2.3 日常辦公用品管理

2.3.1 場景描述

某培訓機構行政部門平時需要負責辦公用品管理，要對公司辦公用品、紙質易耗品、辦公設備的采購、登記、核查進行管理，但是由于公司規模逐漸擴大，管理的難度也不斷增加，甚至會出現物品濫用現象，損耗嚴重。

2.3.2 痛點分析

（1）流程不清晰、不規范、不透明；

（2）缺乏智能的物品清點和登記，查找不便。

2.3.3 解決方法

（1）物品詳情歸類整理；

（2）將領用審批流程線上化。

2.3.4 工具運用及核心步驟

（1）在歸類整理方面，如果企業員工不多，可在Excel中做記錄和統計；如果企業員工較多，或者辦公地點分散、辦公區域較大時，可在釘釘文檔中創建一個表格來統一管理，所有行政人員可以共同編輯一個表格，省去表格匯總的麻煩。具體路徑：進入釘釘IM聊天框→“文件”→“新建/上傳”→“釘釘表格”→選擇模板/新建/導入表格。

（2）運用釘釘審批規范領用流程，如圖2-3所示。同時，利用釘釘可定期導出流程數據，及時查看物品出入庫情況，以便企業適量采購相關物品。