我們知道在物流業的經營中，流通的效率是競爭的重點，也包含庫存的周轉率、送貨的即時與準確度等等，這些目標的達成，都要靠信息系統的完成，而信息系統的開發到上線又不是一朝一夕之功，所以在開始規劃物流信息系統時，即應充分了解企業的策略目標——在未來的5年、10年中，希望創造的競爭優勢，其中有哪些部分是要靠信息系統來完成的，另外一方面要掌握最新信息科技，即是否能利用新的信息科技創造出新的競爭優勢。這一點非常重要，因信息科技有高度的排他性和替代性，比如：客戶使用某一系統后，除非其他系統能提供顯著的差異，否則客戶通常不會更改習慣，例如，花旗銀行提供信用卡有全球提款功能，其他銀行信用卡若不能同步配合，則客戶流失后就不易再爭取回來；快遞業的聯邦快遞在美國各大學設立收件柜后，也立即提升服務效率及形象。其次，信息科技的替代性是迅速而且完全的，如：個人電腦的桌上排版軟件，將中、英文打字機完全取代，中文語音輸入成熟后，也將使大多數熟悉中文輸入法的人，一夜之間無用武之地。由以上的例子得知，未來企業在利用信息科技及信息系統所提供的服務與競爭，已不再是單純的成本或售價的競爭，將會嚴重影響到企業的生存。

我國的物流業已展開激烈的通路競爭，以往由生產廠商主導行銷的時代，轉為由通路主導行銷的時代。除非是非常熱門的產品，否則生產商或代理商通常都要付出不少廣告推廣費用，才能使其產品與消費者見面，而沒有掌握通路的代理商，其代理權很容易被取代。連鎖店、量販店及未來的購物中心，已將原來的零售店與生產者的利潤剝奪殆盡，街頭急速減少的零售店與急速增加的連鎖店，就是最明顯的結果。

在了解了這10年商業行為的轉變與激烈競爭之后，最重要的是，本世紀開始時，物流業的競爭策略是什么？它與信息系統的關系又將如何演變？這才是今天物流業規劃信息系統所關心的問題。展望未來，目前各國全力地發展與架設的信息科技架構，如信息基礎建設（NII）、互動式電視（VOI）、光纖網絡的普及、聲音影像科技的日趨成熟等，都會對物流業造成顯著的沖擊，最明顯而可能發生的例子，如流通業的配送對象會直接延伸到每個家庭而非商店，當大多數標準化產品都利用家庭購物系統及銀行直接轉帳，對物流業配送的方式會立即產生下列的影響：

⑴訂單量急速增加，而每張訂單的訂購數量減少，品項增加。

⑵指定送貨時間，以配合家庭作息，苛刻的配送條件，使得配送工作更難處理。

⑶決策支援模式的大量需求，因為人已經不能處理大量的信息，只有靠電腦系統來排定揀貨及配送的最佳方式。

⑷更微薄的利潤與更激烈的價格競爭，不僅是因為零售業的轉手加價消失，消費者更可由信息系統上輕易的貨比三家，甚至信息系統可提供自動找尋出同品牌產品中價格最低者。

由此可見，現在信息系統的規劃者，不僅要有信息方面的知識、業態方面的了解，更要有預言家的能力。

2．企業業務目標的選定

就是決定企業想要從事業務的范圍。未來不可能有企業再從事全方位的競爭，即使是同一行業，也會有所區別，在物流業也有如冷凍類、干貨、一般食品、生鮮類等等的選擇；還有營業對象的區別，如依地理區域分北、中、南區，或僅為自己的關系企業送貨；或接受一般零星訂單。由營業對象、范圍等的選擇，可以決定信息系統所要處理信息的范圍，例如網路的大小、商品項目的多寡、每日預估交易量等，均可大致推算出來，后續各項信息系統的設計與評估，才能依序進行。

