表明意圖

現在，你已闡明背景并讓雙方對要溝通的主題有了共同的認識。是時候讓對方清楚，你希望他們以何種方式來處理接下來你將分享的信息了。

清楚表明溝通的意圖

每當我們接收到信息時，大腦都會花一些時間來弄清楚該如何處理它們。我們要弄清楚自己是否必須回答問題，說話者是否在尋求回應，我們是否需要有所行動或做出決定等。大腦每時每刻都在進行這些思考。我們會處理信息，并試圖找出最合適的回應方式。這也就意味著在我們進行溝通的時候，談話對象的大腦也正在飛速轉動，試圖處理我們給出的信息，以便弄明白要怎樣回應。他們甚至在我們講到重點之前就已經這樣做了。

我們表明意圖所花的時間越長，談話對象就越有可能猜測我們的意圖并形成自己的答案。這種情況的影響或大或小。對方可能會做出錯誤的假設，他們可能會認為信息并不重要，或者采取了非必要的行動。此類后果的嚴重性依情況而定。

在我們表明自己的真實意圖后，整個談話可能需要重新開始，而談話對象將需要使用正確的“過濾器”來重新處理信息。

埃瑪扣上手提電腦，開始收拾自己的辦公桌。她15分鐘之內必須出發，不然趕不上在公司外面召開的戰略會議。?，斦郎蕚鋭由頃r，同事丹尼爾在辦公室門口探出頭來。

“有1分鐘時間嗎？”他問道，“我想和你談談TechCorp科技公司?！?/p>

“好的，我還可以待幾分鐘?！卑，斂戳丝词直砘卮鹫f。TechCorp科技公司是戰略會議的主題之一，而且丹尼爾是對接的主要聯系人。如果發生了什么?，敳恢赖氖虑?，她還是需要了解一下。

“太好了。”丹尼爾說道。他走進埃瑪的辦公室，搖著頭說：“你絕對想不到他們這次干了什么。”

“是的，”?，敾卮鹫f，“那你就和我說說吧。”

“他們剛剛發布了軟件的更新補丁，現在這個軟件可以支持我們需要的所有改動?！?/p>

“太棒了。”?，敾貜驼f。公司發展戰略的一個核心部分有賴于TechCorp科技公司能支持更多數據。這正是埃瑪參加戰略會議前想了解的內容。

“不完全是那樣。”丹尼爾說。

“你這句話什么意思？”

“軟件的改進可以支持我們想要的新功能，但也導致他們的系統沒法收集當前所有的數據。這是一個大問題?！?/p>

?，數呐d奮轉瞬即逝，取而代之的是擔憂。她開始思索系統崩潰意味著什么。她的大腦里迅速飄過應急計劃和自己要打哪些電話。公司用TechCorp科技公司的軟件處理所有會員的新銷售信息，如果數據得不到處理，也就意味著顧客們將得不到服務，情況相當嚴重。

她問道：“什么時候開始的？”

“昨天晚上?！钡つ釥柣卮鹫f。

“系統一個上午都是崩潰的？為什么不在問題出現時立即告訴我？”

丹尼爾解釋了他的團隊是如何在軟件發布流程的測試階段發現了這個問題。在發現問題后，他們取消了計劃外的軟件更新，以避免影響到顧客。丹尼爾再三強調，整個測試過程都進展順利，因為他們在對顧客造成影響之前就發現了該問題。

遺憾的是，在團隊試圖解決這一問題的過程當中，TechCorp科技公司又出現了另一個此前未知的問題，而新問題的影響甚至更加嚴重。

丹尼爾的話每次都是大轉折，埃瑪的心情也隨之像坐過山車一樣起起伏伏。盡管事情的發展頗為曲折，但聽起來似乎在往好的方向發展。?，斪顡牡氖遣幻靼椎つ釥柕降紫胍约鹤鍪裁?。TechCorp科技公司是自己公司未來3年發展戰略的核心組成部分，當天下午公司高管團隊將要最后確定發展戰略，她必須在此之前弄清楚丹尼爾所說的問題是否會影響公司的計劃。

