另一方面，管理者需要給對方的口頭語言和身體語言以靈活機動的反應，使溝通對象潛在表現出的需要得以實現。如根據對方頻頻看表之動作來推斷其另有他事，這時應主動中斷溝通。又如根據對方對某問題所表現出來的興趣，喜歡或無奈、厭惡，來決定是否進一步對該問題發表自己的觀點見解。

以滿足對方需要的適應性原則來指導溝通的進程是改善溝通的重要原則和方法，對面談細節的注意是了解對方需要的窗口。管理者在溝通中應該隨時注意面談的細節，調節溝通進程，以達到有效溝通之目的。

（六）充分利用反饋信息

反饋是溝通的重要保證措施，沒有反饋，管理者無法知道信息是否傳遞到對象那里。因此，管理者應盡量鼓勵反饋，特別是要鼓勵那些膽小怕事或靦腆羞澀的溝通對象來反饋，可以常常講以下一些話：“你能為我提供更多有關……的信息嗎？”“你已告訴了我一些值得考慮的事情，還有其他想法嗎？”“對，請繼續說。”“還有什么？”“說得很好，請再大膽一些。”等等，這樣，接受者一般會樂意把反饋信息表達出來。

另外，溝通者也應善于從接受者的表情中獲得反饋信息，接受者的表情是接受者潛意識的感情流露，這種反饋信息有時是最真實、最確鑿的，溝通者應該充分利用。面談對象的眼神、面部表情、身體姿勢通常都暗含著無法用言語表達的態度和心理傾向。如聽話者眼睛的隨意轉動表明他無心聽話，或者他認為無關緊要，這時，溝通者就應該調節溝通的進程，如轉移話題等。

（七）克服不良習慣

企業管理者在溝通中，應努力克服以下十種不良習慣：

1.對溝通對象所談的主題沒有興趣；

2.被對方的姿態所吸引，而忽略了對方所講的內容；

3.當聽到與自己意見不同的地方，就過分激動，致使不愿再聽下去，把其余的信息也都忽略了；

4.僅注意事實，而不肯注意原則和推理；

5.過分重視條理，而對欠條理的人的講話重視不夠；

6.過分注意造作掩飾、裝腔作勢，而不重視真情實質；

7.分心干別的事，心不在焉；

8.對較難的語言不求甚解；

9.當對方的語言帶有感情時，則聽力分散；

10.在聽別人講話時還要思考別的問題，顧此失彼。

（八）加強組織建設

加強組織建設，積極改善組織結構和組織文化，是優化組織溝通的重要途徑。一個能較好發揮溝通功能的組織必須具有以下特點：

第一，組織具有團隊精神，民主空氣濃厚。特別提倡不同意見的發表，保護有獨創性的見解。決策機關能及時而科學地對這些意見做出綜合處理。

第二，機構精練，層次簡化，職責分明。不管信息來源于組織中的哪個部門，都能由有關的部門做出積極處理。

第三，建立各類人士、職能部門、上下級之間的協商對話制度，定期或不定期地交流對主要問題的看法，增進相互了解，統一基本認識，保證上下溝通與水平溝通都能得到理解。

第四，有信息中心，專門負責信息溝通網絡的正常運行，對各類信息認真篩選加工，向決策者輸送準確、完整、有用、適量的信息。

美國通用電器公司（簡稱GE）第八任總裁韋爾奇上任之后，大刀闊斧地發起了一場“組織改造”運動，撤除了分部層級——介于總裁和公司十三項主要事業之間的執行副總層級，實現了組織扁平化。韋爾奇此舉有雙重目標：一是將策略規劃的功能交給了各事業部；再就是排除了那些妨礙各事業部間以及事業部與總裁間直接接觸的障礙，大大優化了組織溝通。為了加強組織溝通，韋爾奇開展了“解決問題”、“群策群力”等一系列運動，其最終目標是要把GE建設成“無藩籬障礙”的公司，即“內部與對外溝通皆無礙的公司”。韋爾奇認為，建立“無藩籬障礙”的公司必須排除部門、階層以及區位間的障礙，而且要接近重要的供應商，讓他們與GE攜手合作，貢獻智慧，朝著共同的目標——滿足客戶而努力。要成為市場競爭中的勝利者，必須營造一種文化——讓人們能夠快速前進、更清楚地與別人溝通，以及讓員工能夠同心協力服務多元需求的客戶。

（九）建立建議和質詢制度

通過征求普通員工改進工作的意見來加強上行溝通。它們體現出一種鼓勵提出有益的意見，并防止其通過指揮鏈條被過濾掉的正式意圖。建議制度的最簡單的例子是利用意見箱，雇員把有關改進的書面意見（通常是無個性特征的）投入箱內。

許多較好的方案是給所提建議已被實際采用的雇員以報酬，并且提供每一項建議得到如何評價的反饋。對于一種能夠為公司帶來大量贏利的技術性的復雜建議，通常按照預計贏利的百分比付給酬金。例如，不用長期停產付出巨大代價就可完成設備維修的建議。當對被采用的建議進行宣傳時（如在組織定期出版的雇員讀物中介紹），也可以加強下行溝通，因為雇員接收到了希望何種革新類型的信息。

質詢制度提供了—種答復雇員提出的有關組織問題的正式手段。當問題和答復范圍廣泛時，這種制度可促進雙方溝通，并且是最有效的。許多組織在其雇員讀物中設有問題和答復專欄，內容包括從津貼到公司股票等各種問題。許多圖書館已經采用類似制度回答讀者關于圖書館服務工作的質詢。某個圖書館采用了“圖書館問答”的形式，它規定由最有資格的圖書館人員作答。這種問答張貼在圖書館的固定場所，便于其他人了解和利用。

