2.2 公文整理

2.2.1 場景描述

某傳統家具制造企業基本用紙質辦公，且因業務流轉復雜，公司的相關制度、業務往來公文等由行政部門統一管理與發放。但由于事務雜、文件/文件夾多，丟失、放錯位等問題頻頻出現，影響了業務的正常流轉。

2.2.2 痛點分析

（1）紙質公文易丟失，不易查找；

（2）原件和備份都缺乏系統整理存儲。

2.2.3 解決方法

（1）整理公文前首先為公文做歸類，常見的公文可分以下7類：決議、通知、通報、報告、請示、工作聯系函、會議紀要；

（2）存儲/查找：將整理、歸類后的文件做原件（紙質/電子版）存檔，并做備份，存放在移動化平臺里，方便隨時查看、隨時取用，并設置權限，以保障安全；

（3）通知：公文發布、使用、存放等都要通知到使用對象，以減少重復的溝通。

2.2.4 工具運用及核心步驟

（1）歸類和存儲/查找：一般企業內部的行政性類文件在釘盤存儲，作為企業內部的公共文件區，如圖2-2所示。電腦客戶端操作路徑：“釘盤”→“企業文件”→“公共區”/“群文件”。

（2）通知：公告+DING，具體的操作路徑同2.1.1，這里不再展開介紹。