3．組織與管理方式

由流程及企業再造的角度來看，規劃信息系統的同時，必定要先考慮信息系統對組織結構產生的沖擊。換句話說，未來的信息系統，是在新的策略觀念、新的環境下運作，它和管理方式進行最佳配合，以充分發揮競爭優勢。以往的組織是由上而下指揮，員工除了例行的工作外，通常都在等待上級的指令，但在《Reengineering the Corporation》這本書中清楚地指出，未來的公司必須建立起“思考文化”，就是站在第一線與顧客接觸的員工，在工作環境中，不僅有權作決定，而且有足夠的訓練基礎與信息準備，來幫助作出正確的決策。在新一代的信息系統中，信息不再是由下而上匯集，提供管理者作決策，而是橫向且面向第一線員工，它被輸送到最需要的地方，立即作決策，以滿足客戶即時的需求。該書也提到，若是缺少信息科技，任何新的作業模式、新的流程或是向下授權員工的決策，都不可能成功。由此可見，未來信息系統與組織架構及管理方式間緊密的關系；換句話說，未來流程與組織的設計，要視信息科技進步的程度而定，而新的組織與管理方式，其所需要的信息如績效評估等，又決定了當時信息系統的設計或修改需求。

4．整體考察流程

有了策略目標、營業范圍與新的管理架構等原則與目標后，即可開始思考流程的運作。信息系統的規劃人應靜下心來，利用想像力，仔細思考每一個流程的完整性及可改造性。完整性考慮就是找出每一個流程運作的每一環節，是否有銜接不順或信息不暢通的地方；而可改造性考慮的是，是否有其他更短、更有效的流程，可以縮短時間，節省開支或提升服務水準，至于如何去除分工時代的種種弊病，更是考慮的重點。

以往分工式的組織，每位員工只做份內的事，沒有人去思考整個制度及系統的運作情形，信息系統的規劃及分析人員，訪問了整個組織后，往往會發現系統中有許多盲點與灰色地點，使得信息流程圖畫不出來，為了使信息流能連接起來，必須花非常多的時間來協調各單位，互相配合。新一代的信息系統規劃，從過去由使用者提出需求，再整合分析設計系統的方式，逐漸修正為信息系統的規劃者配合策略目標來主導流程的設計。通過這種方式，能很大程度地改善系統的整體性。

具備上述四個抽象的思考原則與方法后，在進行實際系統開發前，要先解決過度性的問題，即由前瞻性思考方式所產生出來的系統與現行作業的差距，再思考如何規劃一個過渡的計劃，使組織的調整與新系統的開發及人員的再訓練密切配合，平穩地轉變，以逐漸發揮新系統的效能。目前在信息作業中，許多公司都以非常快的步調來調整組織與組織結構，以適應信息業的快速變遷與挑戰，有些公司調整組織的周期已短于一年，可以想象其間變化的快速。但在其他行業，雖然沒有立即調整的需求，但已漸漸感受到快速變遷的壓力。

二、物流信息系統的開發

在我們了解未來物流信息系統的開發前，必須先行深思許多策略、流程、理念與邏輯方面的做法與原則，這與以往大多數應用系統開發的方式有些不同：以往是由使用者提需求，再與系統分析師商討，畫出系統流程圖，再做檔案劃分、屏幕及報表設計，其間與使用者反復商討，不同系統分析師對系統的設計也有不同的看法，經過漫長的時間所開發出來的系統，也會遭到多數使用者的批評及大幅度的修改，在不斷地爭議之后，使用者及系統開發者之間會停止溝通，以書面的修改申請單及回條來決定一切事情。這種情形以往大多數開發系統的人都遭遇過，它的原因大多是：

⑴系統開發者對要開發的系統并無深入的認識，大多數的人都抱著使用者要什么，我就做什么，自己也沒有深入了解行業特性及整體性，等到系統已開發了一段時間，才發現整體性有問題，必須做結構性的修改，系統開發人員的經常加班、開會，也就不是怪事了。

