Part 03 什么方法最有效？——找到時間管理的工具

準備工作一：找到適合你的時間計劃表

時間一點通 之13

凡是想獲得優異成果的人，都應該異常謹慎地珍惜和支配自己的時間。

——克魯普·斯卡婭

情景再現

杰森失敗的時間管理經歷

杰森是洛杉磯一家商貿公司的經理，他總是覺得自己的時間不夠用，還一直認為，自己之所以工作起來一團糟，是因為沒有合理地分配時間和利用時間。于是，他決定找個機會參加相關的培訓。

他在三周前參加了一個有關時間管理的研討班。由于比較忙碌，他去參加學習的時間比較少，即使在課堂上，也沒有很好地學習時間管理技巧，因為他的心思全在工作上。然而，他也學到了一些東西。

自從三周前參加研討班開始，他找到了一個時間管理的工具——每天比原先早起15分鐘來制定當天的時間管理表。在列出所有能做到的事情之后，他把它們按照優先順序標上等級：A+表示十萬火急的事情，A表示重要的事情，B表示有用但可以暫時不做的事情， C表示值得去做但不是很重要的事情。不過，如圖所示，他與別人制定的日程表不同，他的日程表上只有十萬火急的事情和重要的事情，而沒有B或者C:

在這三周里，他從來沒有完成過日程表上列出的項目。這讓他有些沮喪，他開始抱怨、失眠，極易被挫折感激怒。他甚至準備放棄時間管理，覺得這對他沒有任何作用；沒有時間管理工具，至少他不用列那些根本無法完成的事情。

理論鏈接

生活中像杰森這樣的人有很多，他們整天忙忙碌碌，總覺得自己的時間不夠用，卻沒有利用有效的時間管理工具來管理時間，更沒有對每天該做的事進行細致的分析。他們不清楚，究竟什么事情比較重要，什么事情不緊急。

長期以來，人們習慣把需要做的事情草草記錄下來，等做完后再把它們從表格中刪除。但事實上，一個人要做的事情有很多，事情的重要次序也多半千差萬別。要順利地做完這些，首先要認清你所負責的全部事務，并確定相應的優先級別，對它們進行系統化的處理。最好的辦法就是制定一個時間表，記錄你在某個時間段內必須完成的任務。

時間表有一個好處，那就是可以讓你充分掌握和分配自己的時間。你可以看看自己的時間分段，知道何時該休息、何時該工作，同時，你也可以了解優先的任務是否被相對并不重要的工作占用了時間。

時間整理術 之13

現在，美國的很多公司和機構都有按照日期排列的時間表軟件工具，如Microsoft Outlook軟件。它可以保存在你的電腦里，而且在公司電腦聯網的情況下，你還可以看到同事的日程安排。聯網制定計劃表可以讓公司的員工更容易找到大家開會的最佳時間，一起協商工作。Microsoft Outlook軟件自身還包括相應版本的任務清單。像這類時間管理工具非常有效，甚至可以省去一些全職的工作崗位。富蘭克林·科維是一家提供時間管理培訓的公司，該公司研究出了一些附加的工具，可以將時間表制定方法與Microsoft Outlook軟件融為一體，從而幫助知識工作者專注于重要的事情，并且幫助團隊取得更高的工作效率。

在中國，也有很多時間表軟件工具，例如Ganteng Timesheet、Microsoft Outlook 2007、 Time Box等等。它們都是實用性較強的時間表制定工具，能夠幫助你有序地安排工作和生活，提高工作效率，獲取更大的成就。

無論從事什么樣的工作，你都要選擇適合自己的時間表制定工具，因為作計劃是自己的事情。如果適合公司的時間表制定工具并不適合你，那你就應該去尋找其他的時間表制定工具。

另外，雖然時間表是進行時間管理的最有效工具，但你也要明確一些具體做法，以進一步規范自己的時間管理。以下是一些制定時間表時應該考量的標準：

● 給不同的任務分配不同的時間。你制定的時間表應該以A+級優先權和A級優先權的任務為中心，而相對來說，A+應該放在更為優先的位置。你也應分配小部分時間給B級和C級任務。

● 時間表里不要放太多事情。你要對自己的期望和時間有個正確的認識，做一個能夠真正完成的時間表，而不是想象中的時間表。也就是說，不要把你的日程時間表塞滿，而應留出恰當的休息時間與應變時間。

● 列出可能，而不是強制。這是針對你制定時間表時的心境而言，而不是時間表中的具體內容。你列出的是希望當天能夠完成的任務，而不是你漫天的想象。

● 時間表要有靈活性。如果想讓時間表為你服務，它就必須具有靈活性。你必須能改變它，脫離它，操縱它。如果你能這樣做，那你的時間管理表就會給予你極大的幫助。

● 確保日程表中的任務有先后順序。有條理的工作才能提高工作效率，使你完成更多重要的工作。

● 把休息、閑逛和小小的獎勵也列入日程表。大多數人會把“休息”列在時間表的最后，而那個時間段已經太晚了，你基本上得不到休息。因此，你需要把它列入時間表，但不是把它放在最后，而是安排在能給你帶來最大好處的時間段，以便讓自己在變得過于緊張和疲憊之前，得到恰當的休息。

想一想

1．你是否有制定時間表的習慣？請拿出自己的時間表，并對照文中內容，看看其中是否有不合理的地方。

2．除了時間表以外，你還借助了哪些時間管理工具？

3．這些時間管理工具真的對你管理時間起到了積極作用嗎？若沒有，你認為最主要的原因是什么？