一、掌控時間的十個步驟

1、眼光要看得遠

這是因為，如果不知道自己何去何從，光是有組織地一天過一天，其價值亦十分有限，同理，試著想像一艘船：也許全體船員都被組織得很好，操作亦很熟練，但是最終的方向卻不明確，那么也就不會再有任何進步。

假使你并不確定自己長程目標是什么，試試這個：假想自己是個雜志記者，為自己寫篇你想要的小傳。

這兒有篇可以幫助你的例子。

湯姆·史密斯別傳：湯姆·史密斯因成功地調和了人生的三大重要部分而令人懷念：他的事業、家庭及其對環保的關心。在工作上，這位經理人以在危機中保持冷靜，時時為部屬保留時間而享有聲譽，工作之余，他盡力預留時間給家庭及其志愿的工作，為國內的環保團體竭誠貢獻。

現在回顧一下你的人生典型，相對于你所期望的目標，你進步的情況如何（換言之，相對于你剛為自己寫的那篇文字）？你需要作哪些方向上的修正？為了作為持續性的提醒，請決定下列目標：

①十年

②五年

③今年

并將它們寫在日記里醒目的地方。

2、行為要走得準

問問自己，你目前的行為模式當中，哪些足以支持你達成目標，哪些不能？為了達成目標，你又該建立什么行為模式？下例中即顯示了湯姆·史密斯是怎樣地抉擇達到其長程目標（即上面小傳中所提的）的方法：

本周起開始和部屬談話——宣示一項“門戶開放”政策。

為我的家人另留時段——本周留兩個晚上。

學習放松并在危機中保持冷靜——尋找關于壓力管理的訓練課程。

參加一個國內環保團體——星期五就去拿表格。

3、別忘記關鍵的時間表

舉例來說，在日、周、月等不同情況下，你的目標代表著什么意義？你自己的時間范圍可能由一季一回顧到一日設定數次，不一而足。譬如，一位拳擊手，可能為他在一場拳賽中的每一局都設一次目標，而一位網球選手則可能為球賽中的每一分都設個新目標。

4、先準備后開仗

也許你所能做，最容易做，且對時間攸關影響的事便是：預先列出工作清單，這種清單有助于你找到方向，為了善用它，你必須將它依優先順序排列好，而最簡單的方法之一便是將它們歸為“A”、“B”或“C”類，A是今天必做的事——是最重要的；B是次重要的——你想完成的事；C則是不必在今天完成的事，首先只要掌握A項，然后是B項，最后行有余暇才去做C項。

5、心中要有一本賬

大部分人在生活中都曾似懂非懂地做過這樣的事，譬如路口變換成黃燈時，到底是疾馳過去還去停下來，我們在瞬間中考慮的是哪種作法較安全——加快油門或是緊急煞車。同樣地，在工作中你也會發現審慎權衡各種因果關系將有助于你認清什么才是重要的，什么可以等。

6、手腳不能“開小差”

替代性活動就是你在開始著手主要工作前試圖先作的事情，譬如，在家時你是否說過：“我一洗完衣服就撥電話給媽媽。”，或是工作時：“我只要先清理完桌面，就可以寫報告。”你也許了解自己的“我只要”是什么，但是你卻仍被這句話愚弄了，因為你的確完成了“某事”——衣物洗好了，桌子清干凈了，不幸地，最主要的工作卻也被耽擱了（甚至被免了）。打倒這類“替代性活動”的方法便是一開始便認出它們的本質，作上“待辦”記號，等完成主要工作才去做。

有的人太善于選擇替代性活動，反而很難弄清什么是替代性活動，什么是真正的工作，假如你就是這樣，將所有活動排個優先序吧，如果這還行不通，就依重要性作個排名，只先做最重要的事。

7、“不必做”就是堅決不做

如同“待辦”工作清單，“不必做”工作清單也許包含了下列例子：

不寫預算回顧——明天再寫

不參加總經理會議——派詹金斯去

中午前不接任何電話——叫秘書把電話全轉給瓊斯

這樣一來你馬上就刪除了許多活動，而可以專心于真正待完成的工作上，你甚至可以發現：“不必做”清單有助于刪減冗長的“待辦”清單。

8、每天一總結

很多人確實是把寫“待辦”工作清單當成早晨的第一件事，畢竟，在一日之始弄清今天要完成哪些事是很有意義的，但在傍晚時，將寫“待辦”工作清單當作最后一件事，以迎接次日來臨，又有何不可？次日你盡可再加別的事上去，而且在傍晚時列出次日工作，還可強調一日工作已盡。

試試看，你會發現借“待辦”清單來卸下對工作的牽掛，將有助于你在晚上完全放松，睡得更安穩。

9、用錢數時間

設定目標及排定活動次序隱含的目地在于更有效地利用時間，在很多方面，俗語“時間就是金錢”是對的，時間往往是我們在工作中所經手處理最有價值的貨幣，想想這在你行為上的意義，假如有人拿你的錢，或是脅迫要霸占屬于你的錢，你會采取何種立即的行動？時間不也一樣嗎？如果有人想跟你瓜分時間，你怎么說？如果有人想推翻已約定的時間，你又如何掌握計劃？假使你視時間如金錢，你便會在遇到這些事時采取較堅定的立場。堅守時間的原則，表示一天過完時你將可以多出一個小時——一個足以完成報告的小時，或是在辦公室完工與帶回家繼續做之間的差異。

10、忙中也要“偷一個閑”

