2.6 訪客管理

2.6.1 場景描述

某醫藥制造企業，財務部在一周前預約了財務軟件的工程師，當工程師上門如約上門時，前臺告知預約的財務人員已出差，且未向任何人傳達交接此事，于是軟件工程師只能重新約時間上門。其實類似的案例有很多，這給客戶留下了極不好的印象，甚至影響業務開展。

2.6.2 痛點分析

（1）缺乏訪客來訪預約制度；

（2）即使有預約，也缺乏跟相關接待人員的信息同步。

2.6.3 解決方法

一般情況下，軟件工程師服務后還會跟進，為后續建立更高效的溝通，可以把工程師添加為外部聯系人，來訪時在服務窗發起來訪預約申請，當原接待人員外出時可以將審批單轉交，以免工程師白跑一趟；如對方不便安裝釘釘，也可通過內部人員遞交審批。

2.6.4 工具運用及核心步驟

（1）建立訪客預約→審批→通知→接待的流程，如圖2-6所示。抄送人是IT和前臺，當他們收到審批單時，IT可以直接設置好歡迎屏幕，以便投屏和使用網絡，同時也方便前臺接待。

一般的臨時性訪客，還可以通過M2智能前臺聯系到企業內部的相關人員。配置方法如下：

①M2考勤機，需要由管理員綁定：

②用釘釘再掃描設備二維碼，“手機釘釘”→“消息”→右上方“+號”→“掃一掃”并打開手機藍牙與設備配對；

③綁定已有團隊或建立新團隊綁定考勤機。

后續配置入口路徑為：“手機釘釘”→“工作”→“智能前臺”/“智能考勤機”或“智能設備”。

（2）定期導出訪客信息表，便于進一步聯系；

管理員可在電腦端管理后臺（oa.dingtalk.com）導出審批匯總報表。

查看審批：員工/管理員在釘釘手機端→“工作”→“審批”中，可查看我發起的、我審批的、抄送我的審批單；

導出報表：管理員在釘釘電腦端登錄后臺→“工作臺”→“審批”→“數據導出”，選擇需要導出的審批單類型，批量導出審批單，一次最多可選擇導出6個月的數據。