第一節企業人事行政管理工作要點

一、企業人事行政管理的基本內容

企業人事行政管理工作的基本內容主要有：制訂人力資源計劃、組織人才招聘、進行人才任用與升遷、確定勞動工資與勞動保障等內容。

二、企業人事行政管理的工作特點

人事行政的特點如下：

1.時效性

人事行政具有較強的時效性。企業在招聘、選拔、培訓人員時，一定要講時間、講效率。優秀的技術人才和管理人才是寶貴的資源，而這種人力資源供給是十分稀缺的，人才的爭奪已成為市場爭奪的焦點，因此，選拔錄用優秀人才是企業的當務之急。哪家企業能吸引到優秀人才，就會在競爭中處于有利地位。

2.針對性

在競爭和發展中，當企業迅速擴充時，這就需要招聘員工，以滿足企業發展的需要；當企業發展緩慢或面對市場需要收縮時，企業就需要裁員，解聘員工。

3.利益誘導性

人事行政的利益誘導性就是要正確處理好企業與員工之間的物質利益關系，要把物質利益作為調動員工積極性、創造性的一種重要手段。企業設立崗位責任制、經營責任制，對員工工作能力及業績進行考評，結合考評情況給予必要的獎懲。企業切實貫徹按勞分配的原則，利用利益的誘導性，依靠員工對個人物質利益的關心，推動員工自覺遵守勞動紀律，提高企業技術水平，提高勞動生產率。企業人事行政中必須建立一套考核測評系統，應當把企業的經營成果同個人的物質利益聯系起來。

現代企業注重實行“以人為本”的民主化管理，而企業人事行政直接面對的是有思想、有感情的員工，只有尊重人的基本權利，注重人的價值體現，注重人的需求滿足，創造一種寬松的環境，才能發揮人的積極性和創造性，從而為實現企業的發展目標服務。

三、招聘與錄用工作總流程

組織人員招聘與錄用是一個復雜、完整而又連續的程序化操作過程。這個系統運行的每一個組成部分都是為了保證人員招聘與錄用工作的質量，為組織選拔出合格優秀的人才，它直接關系到企業人力資源的形成，是人力資源管理中培訓、績效評估、薪酬、激勵、勞動關系、人員流動等工作環境的前提。在整個企業人力資源管理工作中起奠基作用。

招聘申請的目的在于發揮人力資源管理部門的監督控制作用，避免人員閑置與隨意招聘人員。嚴格執行招聘申請工作，對于提高公司人力資源管理水平有很大的作用。

1.有利于人力資源管理工作統一進行。有利于實施規范化管理，提高企業人力資源管理水平。

2.有利于發揮專業人力資源管理人員的才能，招到更合適工作需要的人才，做到人盡其才。

3.有利于高層領導及時準確地掌握公司人員需求情況，有利于公司的人力資源管理決策科學化。

（一）招聘申請注意事項

1.嚴格把關，審核各部門的招聘申請情況。

2.申請要具體、詳盡。

3.招聘申請工作要盡量集中進行，以減少招聘次數與招聘費用支出。

（二）招聘申請工作程序

人員選聘工作開始于組織中各種崗位產生職位空缺，由此而提出人員增補需求。各中心（部、室）招聘員工，要先向人力資源管理部門遞交招聘申請表（包括擬招聘崗位、人數、具體要求等），經人力資源管理部門審核同意后，由人事部統一安排、組織招聘工作。

四、員工培訓工作程序

培訓程序主要有四個步驟：培訓需求分析，制訂培訓計劃，設計培訓課程，培訓效果評價。

（一）培訓需求分析

培訓需求分析所要解決的問題是：是否需要培訓、需要什么時候進行培訓，需要在哪些方面對哪些員工進行培訓。

培訓需求分析可以在三個層次上進行：員工層次、企業層次、戰略層次。

1.員工層次

主要分析員工個體現在狀態與應有狀態的差距，在此基礎上確定誰需要接受培訓及接受什么樣的培訓。

2.企業層次

主要通過對企業的目標、資源、環境因素的分析，準確找出企業存在的問題，確定培訓是不是解決這類問題最有效的方法。

3.戰略層次

主要集中在企業未來有效運作所必需的知識和技能。為了滿足企業未來的發展，應開發什么樣的培訓項目。培訓要與企業的發展目標和遠景規劃相吻合，不然，培訓就失去了重點和方向。

雖然培訓需求分析可以從方方面面來展開，但是，培訓的落腳點最終還是個人。因此，我們可以針對新員工和老員工的不同情況，采取不同的需求分析方法。對于新員工需要進行哪些培訓，可以采用任務分析的方法；對于現職員工需要進行哪些培訓，可以采用績效分析的方法；對于環境變化所帶來的對員工的影響，可以采用前瞻性培訓需求分析的方法。

（二）培訓計劃制訂

在進行完備和詳盡的培訓需求分析之后，要有效地實施培訓，就必須制訂詳細的培訓計劃。

所謂培訓計劃是按照一定的邏輯順序排列的記錄，它是從組織的戰略出發，在全面、客觀的培訓需求分析基礎上做出的對培訓時間（When）、培訓地點（Where）、培訓者（Who）、培訓對象（Whom）、培訓方式（How）和培訓內容（What）等的預先系統設定。