你是否有時候會發現：雖然理想上你很愿意作計劃，危機卻還是紛至沓來？的確，你太忙了，忙得無法停下來預先規劃。

如果真是如此，你該另設個不受干擾的“思考時段”了。

科隆尼·大衛·海克威斯，在越戰中獲勸最多的軍人，就是這么做的。他察覺到大部分的士兵都是“力行者”，這是他們的長處，卻也成了他們的弱點，他們太忙了，忙得從未有空停下來思考手上正在做的事，這表示他們的例行性工作常常是沒什么用的——他們只不過是在繞圈子，“追著自己尾巴跑”而已。

海克威斯自己的解決辦法是，設一小段“思考時間”，他發現這樣做可以好好利用過去的經驗；可以想想過去做事的方式，由錯誤中學習，下次改用不同的方式。

很明顯地，海克威斯是在戰區中央工作，他沒有太多時間，即使如此，他還確定“有一些”時間。同樣地想想你自己，確保你的思考時間不會受到干擾：你每受到一次干擾，損失的不只是被干擾的時間，還有被瓦解的時間——也就是事后定下心來所需的時間。因此被干擾的思考時段只能發揮百分之六十的效益，而不被干擾的則可達百分之百。

減少干擾的一個方法是標明一個標準時段（譬如，半小時或一小時）為“拒訪時間”，如果能與“受訪時間”，亦即人們能找到你的相當時間，它將會產生很大的效果。

另一個方法是寫下你每天被打擾的情形（或是每周），什么時候你最能獲得安靜？什么時候最吵？弄清楚這個后，就把思考時段安排在最安靜的時候。

排定時間表

～假日與周末～

時間管理也代表著建立休息與重新充電的時段。當我們詢問ICI公司前董事長約翰·哈維瓊斯，他是如何管理其生活壓力時，他說他盡力保持周末的神圣不可侵犯，這提供了他每周一個可靠的休憩時間。

他還告訴我們，更重要的，他對應休之假“毫不留情”，他總是有假就休，這使得他能還給公司一個全新而更有效率的員工。

如果你發現自己在周末加班或總是錯失假日，不妨由別的角度來看你的規劃，以工作效益而言，你并不是在幫老板的忙，而且可能為自己裝了個定時炸彈。聽聽哈維瓊斯的例子：規劃一個遠離工作的時間，讓這個時間神圣不可侵犯。

～休息時間～

休息的重要性只比周末、假日小一點而已，五十多年前，泰勒說明道：一個勞力的工人如果花多一點時間休息，可以做更多的工作，而勞心帶來的疲憊絕不亞于勞力，所以不管你所從事的是勞心抑或勞力的工作，應用這項原則：經常休息，而且在感到疲勞前便先休息，不相信的話，試一天看看，排定經常性（而短暫的）休息時間，利用這段時間放松自己，稍作漫步，或聊個小天，不做任何工作，時間到了再回工作崗位，一天結束前，檢查一下今天的生產力如何。

湯姆是位有效益的經理，他受夠了時間管理，決定停止管理，變得自發性一些，他發誓要面對每一件事，不去計算什么時候做，這件事會花多久時間，那件又會花多久時間，他相信他其他的管理技巧會幫助他。他想，他善于工作，不會有意識地浪費時間，的確，過去作規劃也許一天可以省個十來分鐘，但是他知道用現在的新方法他甚至不必去想——想他可以省多少時間，去他的什么時間管理！他還是可以繼續工作。

第一天相當順利，湯姆直接切入一個引起他興趣的專案，沒錯，他也被其它一些他本可以（也應該）擺到一邊的小事打擾了；不過大體而言，他覺得很好，午餐可一點也不準時。

下午湯姆再度開始工作，知道自己今天還有一些急事待完成。猛然地發覺，他將第一個小時全花在早上開始的專案上了，只好有點不情愿地打住——雖然這專案很有趣，不過他知道還有一周可以完成它，接下來他看看該做什么，有點緊張了，好像有點錯估事情，然而，畢竟是講求行動的人，他立刻開始工作，第一件便是打電話給一些同事，這才發現其中三位早上本來在的同事已出門了，將有兩天不在，他有點懊惱，暫且擱下這件事，開始另一件，要加總一些數字呈報董事長，他已獲全相關資訊，該做的只剩計算與組織而已，到四點半，他還在做這件事（“跟上次一樣糟”他嚴苛地這么想），這時一通緊急電話打進來了：有件技術性問題待決，這是今天能做的最后一項工作，同時也排開了其他的事。

當湯姆六點回家時，想到這缺乏生產力的一天，他以：“有點倒楣”來鼓勵自己，不過他知道，明天該做的工作變成兩倍了。

到了星期四前，湯姆十分泄氣，事情愈來愈糟：始料未及的問題發生了，工作所需的時間也遠比他所想的長，他似乎花了比過去更多的時間在沒有意義的文書作業上（他現在甚至帶回家做）。現在，他嚴重懷疑周一開始的那項專案能否在明天如期完成，他知道回家后還讓工作盤據心靈使他變得易怒，而他太太也似乎無法體諒有時工作是必須擺在第一位的。

湯姆少做了什么？

當湯姆沒做下列事情時，問題便產生了：

對本周及個別的工作設定目標（并且檢查這些目標是否符合長程目標）

逐日列出活動的優先順序

排定工作時間，牢記所有的突發事件及過去的經驗

留時間給家庭生活

試用湯姆的小測驗，本周內你達到這些要求了嗎？