⑵在分工式的組織下，使用者根本提不出一個完整的需求，且不同的人辦同一件事其看法與需求也不同。等看到實際系統時，又會有一大堆以往沒想到的問題，使系統開發者疲于奔命。即使是看到雛形系統后，所提出來的問題，仍是偏向作業面的，對于系統整體的運作無法掌控，必須要等到實際運行后才會發現。

針對上述兩點，追根究底是在整個開發過程中，無人先考慮整體流程、每一步做法的原因。所以在開發物流信息系統的時候，根據前述的原則，開發的方式應做些調整，建議按以下步驟進行開發：

⑴規劃

根據規劃的原則，先搜集各項現有的法令、守則等，由策略性思考得到架構，再作詳細流程的規劃，并以高層管理者的經營理念、理論上及實務上的眼光來探討如此規劃的原因。這樣或許會與現況及使用者的看法有所差異，但至少提供了一個未來理性溝通的基礎。

如果系統規劃者的規劃與想法都不能說服自己，就更不要談讓使用者接受了。

⑵分析資料的輸入與輸出

根據規劃好的流程，分析其間資料的輸入與輸出能否配合未來使用與管理績效的評估。這包含了資料輸入點及內容、管控點的安排、資料輸出和需求點及其內容，其間有無時差問題。

⑶分析新系統的信息需求與現況的差異

具體內容包括資料搜集是否有困難，若有新增資料，其原因是什么，用途是什么，希望達到的目的是什么。

⑷與使用者溝通

有了前述完整的準備，再與使用者溝通，先說明此前瞻性規劃的來龍去脈，讓使用者了解未來而非現在會面對的挑戰，這樣的構想與解決辦法，在實踐上可行性如何，有哪些不妥且需要修正的地方，理由是什么。這項溝通的目的，一方面是吸收使用者在實踐上的經驗，使用戶有參與感，另一方面是希望在系統開始運行前，每一個人都知道公司要做什么及其在整體系統中的定位。在反復地溝通中，會使每個人的看法與系統目標逐漸趨近而達成共識，對未來系統效能的發揮會有一定的幫助。

⑸做出雛形，以利改進

利用先進設備，盡快做出雛形，讓使用者看到實際的系統，再提供改進的意見。目前由于應用工具的進步，編寫程序的時間大幅減少，對于系統的開發有很大的幫助。

由上面的討論，我們可以看出未來信息系統的規劃與開發，其重點都集中在人的思考與理念方面。流程革命與改造企業的動力，已使信息系統成為企業經營舞臺的焦點，尤其是服務業，未來的沖擊將會最大，而信息系統的快速開發、上線及調整，將成為經營成敗的決勝點。

三、物流信息系統的評估

資訊系統的效益評估并不容易，可以分成幾個方面來討論。

⑴信息是否需要系統，成本效益怎么樣。在這方面，目前爭議已較少，因為信息系統所能提供的服務及競爭力是不容置疑的。

⑵不同信息系統的評估。例如，自行開發或買套裝軟件，或不同套裝軟件間的評估。作評估之前有幾個應考慮因素，如：時效性、可靠度、成本、易學性及維修難易、擴充彈性等等，因各個企業的需求而不同，在我國還有中文處理及中文碼的選擇問題，目前都沒有標準解決方式，唯一需注意的是，最好在選擇前，多參考幾家已實際使用過的廠商的情形與意見，因為信息產業競爭激烈，大多數產品在未成熟前即已上市，再利用使用者回饋的意見來改正產品的錯誤，所以選擇一個全新的產品會有較高的風險。

⑶信息系統與硬體的配合度，雖然每一個信息廠商都強調通透性與相容性，但其配合度上仍有相當差異，如：網管軟件、網絡協定、作業系統、驅動程序、網絡卡、中文卡、印表機等軟硬件間的配合，仍需注意。這方面的問題，不是一般使用者有能力解決的，要盡可能避免這種問題的發生。解決的辦法最好由一家廠商負責或先參考其他現有系統的運作配合情形，先行測試，也是一條可行之道。

目前對信息系統本身的測試有一些方法，但對效益的評估，因牽涉許多主觀的認定，仍無一致性的作法。