（十）開展雇員調查和調查反饋

對現有雇員的態度和意見進行調查，是一種有利于上行溝通的手段。為使雇員可以自由表達他們的真實觀點，調查通常是利用保證無個性特征回答的調查表來進行。雇員們將感到可以自由表達他們的真實觀點。一次有效的雇員調查包含雇員確實關心的問題和有益于實際目的的信息。定期調查能幫助經理們察覺到雇員情感方面值得注意的變化。例如，對工資滿意程度的急劇下降可能是勞工糾紛的先兆和需要修改補償合同的信號。

調查結果反饋將加強下行溝通。調查反饋向雇員表明，他們的評論已被管理部門聽到和考慮。

（十一）利用計算機網絡等先進的信息技術

相對于古代的飛鴿送信和烽煙報警，現代人所擁有的電話、電報、電視、傳真、計算機網絡等先進的信息技術，大大提高了人們溝通的速度和準確性。在經濟全球化浪潮中，所有的企業都必須盡可能充分利用計算機網絡等先進的信息技術來武裝自己，為優化組織溝通提供物質條件。

第三節行政經費管理工作規范

一、行政經費管理原則

1.合理原則。企業行政經費管理應以合理安排資金、及時供應、保證部門需要為原則。在企業有限的財力下，正確處理財務收支活動中所體現的各種經濟關系，做到重點突出，協調發展，把有限的資金用到最需要的地方，充分發揮效用，保證企業任務的完成。

2.節約原則。節約預算經費，首先要抓好企業行政性經費的節約，減少純消耗性支出，以降低行政管理成本。控制預算也要抓好業務性支出的節約，這種節約主要不是減少業務性支出的絕對數。而是以滿足企業發展的需要為前提。節約業務經費的辦法主要是提高資金使用效率，即在同等的財力下，通過科學合理的運籌，完成更多的事情，取得更大的業務成果。

3.監督原則。監督主要是對經費活動的合法性、合理性和有效性進行監督，保證和支持正常經營活動的開展。經費監督應從編制預算開始，整個資金活動要嚴格按程序進行管理，健全和完善各個環節的財務管理制度，做到辦事有計劃、撥款有預算、收支有標準、信息有反饋、分析有資料、監督有要求和處理問題有結果。

二、行政經費管理細則

業務費包括差旅費、辦公用品費、水電費、取暖費、郵寄費和行政設備維修費等項目。業務費管理應注意以下幾點。

（一）應用并管理好各項業務費。業務費是公用經費中的一項，并在其中占有較大的比重，伸縮性也較強，審核業務費時應請有關領導把關，并由各業務部門具體掌握。有條件的企業還可以制定合理的定額，進行定額管理。對于大宗業務費用，應實行專款專用，以保證該項業務工作的正常進行。

（二）明晰各類賬目，專項管理。業務費涉及面較廣，各類專門經費所需的資金都集中在一起，因此必須分清明細賬目，專款專用。

1.專人負責，監督使用。業務費的使用與管理還必須由財務部門專人負責，并設立相關監督機構與機制，合理使用。

2.增收（節）支，發揮最大效能。業務費的使用應依據節約的原則，拓展新的渠道及開展新的業務時，都應從發揮最大效能的角度出發來考慮問題。

（三）勤儉節約，認真做好節支工作。對公務會議費、業務費等專項開支，要從嚴控制，做到量入為出，精打細算，絕不浪費。

三、行政經費管理制度模板

第一條辦公用品及低值易耗品采購費報銷規定

1.行政部根據計劃統一采購、驗收和入庫，根據發票、入庫單報銷。

2.各部門急需或特殊的辦公用品，經批準后可自行購買：

單價在50元以下，或總價在200元以下，由行政部長批準；

單價在50元以上，或總價在200元以上，由分管副總批準。購買后，提交發票、實物；

經行政部查驗入庫單及入賬單后方可報銷。

3.原則上不予報銷辦公用品的裝卸費用。

第二條車輛使用費報銷規定

1.車輛使用費包括汽油費、維修費、路橋費、泊車費和駕駛員補貼等。

2.行政部在掌握車輛維護、用車和油耗情況基礎上，制訂當月車輛費用開支計劃。

3.汽油費的報銷需由駕駛員在發票背面注明行車起始點和路程，由行政部根據里程表、油耗標準、加油時間、加油數量和用車紀錄等復核，經行政部長簽字驗核。

4.路橋費和洗車費由駕駛員每月匯總報銷一次，由行政部根據派車記錄復核，經行政部長簽字驗核。

5.車輛維修前駕駛員須提出書面報告，說明維修原因和預計費用，報銷時在發票上列明詳細費用清單，由行政部根據車輛維修情況復核，經行政部長簽字驗核。

6.駕駛員行車補助按加班標準計算，每月在工資中列支發放。

第三條交通費報銷規定

1.交通補貼見公司《補貼津貼標準》。

2.交通補貼與員工工資一起發放。

3.員工外勤不能按時返回就餐者可給予誤餐補貼。

4.員工外勤每天交通費標準為元，經批準可乘坐出租車并予以報銷。凡公司派車和未經批準乘坐出租車者，均不予報銷外勤交通費。

第四條應酬招待費報銷規定

1.根據公司對外接待辦法等文件中所規定的標準接待。

2.應酬前須向上級有關領導申請，批準后方可進行。

3.原則上不允許“先斬后奏”，因特殊原因無法事先申請的，事后須及時報告有關領導。

4.應酬活動一般在定點酒店、賓館進行。應酬招待費一般在簽單卡簽字后按月結算，不得擅自在他處或用現金結算。