任務(wù)三 編輯數(shù)據(jù)

在實際操作中，經(jīng)常需要對表格中的數(shù)據(jù)進行編輯和修改，編輯的內(nèi)容主要包括修改數(shù)據(jù)、清除數(shù)據(jù)、移動和復制數(shù)據(jù)、查找和替換數(shù)據(jù)等。

根據(jù)任務(wù)一和任務(wù)二介紹的輸入數(shù)據(jù)的方法，“費用臺賬登記簿”中的所有數(shù)據(jù)已輸入完成，如圖2-3-1所示，現(xiàn)需要對部分數(shù)據(jù)進行編輯。

1．修改數(shù)據(jù)

修改單元格數(shù)據(jù)，既可以修改數(shù)據(jù)的內(nèi)容，也可以修改數(shù)據(jù)的格式。

（1）修改數(shù)據(jù)的內(nèi)容。

對于數(shù)據(jù)內(nèi)容的修改，可以在單元格中直接修改，也可以在編輯欄中進行修改。修改單元格中的全部數(shù)據(jù)，方法較為簡單，單擊要修改數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入需要的數(shù)據(jù)即可。如果只是修改數(shù)據(jù)中的部分內(nèi)容，可以通過以下兩種方法進行操作，當然，修改全部數(shù)據(jù)同樣適用。

舉例，B2單元格數(shù)據(jù)輸入錯誤，正確日期是“2018年12月7日”，只需對單元格中的日期進行部分修改。

方法一：在單元格中直接修改。

步驟一：選中需要修改數(shù)據(jù)的單元格B2，雙擊鼠標左鍵，此時單元格進入編輯狀態(tài)，并顯示閃動的光標，拖動鼠標選中要修改的數(shù)據(jù)日期“6”，如圖2-3-2所示。

步驟二：直接輸入正確的日期“7”，按“Enter”鍵，此時選中的單元格就修改成“2018年12月7日”，如圖2-3-3所示。

方法二：在編輯欄中修改。

選中需要修改數(shù)據(jù)的單元格B2，直接在編輯欄中修改數(shù)據(jù)即可，如圖2-3-4所示，修改方法與方法一相同。

（2）修改數(shù)據(jù)的格式。

修改數(shù)據(jù)的格式，可理解為重新設(shè)置數(shù)據(jù)的格式。選中需要修改的單元格，按照設(shè)置數(shù)據(jù)格式的方法，重新進行設(shè)置即可。

2．清除數(shù)據(jù)

對于已經(jīng)輸入內(nèi)容和設(shè)置了格式的單元格區(qū)域，可以清除單元格中的所有內(nèi)容，或者僅刪除格式、內(nèi)容、批注、超鏈接等。

（1）清除內(nèi)容。

此操作較為簡單，選中需要刪除的單元格或單元格區(qū)域，按“Delete”鍵清除，此時選中的單元格或單元格區(qū)域所有的內(nèi)容和格式都被清除，顯示為默認的單元格效果。

（2）清除格式。

如果想保留單元格區(qū)域的內(nèi)容，而不需要已設(shè)置的格式，則可以只清除單元格區(qū)域的格式。舉例，清除F2:F5的單元格會計專用的格式。

選中F2:F5區(qū)域后，在“開始”選項卡中的“編輯”功能組中單擊“清除”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“清除格式”選項，如圖2-3-5所示。此時，F(xiàn)2:F5區(qū)域中的格式就會恢復到初始默認的格式，如圖2-3-6所示。

提示：從“清除”按鈕的下拉列表中可以看出，清除選項有“全部清除”“清除格式”“清除內(nèi)容”“清除批注”“清除超鏈接（不含格式）”，根據(jù)需要選擇即可。

3．復制和移動數(shù)據(jù)

在工作表的編輯過程中，經(jīng)常會需要輸入一些已經(jīng)存在或相似的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以通過移動或復制來簡化操作，提高工作效率。

（1）復制數(shù)據(jù)。

“復制和粘貼”是Office辦公軟件的基本功能之一。復制的快捷鍵是“Ctrl+C”；粘貼的快捷鍵是“Ctrl+V”。操作非常簡單，不再詳細講解。以下再介紹兩種復制數(shù)據(jù)的方法。

方法一：使用鼠標拖動法來復制。

步驟一：選中要復制的單元格，然后將鼠標移動至單元格區(qū)邊緣，鼠標箭頭上會增加一個圖標“”，如圖2-3-7所示。

步驟二：按住“Ctrl”鍵的同時，按住鼠標左鍵拖動至指定單元格，釋放按鍵和鼠標，即可將單元格中的內(nèi)容復制到指定單元格中，如圖2-3-8所示。

方法二：使用快捷菜單進行復制。

步驟一：選中需要復制的單元格，右擊鼠標，在快捷菜單中選擇“復制”，如圖2-3-9所示。

步驟二：選中需要粘貼的單元格，右擊鼠標，在快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中，粘貼選擇“全部”，運算選擇“無”，然后單擊“確定”，即可復制成功，如圖2-3-10所示。

