第四節　公文的版記

公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。新《格式》規定：“版記置于最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。”這句話可以理解為：

一是版記一定是在偶數頁上。假設公文內容很短，即使首頁可以放下版記內容，由于公文是雙面印刷，版記也必須印在第2頁上，即使第2頁除了版記沒有任何內容。

二是不管公文的篇幅長短，不管版記前面有無空白頁（不會也不應該超過3面），也不管版記前面有多少空白行，版記都要放在最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

三是公文的篇幅如果在一個折頁（即四面）以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數（一般用A3紙印制，騎馬裝訂），此時版記也應該放在最后一面，版記前面的空白頁和版記頁均不標頁碼。

四是如果公文主體或附件后面的空白能夠容下版記，而該頁又整是4的倍數，版記應該放在附件內容下面的位置，不必另起一頁。如果公文主體或附件之后的空白容不下版記，版記就要另起一面，并放在該面的最后，但版記前面的空白頁和版記頁頁均不標注頁碼。

五是如果是轉發類公文，除原文件的版記之外，還應標識自己的版記。

公文的版記部分包括：抄送機關、印發機關、印發日期等要素。

與原《格式》的規定相比，新《格式》取消了“主題詞”這個要素。因為隨著檢索技術的快速發展，標注主題詞已經越來越沒有必要了。

一、版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

二、抄送機關

抄送機關是指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關。抄送機關應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

公文如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，抄送機關的排列順序與主送機關的排列順序相同，回行時與冒號后的首字對齊。一般情況下，抄送機關之間標點符號使用方法是：同一系統內同級機關之間用頓號分隔，不同系統機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

三、印發機關和印發日期

印發機關和印發日期分別是指公文的送印機關和送印日期。

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

需要注意的問題：

（1）印發機關不是發文機關。發文機關體現在“發文機關標志”和“發文機關署名”上，而印發機關指的是公文的送印機關或稱為公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳（室）或文秘部門。

（2）印發日期不同于成文日期。印發日期是公文的送印日期。成文日期是領導人簽發或會議通過的日期。一般情況下，領導人簽發或會議通過后，即成文日期后，公文的印制需要經過打字、校對、復核等程序，因此，印發日期與成文日期存在時間差。印發日期可以晚于成文日期，印發日期也可以和成文日期是同一天，但印發日期決不可以早于成文日期。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。