二、掌控時間的五要訣

1、整頭還要加一個零頭

注意，這不同于為一小件工作設定截止日期，舉例而言，想像你有兩件工作要做，兩件都得在明天中午之前完成，如果算算兩件都得花上一天，你馬上可以知道這個截止期限設得很不實際，你給了自己一件不可能的任務。向前展望，問問工作所需時間，你將預先料到安排時程會產生的困難。在算工作所需時間時，估準一點，再加一些寬限。

2、把事情都擺出來

安排時程包括了有系統地檢查是否已考慮到所有的事情，如無詳細的時間表，你會很容易陷入大原則的空談，訓練自己寫時間表是向自己、客戶或經理肯定所有細節皆已被考慮到的方法。要確定所有細節都想到了，方法之一是一開始便問自己：“我該考慮的事情有哪些？”然后列出清單，當你劃完時間表時，回頭檢查一下這張清單，很可能你會因此發現一、兩個差點兒略過的細節。

3、計劃敵不過變化

一張好的時間表，不只要考慮所有的變數，還要能預測問題。回顧一下過去在你生涯中所克服過的困難，你將發現，其中有一半以上是可以預料到的，假如你能預料問題之所在，就可以避免它或者用權變方案繼續進行，舉例來說，假如你正開車前往倫敦另一頭開會，也許可以預料到M25號公路會有交通問題，因之，你可以早點出門好給自己一點“緩沖時間”，即使交通太擁擠，你也可以看地圖換條路走。最后，你也許應該加上一些 “未知時間”，即使你已預留時間給可預料到的問題，還是有些無法逆料到，“未知時間”或“閑置時間”將可給你多一層緩沖：你會訝異自己是如何經常地需要它。

4、怎么做就看你

什么才是你的日程表？不論要做什么，你總會有個較偏好的工作模式；也許是經常小憩一下，也許是長時間工作，而后長時間休息；你也許是白日工作型或是夜貓子型；試著找出最適合你的工作模式，愈能配合自己的自然節奏工作，你會愈具生產力。

5、別被時間牽著鼻子走

時間表只是幫助你達到目標的手段——它們并不等于目標，必要時可以廢除時間表。有的人變得受限于嚴苛而沒用的時間表，所以你也該定期檢視你的例行公事與時間表，看看大體上，它們是否仍能支援你？是否對你的工作有幫助？定期問自己：我為什么這么做？用別的方法會不會更好？