丹尼爾一個人在那里喋喋不休，埃瑪抓住他說話的間隙趕緊問：“這個問題聽起來似乎蠻嚴重的，我們要換個供應商嗎？”

“不用，”丹尼爾說，“他們今天早上找到了解決方法?！?/p>

聽到這里，?，斠呀洀氐缀苛耍恢绬栴}到底是否存在。“抱歉，丹尼爾，我有點兒糊涂了。關于TechCorp科技公司，有什么是我去開會之前必須了解的嗎？”

丹尼爾看上去很吃驚：“噢，沒有呀，一切都進展順利。他們解決了所有問題。我只是覺得你可能會有興趣了解這件事。要知道，這件事的整個過程都很刺激。不管怎樣，我覺得你現在應該出發了。祝戰略會議順利?！?/p>

你會經常遇到這種事情嗎？

如果談話進行了5分鐘，你依然不知道對方到底想要你干什么，這時你會怎么辦？你花了多少精力去弄清楚自己該如何處理這些信息？

如果你發現自己身處這種情況，1分多鐘過去了，你依然弄不清楚對方談話的目的，那么請讓說話者表明意圖。這將有助于交談取得最佳成效。

溝通意圖影響大腦對信息的處理

我們的大腦會根據不同的目的采用不同的信息處理和存儲方式。有些東西僅僅是好玩，有些東西需要加以學習，大腦對不同信息的處理方式有所不同。在工作記憶中，我們只能做大概20秒的信息回顧。在這段時間里，我們可以整理信息，決定怎樣處理這些信息，而這個過程也決定了信息將以何種方式被大腦存儲。在談話中，如果說話者在20秒之內還沒說清楚自己的意圖，大腦就會停止處理對方此前最開始說的內容，轉而處理最近這20秒之內接收到的信息。

如果不清楚對方的意圖，我們就要勉為其難地去處理對方提供的信息。而當壞消息、好消息摻雜時，信息的處理難度就更大了。若對方沒有明確表明意圖，談話內容又一波三折，我們就會像坐過山車一樣起起伏伏。

對?，攣碚f，當丹尼爾表示項目有問題時，情緒的過山車就開動了，她開始思考應急計劃。因為不清楚對方的意圖，?，斚氘斎坏卣J為有問題需要自己解決，也開始思考該如何應對，盡管事實上無須如此。在這個案例中，丹尼爾最終說出了談話的意圖，帶來的唯一影響只是?，攧由砣ラ_會的時間被延后。如果?，攧由砣ラ_會時丹尼爾尚未說清楚埃瑪應該怎么處理那些信息，談話意圖始終不明確，帶來的后果可能會更糟糕。與TechCorp科技公司相關的戰略可能會被調整和改變，而兩家公司會因此蒙受什么樣的損失就不得而知了。

溝通中，談話對象越晚知曉談話的目的，就越可能去加以猜測。這也就意味著，談話對象不會按說話者的預期或需要去處理這些信息。更為糟糕的是，當談話對象面對信息不知所措時，他們的大腦可能難以記錄下這些信息，甚至可能會認為這些信息都是無關緊要的。

