三、有時速效的六個方法

1、只記“錯誤”，不記“成功”

發生錯誤，感到挫折與壓力時，就記在記事簿中，試著經常在完成重大工作后這么做，或者在就寢前花點時間寫下不快的事，僅僅是如此，你就能了解自己該改進的地方。獨自或與你的經理回顧這本記事簿都是找出訓練發展需求的好方法。

2、遵循“只看一次”的原則

你應該對桌上那些其實用不到的東西產生質疑，根據經驗，用不到的東西就該收起來，這樣可以確保你在一段時間內只專注于一件事，還可以讓你產生一種有組織，掌握一切的感覺，而過于擁擠的桌面則將不斷痛苦地提醒你所有該做的事（包括在“不必做”清單上的工作）。

要避免自己在堆積如山的文件與檔案中窒息，有幾個方法：其一是每月訂一個“清掃日”，記在記事簿上，當天檢閱所有的文件、檔案，看看它是否有存在之必要，做這件事一個重要法則不是問自己：“我會有需要它的時候嗎？”而是：“將來我是不是能由別人那兒取得這份資料？我需要它嗎？”你可以讓別人來當資料貯藏庫，而不是你自己。

另一方法是應用“只看一次”法則，你常不常拿起一份文件，翻著玩，之后又放回去，準備以后有空再看？美國方面的研究顯示，有些經理人在真正看完這些資料前，至少隨意翻了12～14次；試著確定你有足夠的時間、資訊及資源來處理某一文件，并且應用“只看一次”的原則吧。

第三個方法則是給任何一個文件一個“生命期”，一旦期限到了，不管處理過沒有，都將它隨意扔到大紙箱內。

3、一天一天記筆錄

不作筆記，是給記憶留下負擔，把筆記放在最容易看到的地方：記事簿、汽車遮陽板上、電話旁——任何容易被注意的顯著地方。

4、也運用“零缺陷時間”頭腦

也就是指僅利用到部分的時間，如塞車時刻，看看你能否將它化為“雙倍時間”，同時做一件以上的事。例如，塞車時坐在車里聽壓力管理錄音帶；或者第一通急電時處理些直截了當的文件。有一則常用而可自我測試的例子是：你在等開水燒開時都做些什么？很多事做起來毋須用全心，我們卻往往不懂得去加倍時間的效益，而這不見得必須花更多力氣，何不試試壓力管理教的這招來放松自己呢？

5、用干擾挑戰

我們曾提及：可以利用謝絕訪客時間來減少干擾的次數，并且要求部屬及同事代為過濾不重要的事，然而，“干擾方程式”中最重要的變數其實是“你自己的反應”，試著以平和但有力的方式去質疑干擾的必要性。這兒有四項你可以利用的小技巧。

①你可以要求打擾者等你有空時再來：亦即你特為這類事情而設的時間。打擾者往往不知道你的受訪時間或者忘了，而這個方法的好處在于你恪遵公式，使得人們循常規而行。

②你可以明確告訴別人你有多少時間給他用：記住，除非你說出來，否則別人不會知道你有多忙，如果你沒空，就直說你要忙多久；假使你能撥出一點時間，就明白地限定出來，不要說：“我沒多少時間?！倍f：“我可以給你五分鐘?！比绻宸昼娬媸悄闼芙o的，就照五分鐘做。

③你可以給對方其他方案：告訴他你何時有空，譬如：“我現在沒空，但我今天下午二點半或明早十一點可以見你，哪個時間你比較方便？”當有人只要求你撥一點時間時，另一個方法是：“現在的話，只能談五分鐘，如果等到四點半，我們可以談半個小時。”像這類的權變方案，可以使你跳過對目前時間的爭議，并讓對方開始想是否有其他更方便的時間。

④你可以解釋這個干擾會造成什么影響：這使得對方會去權衡他的事是否真那么重要，當你被位階較高的人打擾時，這個方法更管用。譬如：“我很樂意先做史密斯專案，雖然這表示我得犧牲另一件事——你認為我該先擱下哪一件？”一定要讓別人知道他瓜分你的時間會帶來什么后果。

這樣地向干擾挑戰正是堅定的一種，本書中有更多方法——尤其是當某人的干擾令你生氣，或者你發現很難說“不”時。

6、“會?！敝荒苎退廊?/h3>

與別人開會有很好的理由存在——主要在收集并傳布資訊。然而，開會跟別的事一樣，應該是優先順序的項目之一，開會真比其它工作重要嗎？它是A類、B類，還是C類？

問題常常在于：會議中也許有幾點與你有關且十分重要，其它部分則無關緊要，你大可不必等上半天，就為了十分鐘的議程。還好，有兩個方法有助于你盡量減少上述困擾。

第一點，大致而言，只參加議程有百分之七十五以上能引起你興趣的會，低于百分之七十五，還不如把時間花在你辦公室，做那些與你有著百分之百利害關系的事，邀別人開會也是如此，不只你會刪減開會次數，你會發現來參加你的會的人也都是較感興趣，與會議內容較相關的人。

第二點，假使不得不參加有違第一項原則的會，就在你的部分談完后請求離去，留在那里，你不可能有什么收獲。而且就多數人而言，再沒有比一群不感興趣且沒啥貢獻的人被綁在會議中更糟糕的了。