提示：“選擇性粘貼”是Office軟件的一項粘貼性功能，具有多種粘貼選項和運算方式，包括全部、公式、數(shù)值、格式、批注等，使用選擇性粘貼，可以方便快速地復制和粘貼數(shù)據(jù)。

（2）移動數(shù)據(jù)。

與復制數(shù)據(jù)不同的是，移動數(shù)據(jù)后原來的單元格內(nèi)容會消失不見。移動數(shù)據(jù)可通過“剪切”的方式實現(xiàn)。“剪切和粘貼”也是Office辦公軟件的基本功能之一。剪切的快捷鍵是“Ctrl+X”；粘貼的快捷鍵是“Ctrl+V”。

通過拖動的方式進行移動，操作方法與復制類似，只是操作的時候，無須按住“Ctrl”鍵。

使用快捷菜單移動單元格的時候，在快捷菜單中選擇“剪切”，其他操作方式與復制數(shù)據(jù)相同。移動數(shù)據(jù)后的結(jié)果如圖2-3-11所示。

4．查找和替換數(shù)據(jù)

在日常工作中，常常需要在大量的數(shù)據(jù)中去查找相關(guān)的記錄和數(shù)據(jù)，如果采用手動的方式查找，則會降低工作效率，此時，可以使用“查找和替換”功能快速定位數(shù)據(jù)。

使用“查找和替換”功能，如未指定區(qū)域，則默認表示搜索全表數(shù)據(jù)；也可通過選中某個區(qū)域來對指定的區(qū)域數(shù)據(jù)進行查找和替換。

（1）查找數(shù)據(jù)。

可以通過搜索關(guān)鍵字快速查找數(shù)據(jù)，如搜索姓名、年度、月份等。例如，搜索關(guān)鍵字為“王大路”的相關(guān)費用記錄。

步驟一：在“開始”選項卡中的“編輯”功能組中單擊“查找和選擇”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“查找”選項，如圖2-3-12所示。

步驟二：在彈出的“查找和替換”的對話框中，點擊“查找”選項卡，在“查找內(nèi)容”中輸入關(guān)鍵字“王大路”，然后單擊“查找全部”，對話框的下方即會查找出所有關(guān)鍵字為“王大路”的數(shù)據(jù)記錄，如圖2-3-13所示。

步驟三：單擊要查找的數(shù)據(jù)記錄，此時，即可在工作表中定位到相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄。也可通過單擊“查找下一個”來進行切換。查找完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕，如圖2-3-14所示。

提示：調(diào)出“查找對話框”，可使用“Ctrl+F”快捷鍵。

（2）替換數(shù)據(jù)。

在編輯工作表時，如果發(fā)生數(shù)據(jù)輸入錯誤，且數(shù)量較多，可以使用“替換”功能，進行批量替換。例如，將領(lǐng)款人“王大陸”替換成“王大路”，具體操作如下。

步驟一：在“開始”選項卡中的“編輯”功能組中單擊“查找和選擇”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“替換”選項，如圖2-3-15所示。

步驟二：在彈出的“查找和替換”的對話框中，點擊“替換”選項卡，在“查找內(nèi)容”中輸入關(guān)鍵字“王大陸”，“替換為”中輸入“王大路”，然后單擊“全部替換”，會彈出“Microsoft Excel”對話框，提示“全部完成，完成2處替換。”，然后單擊“確定”并關(guān)閉“查找和替換”對話框。返回工作表，此時工作表中的“王大陸”就全部替換成“王大路”，替換效果如圖2-3-16所示。

提示：調(diào)出“替換對話框”，可使用“Ctrl+H”快捷鍵。

（3）使用通配符進行查找和替換。

在運用“查找和替換”的過程中，有個很容易被忽略的通配符，實際上可以運用通配符實現(xiàn)很多查找和替換的功能。通配符主要有兩個，分別是“*”（星號）和“? ”（問號），星號可以表示零個或多個字符，一個問號表示至少一個字符。

例如，查找姓氏為“王”的所有數(shù)據(jù)。在“查找和替換”對話框的“查找”選項卡中，“查找內(nèi)容”輸入“王*”，單擊“查找全部”，此時，在下方列表中即會顯示以“王”開頭的所有姓名的相關(guān)記錄，包括王大路和王海，顯示結(jié)果如圖2-3-17所示。

例如，查找姓氏為“王”，姓名為兩個字的所有數(shù)據(jù)。在“查找”選項卡中，“查找內(nèi)容”輸入“王？”，還需單擊“選項”，選中“單元格匹配”復選框，然后再單擊“查找全部”，此時，返回的結(jié)果中只有“王海”的相關(guān)記錄，如圖2-3-18所示。