在調研的基礎上，結合各自軟件提交的項目解決方案，以及各軟件公司提供的演示軟件。在充分考慮了各軟件公司的綜合實力、軟件水平、報價等因素之后，通過講標、競標、議標及商務談判，最終選擇了金蝶軟件（中國）有限公司開發的K/3 ERP管理軟件。

1.4.4 啟動大會非常必要

3月16日，企業召開了全面實施ERP啟動大會，公司董事長、總經理、黨委書記、工會主席，青島市經委領導，金蝶公司代表，全廠黨政工干部、車間班組長以上業務骨干300多人參加了大會。會上總經理向全廠各部門的負責人做了通過實施K/3 ERP向管理信息化進軍的總動員，董事長也表達了對項目的殷切期望，金蝶公司代表表示要派一流的技術人員并提供一流的服務，雙桃項目組代表也表達了對項目實施成功的決心和信心。金蝶公司技術人員為廠領導、各部門領導及廠內的骨干人員進行了“ERP基礎理論及實施方法”的專題講座。這次會議對統一思想、對項目后期的順利實施具有特別重要的意義。

1.4.5 項目的實施過程

1.成立項目組

項目組由總經理助理、信息中心主任、軟件公司實施顧問及各部門業務骨干組成，其主要職責是在總經理的領導下，對ERP項目負責規劃、培訓、組織、協調工作，確保項目按計劃、分步驟的順利實施。實踐證明項目組對項目順利實施起到了重要作用。ERP項目是一項系統工程，涉及到企業的方方面面。企業信息化的過程是實現業務流程再造的過程，這個過程必然涉及到崗位職責的變更。如果沒有企業一把手堅定的信心，身體力行，是很難推動的。企業一把手的高度重視、直接決策、宣傳推動和組織實施，是企業信息化建設成功的關鍵，是項目組順利工作的保證。

2.總體規劃、分步實施

按照總體規劃，分步實施的要求，雙桃集團將整個ERP工程分為兩個階段，第一個階段運行財務管理系統中的總賬系統、報表系統、應收應付系統、工資系統、固定資產系統及供需鏈管理系統中的采購管理系統、銷售管理系統、倉存管理系統和存貨核算系統，第二階段運行辦公自動化系統、管理會計（預算管理）系統及生產管理中的生產計劃系統、車間管理系統和成本核算系統。

3.做好培訓工作

培訓工作包括：計算機基礎培訓、金蝶軟件應用培訓、編碼培訓、業務流程培訓、初始數據準備培訓等，使各部門業務人員學會使用計算機，學會用計算機進行業務處理。他們將上述培訓納入企業人力資源部門的培訓計劃，對人員進行認真考勤與考核，且《培訓成績單》已作為人力資源管理檔案保存。扎扎實實做好培訓工作是順利實施ERP項目的關鍵。

4.業務流程再造

業務流程再造是在深入調研、廣泛討論的基礎上，按照“科學、合理、高效”的原則，繼承企業傳統管理的先進經驗，改進不合理的工作流程，充分利用計算機程序化的特點，對科學的業務流程進行固化和強化。對業務流程再造時，要深入調查研究，要結合軟件的功能，反復討論。既不能脫離企業的實際，又不能離開軟件的功能去搞業務流程重組。

5.建立科學編碼體系

科學編碼體系是ERP系統順利運行的基礎。作為一個企業就離不開物資、設備、部門、人員，要進行計算機管理也就需要一系列的原材料編碼、輔助材料編碼、設備編碼等。編碼時，既要考慮程序的要求，又要考慮保管人員的方便，還要滿足財務憑證處理的需要，過細會給今后的工作帶來不必要的繁雜，過粗又不能滿足管理上的某些需求。為了使編碼科學合理，他們對有關人員進行了“編碼原則與方法培訓”，在此基礎上將編碼工作分解給各個項目組成員，讓他們分頭完成各自所在部門分管的編碼任務，并組織有關部門負責人進行討論確定。

6.做好數據初始準備

數據初始準備包括兩方面的工作，一是按照計算機管理的需要，將銷售業務、客戶信息、采購業務、供應商信息、倉儲業務、物料（原材料、輔助材料、產成品）編碼和管理屬性進行確定；另一方面是將運行前的財務數據、庫存數據錄入計算機。初始數據的準確性、完整性是保證ERP系統運行的基礎，因此必須把工作做細。由于新的業務處理必須在數據初始結束后才能進行，因此初始數據要求時間緊。因此，他們選擇了4月底初始數據，各有關人員利用五一放假期間完成了各類數據初始化。在這一階段，項目組對已經錄入系統的各種數據進行了系統檢查，并且核對了數據之間的關系。經過數據核對確認無誤后，按期進行了系統切換，ERP項目實施工程進入正式運行狀態。

7.現場指導，跟蹤服務

ERP項目正式運行，標志著新的業務流程和用計算機代替手工處理各項業務的開始。為了保證每一個環節都能在規定的時間運用新的手段、遵循新的流程完成任務，項目組一方面每天利用網絡系統監控系統的運行情況，發現問題及時糾正；另一方面組織項目組人員現場指導、跟蹤服務，哪里是關鍵，哪里就有項目實施人員。項目切換之初，銷售是關鍵，他們就全力以赴協助銷售操作人員做好發票、出庫通知單等的開制與查詢；接著是倉庫的入庫單、領料單及銷售出庫單的開制與審核，倉庫保管員絕大部分沒有接觸過計算機，項目組人員基本上是從開機、關機開始，教他們使用計算機，直到他們能夠獨立完成自己所擔負的任務。月底，項目組人員又協助財務人員審核原始單據，定義憑證模板，制作會計憑證，實現各部門的業務流程規范化、正規化。

