闡明背景

在開始談話或撰寫電子郵件時，你早已清楚相關主題的背景情況。這些信息就在你的腦中，而且你可能已經思考過一番。可惜你的談話對象或收件人并不了解這些。他們可能不清楚你想討論哪個項目，或者你想討論哪個問題。幾乎可以肯定，他們腦中想的是其他事情，如其他工作、預算問題、午餐吃什么，以及家里的麻煩事等。不管他們腦子里在想什么，都不太可能正好是你想討論的事情。

在闡述相關細節前，我們必須先提供部分背景資料，以便讓談話對象有一個明確的方向，這樣雙方才能站在同一起點上。

這樣做其實很簡單，我們只要用一句簡單的、基于背景的話來作為開場白：

? 表明項目名稱或問題名稱。

? 表明你將討論的流程、系統或工具。

? 說明你正在合作的客戶的名字。

? 表明你希望探討的任務或目標。

這個清單可以一直列下去。關鍵在于快速闡明背景，這樣談話對象才能明白你將討論什么話題或領域。

沒有這些背景資料，對方就跟不上你的思路。他們會努力猜想討論的主題，并因此而分心。在溝通時，一開場就清楚闡明背景能令對方將注意力集中在你希望探討的主題上，也能幫助他們過濾掉頭腦中其他無關緊要的事。

進行工作溝通時，是否存在無須一開始就闡明背景的情況？

不存在此類情況。在工作中開啟任何新談話時，都必須清楚闡明背景。

在某些情況下，闡明背景似乎沒有必要，但這種表象具有欺騙性。比如，當你同團隊成員討論兩人幾個星期以來密切合作的某個項目時，似乎無須在談話中說明項目名稱作為背景。但就算在這種情況下，當你想與該同事就該項目進行討論時，對方腦中也可能正在想其他的事情。即便當時該同事正在思考那個項目，但正好想到你要討論的那個主題的可能性也非常小。就算是出現極其難得的情況，這位同事正好與你心有靈犀，這時提供背景資料也不會有任何損失。

絕對不要假設其他人正好知道你要討論什么主題。提供背景資料只需要花費幾秒鐘的時間，卻可以避免很多麻煩。事實上，若能確認大家討論的是同一件事，談話雙方都會更加積極地參與其中。

以下是日常工作中可能需要你提供的部分背景例句：

? 我正在開展×××項目……

? 我正在認真查看新的信息安全策略……

? 我們將要與客戶×××公司簽合同……

? 我打算提交請假申請……

? 我看了你發送給我的市場營銷報告……

? 辦公用品已經到貨……

? 新預算是……

? 我希望獎勵自己的團隊……

? 我正在籌劃辦公室派對……

? 我們正在審核×××的策略……

? 我的車出故障了……

? 廚房水槽漏水……

這些句子都短小精悍，5秒鐘之內就能說完。

這個世界上，工作五花八門，情況千變萬化，因此背景也多種多樣。盡管如此，在提供背景時必須遵循一個原則，即闡明你要討論的主題。

高質量溝通小練習

再回到你之前選擇的那封郵件。該郵件是否提供了清晰的背景資料？我們可以如何修改，讓背景情況更加明了？