1.培訓計劃的作用

（1）它保證不會遺忘主要任務。

（2）它清楚地說明了誰負責、誰有責任、誰有職權。

（3）它預先設定了某項任務與其他任務的依賴關系，這樣也就規定了工作職能上的依賴關系。

（4）它是一種尺度，可用于衡量對照各種狀態，最后則用于判斷項目、管理者及各成員的成敗。

（5）它是用做監控、跟蹤及控制的重要工具，也是一種交流和管理的工具。

2.影響培訓計劃制訂的因素

在制訂培訓計劃時，必須顧及以下的因素：

（1）員工的參與。讓員工參與設計和決定培訓計劃，除了加深員工對培訓的了解外，還能增加他們對培訓計劃的興趣和承諾。此外，員工的參與可使課程設計更切合員工的真實需要。

（2）管理者的參與。各部門主管對于部門內員工的能力及所需何種培訓，通常較了解。培訓計劃者或最高管理階層對培訓計劃更清楚，故他們的參與、支持及協助，對計劃的成功有很大的幫助。

（3）時間。在制訂培訓計劃時，必須準確預測培訓所需時間及該段時間內人手調動是否有可能影響組織的運作。編排課程及培訓方法必須嚴格依照預先擬訂的時間表執行。

（4）成本。培訓計劃必須符合組織的資源限制。有些計劃可能很理想，但如果需要龐大的培訓經費，就不是每個組織都負擔得起的。能否確保經費的來源和能否合理地分配和使用經費，不僅直接關系到培訓的規模、水平及程度，而且也關系到培訓者與學員能否有很好的心態來對待培訓。

3.培訓的方法

（1）講授法

講授法，就是教師運用闡述、說明、分析、論證和概括等手段講授知識內容的培訓方法。

這種方法的優點：在相對較短的時間內能向一大批人提供大量的信息，在人、財、物、力和時間等方面都很經濟。

這種方法的缺點：比較單調，受訓者處于被動地位，參與程度低，與實際工作結合不密切，缺乏一定的針對性。

適用：系統地進行知識的更新與傳授。

（2）案例分析法

案例分析法，就是把實際中的真實情景加以典型化處理，編寫成供學習者思考和決斷的案例，通過獨立研究和相互討論的方式，來提高學習者分析問題和解決問題能力的一種方法。

這里所涉及的案例，一般是對企業內部個體、群體或組織中的一個或幾個甚至更多的變量之間相互關系的一種描述和說明。它可以是成功的典范，也可以是失敗的總結。

案例分析法是一種調動學習者廣泛參與，變單項信息傳遞為雙向交流，變被動學習為主動學習，變注重知識為注重能力的培訓方式。

這種方法的優點：生動具體，直觀易學，能夠集思廣益并實現教學相長。

這種方法的缺點：較為費時費力，對教師和學習者的要求較高。

（3）角色扮演法

角色扮演法，就是為受訓者提供一種真實的情景，要求一些學習者扮演某些特定的角色并出場表演，其他學習者觀看表演，注意與培訓目標相關的行為。表演結束后，其他學習者對角色扮演者完成任務的情況進行評價，表演者也可以通過表演時的情感體驗來討論表現出的行為。

運用這種方法，可以幫助學習者處在他人的位置上思考問題，可以體驗各類人群的心理感受，訓練學習者自我控制能力和隨機應變能力，從而提高管理人員處理各類問題的能力。

這種方法一般用于改善人際關系和處理沖突事件的訓練。

（4）研討法

研討法，就是先由教師綜合介紹一些基本概念與原理，然后圍繞某一專題進行討論的培訓方式。這種方式是一種運用很普遍的方式，僅次于講授法，因而它在培訓中起著重要的作用。

適用：概念性或原理性知識的把握和學習，通過研究討論，加強學習者的理解能力，其效果要優于講授法。

（三）培訓課程設計

所謂培訓課程設計，就是根據培訓的根本目的，對目標、內容、教材、模式、策略、評價、組織、時間、空間這些要素采取不同的方式，做出不同的處理。通過對這些要素的不同選擇和處理，就可以設計出各種不同的課程。特別注意以下幾點：