8.做好第一個月的結賬工作

第一個月能否按時、準確地成功結賬，標志著系統運行的成功與失敗。因此，要保證財務能夠順利結賬，就必須統攬全局，適時監控整個系統的運行情況，發現哪個環節有問題，就果斷采取措施，及時解決問題。不能等問題成了堆，到月底才發現并解決，那樣工作就會被動。他們把工作做在前頭，盡管月底出現了一些意外，但經過協調和及時處理，系統6月10日完成了第一次月結賬，并準確地提供了會計報表。

9.穩定完善，鞏固提高

雖然第一個階段的任務已經基本完成，系統也在環環相扣地穩步運行，但在運行的過程中還是暴露出許多問題，多年來形成的工作習慣對新的業務流程的影響是巨大的。為了從根本上解決這個問題，雙桃集團起草了《雙桃業務操作規程》和《關于ERP系統運行過程中“原始憑證”使用規范》，對規范操作過程起到了重要作用。

1.4.6 取得的階段成果

1.建成高性能的企業信息局域網

首先投資了160萬元（不含軟件投資）建成了一個具有較高技術水平的企業信息局域網。網絡使用高性能的光纖連接，采用星型拓撲結構，由文件服務器、數據處理服務器及50個工作站組成，操作平臺使用Windows 2000操作系統，數據庫采用SQL Server，應用軟件采用金蝶軟件公司的K/3 ERP9.1，車間、倉庫、企業各業務部門都配備了計算機。經過兩個多月的運行，網絡系統性能良好，完全能夠滿足系統運行的需要。

2.實現了物流、資金流、信息流的有機集成

從3月16日的啟動大會開始，完成了調研、培訓、產品編碼、業務流程重組、基礎資料整理等一系列艱苦細致的工作。5月8日準備工作基本結束，ERP系統開始運行。到6月10日，第一張資產負債表等會計報表的準確輸出標志著一期工程基本完成，實現了采購、庫存、銷售業務的計算機管理，采購、庫存、銷售業務與財務系統的有機集成，物流、資金流、信息流的有機集成，以及信息共享的預期目標。

3.合理的管理運作

隨著ERP系統的運行，它在管理上的作用已初步顯現。有關領導可以在計算機上直接看到業務人員工作進度，及時督辦本部門的工作；計算機可以隨時隨地按倉庫、批次、時間段查詢庫存數量，為生產部門合理安排生產任務，倉庫管理部門制訂合理的庫存限額，合理儲備各類物資的庫存數量，提供了詳細而準確的資料；市場部已著手運用銷售系統現有的報表，對銷售人員的工作業績進行考核，對應收賬款進行分析，對外地庫庫存進行調劑與控制。

4.解決了長期以來業務處理的隨意性

過去，車間完成了當月生產任務，其超額部分就不辦理入庫，隨意減少內部銷售收入。費用節約較多時，只開領料單，不領料，虛增費用，用以調劑各類指標的完成情況。運行倉存系統以后，這類問題就很容易被管理部門發現，便于制訂防范措施，確保企業經濟信息的準確性。

5.解決對賬問題

解決了倉庫賬與財務賬、財務賬與客戶賬不一致的問題。由于業務處理是從原始單據做起，由計算機自動形成會計憑證，自動登記相關賬簿，因此只要原始憑證是正確的，由此而生成的賬簿記錄就是正確的。

1.4.7 幾點體會

1.“一把手工程”的體現

ERP項目實施的高失敗率制約著ERP企業管理軟件的推行。雙桃ERP項目的順利實施充分體現了“一把手工程”的意義。公司的董事長、總經理親自帶隊考察項目，親自參加并主持ERP項目的啟動大會、流程再造的論證會議，親自布置和檢查ERP項目工作進度。尤其是公司總經理從項目實施開始，就利用ERP系統檢查各部門的工作進度，查詢各種管理報表。各部門的工作都在總經理的監控之下，這是項目順利實施巨大動力，是“一把手工程”的有力體現。在總經理的要求和帶動下，尤其是市場部、生產部、財務部、供應處等部門領導通過相關查詢功能，適時提出一些管理措施，督辦本部門的各項業務，對本部門的工作是一個很大的促進。

2.全員的合作與努力

雙桃ERP項目的順利實施與雙桃公司有一批敢于承擔責任，樂于奉獻的干部職工隊伍是分不開的。五一長假，為了及時將原始數據輸入計算機，倉庫、財務部門十幾名職工放棄了休息，放棄了外出旅游，堅持工作。他們曾通宵達旦，徹夜未眠，按時完成了各自的初始任務。按照財政部門的要求，手工賬與機器賬要并行一段時間才能甩掉手工賬，也就是說，倉庫保管員、財務人員在這一段時間里幾乎要付出雙倍的勞動，但是他們沒有叫苦叫累，默默地在各自的工作崗位上盡職盡守。正是這種干群一心，任勞任怨的工作態度，才保證了系統的順利運行。

3.實施顧問的作用

軟件公司實施顧問的作用是不可忽視的。金蝶青島公司派出以副總經理為首的三人全天泡在企業中，隨時解決軟件實施過程中出現的問題，為軟件的順利實施提供了保障。

1.4.8 總結經驗，為完成總體規劃而努力奮斗

目前雙桃集團已經基本完成了第一期實施目標，實現了采購、庫存、銷售業務與財務系統的有機集成，實現了物流、資金流、信息流的有機集成。但是在管理上的目標還沒有實現，第二階段的實施任務還剛開始進行。總體設計目標中提出的四個軟件應用亮點（流程控制的例外管理、預算管理的事前控制、標準成本控制、經理綜合辦公）還沒有實現。因此，要總結經驗，繼續努力，為完成二期實施目標和總體規劃而努力奮斗！