如果我們能在最初幾句話里清楚表明自己的意圖，談話對象就能正確地理解自己接收到的信息，并做出恰當的反應。

用一句話表明溝通意圖

大多數與工作相關的溝通意圖可以被分為五類，每一類都可以用一句話加以歸納。表1-1列出了這五類意圖，并舉例說明如何用一句簡單的話語來表述。

這五類意圖看上去似乎很少，但我們在工作中的溝通內容基本上都可以被囊括其中。比如：

? 如果你要告知他人某個問題，你會希望對方在接收信息后怎么做呢？你可能會需要對方提供幫助或建議，或者希望對方能采取行動，又或者只是提前告知。

? 如果你即將下單采購辦公用品，或許會請他人看看是否需要增加一些東西，這就是在要求對方采取一定的行動。

同提供背景時一樣，我們只需要幾個詞語就能清楚表明意圖。我們只要使用表1-1中列舉的例句，就能讓談話對象明白接收到信息后應該怎么做。

如果我們每次在就工作進行交流之初都能先簡短地表明意圖，談話對象就能清楚我們希望他們做什么。這樣也有助于他們決定要繼續談話，還是稍后再交談。

如果我單純只是想聊聊天，該怎么辦？

你可能還會因為某種原因想和他人交談，而這種原因并沒有被包括在表1-1中。這個原因就是單純想聊聊天。聊天的話題可以非常廣泛，從分享故事、講述最近發生的事情、閑聊八卦、單純地發泄不滿，到與工作無關的普通交談，無所不包。

如果你想談一些“純聊天”的內容，請使用以下例句來表明自己的意圖：

? 跟你說件有趣的事……

? 跟你說件你可能會覺得好玩的事……

你也可以用提問來表明意圖：

? 想和你說件有趣的事，你現在有時間嗎？

? 有興趣知道×××碰到的事情嗎？

? 可以耽誤你幾分鐘聽我傾訴嗎？

在此前的案例中，?，斅犕甑つ釥柕脑捄蟛恢涝撟龊畏磻?。最后，她不得不主動提問：“關于TechCorp科技公司，有什么是我去開會之前必須了解的嗎？”而丹尼爾本可以用一句話就表明自己的意圖，讓埃瑪有個預期：“TechCorp科技公司今天上午搞得我很是抓狂，你想聽聽這件事嗎？”甚至簡單的一句“這件事并不急”，或是“說件有意思的事情給你聽……”都能讓?，斆靼?，丹尼爾不是要說什么大問題。只要丹尼爾說了上面任何一句話，?，敹疾挥镁o張10分鐘，也能有機會將談話推到戰略規劃會議之后再進行。

綜合背景和意圖

我們在開場白中闡明背景和表明意圖后，對方就會清楚談話的大致內容和方向。在上文的案例中，丹尼爾提出要談談TechCorp科技公司，很清楚地解釋了背景，遺憾的是他并沒有表明談話的目的。

他本可以在開場白中清楚地闡明背景和表明意圖。比如：

“嗨，我能跟你說說TechCorp科技公司嗎？事情并不急，只是我覺得你或許有興趣聽聽?！?/p>

這句話簡單明了，?，斅牶罂梢宰孕信袛嗾勗挼妮p重緩急，然后再決定是立即聽聽還是稍后再聽。

讓我們嘗試為前文中提到的案例增加一些關于意圖的內容：

? 我正在開展×××項目，希望能得到您的建議。

? 我正在開展×××項目，有件事需要您定奪。

? 我正在認真查看新的信息安全規定，有些事情必須向您匯報。

? 我們將要與客戶×××公司簽合同，有好消息要告訴您。

? 我打算提交請假申請，望您審批。

? 我看了你發送給我的市場營銷報告，覺得我們還是有希望的。

? 辦公用品已經到貨，但送貨存在問題。

? 新預算已經制訂，這是預算匯總報表。

? 我希望獎勵自己的團隊。能幫幫我嗎？

? 我正在籌劃辦公室派對，有幾件事情請知曉……

? 廚房水槽漏水，急需您的援手！

最長的一句話只有二十幾個字，而最短的一句才十幾個字。這意味著只要短短幾十個字就能讓談話對象以合適的心態傾聽你將傳達的信息。

讓我們想象一下，如果你在工作中的每次交流都能使用以上清單中的某句話作為開場，那會怎樣呢？相信每次交流時，談話對象都能清楚地知道接下來的談話會是什么樣的，并能立即以合適的心態去接收你將分享的信息。

高質量溝通小練習

再來看看前面練習中的那封電子郵件。你的意圖明確嗎？還是說你的意圖只有隱晦的暗示？抑或你根本沒有表明自己的意圖？

如果郵件的意圖是隱晦的或是缺失的，則收件人可能會弄不明白你為何要發送該郵件。如果可以改寫這封郵件，你將會對郵件做哪些改動，以便讓意圖更加明確呢？