1.培訓課程的效益和回報

培訓需要投資，而這種投資是進入成本的。因此，最有效的培訓課程應該始終把受訓者當成資本的一種形式來看待，把培訓作為使這種資本保值和增值的一個環節。

2.培訓對象的特點

員工培訓的對象是成人，因此，培訓課程的設計要充分考慮到成人這一特點，課程的設計要符合成人受訓者的認知規律，充分利用他們的優勢。

3.培訓課程的崗位相關性

企業中參加培訓的員工都有自己的崗位，他們的學習目的性很強，“學以致用”非常明確，因此，在課程設計時要把這種目的性充分考慮到位。

4.最新科學技術手段的發揮

現代培訓課程設計的另一個重要特色就是教學媒體的先進性和多樣性，如何結合成人的心理特點和生理特點，運用好各種教學媒體，也是培訓課程設計必須要考慮的問題。

（四）培訓效果的評估

對培訓效果的評價，可以采用以下幾個評價指標：

1.反應

既要測定受訓者對培訓項目的反應，又要了解培訓對象對整個培訓項目和項目某些方面的意見和看法。這個指標帶有一定的主觀性和片面性，只能作參考，不能作為評價的結果。

2.學習

即測試受訓者對所學的原理、技能、態度的理解和掌握程度。這項指標可以用培訓后的考試，實際操作測試來考察。

3.行為

即測定受訓者經過培訓后在實際崗位工作中行為的改變，以判斷所學知識技能對實際工作的影響。這是一項考察培訓效果最重要的指標。

4.成果

即測定受訓者對企業經營成果具有何種具體而直接的貢獻。可以用統計方法，成本效益分析法來測定。

五、解聘與辭職工作程序

（一）解聘及注意事項

解聘，是指由用人單位首先提出的解除勞動合同的方式。勞動合同的解除應該依照國家的有關法律進行。

要解聘人員，首先由各部門根據員工填寫《員工離職通知書》，部門主管簽字，提交人力資源管理部門，并通知本人離開本公司。解聘注意事項有：

1.做出辭退員工的決策之前，應該進行周密的考慮。要保證辭退決策有充分的理由，要分析辭退行為的可能后果，并提前準備必要的應對措施。

2.要允許被辭退者依法進行申訴，并按照法律的規定，由企業勞動爭議調解委員會進行調解。

3.要與員工進行充分的溝通，讓員工了解辭退的原因；在辭退后，不僅要與被辭退者及時溝通，盡量取得其配合，而且要與其他員工進行交流，向他們講解辭退的緣由，取得他們的理解與支持。

4.要解聘人員可先在企業內部調劑，如不能調劑再解聘，以防人才流失。

（二）辭職

員工辭職首先由本人提出辭職申請，經部門主管簽字后報人事部門，人事部門根據員工本人要求和部門主管意見，提出處理方案，報公司主管批準。批準后，員工憑人力資源管理部門發放的離職人員應辦手續清單，辦理各種手續。

1.辭職原因

（1）本企業組織提供的工資待遇與福利沒有競爭性。

（2）員工在本企業中看不到提升的機會，只好到別的企業去尋求發展。

（3）人際關系上的矛盾。

（4）企業文化的問題。員工如果覺得所在組織的企業文化不利于自己的個性發展，也有可能提出辭職。

（5）不公平感。如果員工感到他們在企業中沒有得到公平的對待，就會降低對企業領導者的信任，降低對企業的認同感和歸屬感，較嚴重時會導致辭職。

（6）缺少工作保障。企業自身的發展前景對員工的職業發展具有直接的影響，如果一個企業沒有向員工展示明確的發展藍圖以及實現這種藍圖的可行性，員工可能會對企業的生存和發展產生懷疑。一旦員工對企業的前景喪失了信心，他們就會感到自己的工作沒有保障，從而產生辭職的念頭。

（7）工作壓力太大。

（8）員工個人生活中的問題。

2.辭職管理的注意事項

（1）要調查清楚員工辭職的原因，以作相應的處理。

（2）要注意做好員工的思想工作，盡量減少骨干人員和管理人員的辭職。

（三）解聘和辭職程序

一、企業行政人事管理綱要

總則

第一條為使本公司人力資源管理走上正規化、制度化、現代化的道路，在有章可循的情況下提高人力資源管理水平，造就一支高素質的員工隊伍，特制定本制度。

第二條公司的用人原則是：德才兼備，以德為先。

第三條公司的用人之道是：因事擇人，因才使用，保證動態平衡。

第四條公司人力資源管理基本準則是：公開、公平、公正，有效激勵和約束每一個員工。

（一）公開是指強調各項制度的公開性，提高執行的透明度。

（二）公平是指堅持在制度面前人人平等的原則，為每個員工提供平等競爭的機會。

（三）公正是指對每個員工的工作業績做出客觀公正的評價并給予合理的回報，同時賦予員工申訴的權利和機會。

管理機構

第五條行政人事部是公司從事人力資源管理與開發工作的職能部門，主要職責包括：

（一）依據公司業務實際需要，研究組織職責及權限劃分方案及其改進方案。

（二）負責制定公司人力資源戰略規劃，配合公司經營目標，根據人力分析及人力預測的結果，制訂人力資源發展計劃。

（三）設計、推行、改進、監督人事管理制度及其作業流程，并確保其有效實施。

（四）建立廣泛、暢通的人才輸入渠道，儲備人才。

（五）建立和維系良好、穩定的勞動用工關系，促進企業與個人的共同發展。

（六）致力于人力資源的可持續開發和利用，強化人力資本的增值。

（七）創造良好的人才成長環境，建立不同時期下高效的人才激勵機制及暢通的人才選拔渠道。

（八）致力于組織隊伍建設，建立一支具有奉獻精神的，精干團結的核心骨干力量。

（九）建立健全人力資源工作程序及制度，確保人力資源工作符合公司發展方向并日趨科學化、規范化。