第三節(jié)　公文的主體

公文主體格式包括：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文的主體（正文）、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。

一、公文標(biāo)題

公文的標(biāo)題是公文不可缺少的部分，是公文格式的重要內(nèi)容。公文的標(biāo)題是對公文主要內(nèi)容的概括和揭示，其作用在于向閱讀者傳達(dá)公文的基本內(nèi)容。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。擬寫公文標(biāo)題的要點(diǎn)是，內(nèi)容提煉準(zhǔn)確，標(biāo)題鮮明，一目了然，文種使用正確。標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

（一）公文標(biāo)題的三要素

公文標(biāo)題的三要素包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種。

1. 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須是法定的全稱或通用的規(guī)范化簡稱。如果是三個(gè)或三個(gè)以下機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，可以把所有的發(fā)文機(jī)關(guān)都列上。凡是有紅色版頭的文件，由于版頭中已經(jīng)表明發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，所以標(biāo)題中也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。四個(gè)或四個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，如果把所有發(fā)文機(jī)關(guān)都列上，公文標(biāo)題勢必會很長，因此可以采取省略發(fā)文機(jī)關(guān)或只排列主辦機(jī)關(guān)名稱加“等”的辦法解決。

2. 事由

公文標(biāo)題的事由是對公文內(nèi)容的高度概括和濃縮，讀者從公文的標(biāo)題即可了解和掌握公文的內(nèi)容。對事由部分的概括要做到準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)、規(guī)范，防止歧義，避免繁瑣，力戒冗長。

3. 文種

文種是公文標(biāo)題三要素中唯一不能省略的要素。文種的使用要做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、規(guī)范。

（二）公文標(biāo)題的四種格式

公文標(biāo)題的格式主要有以下四種：

1. 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種

這是一種比較完整全面的寫法，也稱為三要素寫法或全稱寫法。這種寫法的好處是能把公文的發(fā)文機(jī)關(guān)、公文的主要內(nèi)容、公文的性質(zhì)和作用、公文的文種等要素準(zhǔn)確、全面地反映出來。

2. 事由+文種

這種寫法省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，因此被稱為兩要素寫法。有正式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的公文，標(biāo)題中可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

3. 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+文種

這種寫法省略了事由（或稱主要內(nèi)容），因此被稱為兩要素寫法。這種寫法只有少數(shù)幾個(gè)文種的標(biāo)題可以使用，如命令（令）、公告、通告等。大部分公文文種的標(biāo)題不能使用這種寫法，如決議、決定、意見、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等文種的標(biāo)題均不能省略事由。

4. 只有文種

這種寫法省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由，只有文種一個(gè)要素，因此被稱為單要素寫法。大部分公文文種的標(biāo)題不能使用這種寫法，這種寫法只適用于少數(shù)幾個(gè)文種的標(biāo)題，如公告、通告。

此外，一些日常事務(wù)性的公文可以采用新聞式的標(biāo)題，如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、講話稿、簡報(bào)、述職報(bào)告等。這類標(biāo)題形式自由，文字活潑，有的只有一個(gè)標(biāo)題，有的有正副兩個(gè)標(biāo)題，其中正標(biāo)題一般用來揭示正文的中心內(nèi)容，副標(biāo)題則用以說明反映的單位、時(shí)間、人物和事件。如《百年樹人桃李滿天下俊采星馳共襄慶典年——××大學(xué)百年校慶公告》、《團(tuán)結(jié)一致迎難而上再創(chuàng)體育輝煌——中國體育代表團(tuán)參加第28屆奧運(yùn)會的總結(jié)》。

（三）公文標(biāo)題的排布

新《格式》規(guī)定標(biāo)題居中排布在紅色分隔線下空兩行的位置。許多公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，常常需要多行排布。如果多行排布，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

1. 詞意完整

詞意完整就是標(biāo)題在回行的情況下，不能把含義完整的詞、詞組分割成兩行。如：

中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職工
教育工作的決定

“職工教育工作”是一個(gè)完整的詞組，在標(biāo)題中是不可以把它分隔成兩行的，可以改為：

中共中央、國務(wù)院
關(guān)于加強(qiáng)職工教育工作的決定

2. 排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)

公文標(biāo)題在格式上要強(qiáng)調(diào)美觀大方，新《格式》要求的“排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)”就是對形式美的具體規(guī)定和要求。如果公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)較少，應(yīng)居中排成一行，兩邊空出相等的距離，以示鮮明醒目、勻稱美觀。對于只有兩個(gè)字的標(biāo)題如“公告”、“通告”等，排列時(shí)兩個(gè)字之間要適當(dāng)空出一定距離，一般以3—5個(gè)字為宜，既不能太密集，也不能太松散；如果字?jǐn)?shù)較多，排列一行時(shí)左右剩余空間距較小，則應(yīng)分成兩行或三行。但要盡量避免出現(xiàn)四行或四行以上的標(biāo)題。

3. 標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形

如果標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，需要多行排布時(shí)，一般應(yīng)采用上梯形或下梯形或菱形排布。每行字?jǐn)?shù)不能過多，如果左右都頂?shù)桨嫘倪吘墸瑫@得非常難看。

（四）公文標(biāo)題中的標(biāo)點(diǎn)符號

1. 書名號的使用

（1）標(biāo)題中如果出現(xiàn)書籍、文章、報(bào)刊等名稱時(shí)，應(yīng)用書名號。如：《中共中央關(guān)于深入學(xué)習(xí)〈鄧小平文選〉的實(shí)施意見》。

（2）在轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)法律、法規(guī)和規(guī)章類公文的標(biāo)題中經(jīng)常使用書名號。如：《審計(jì)署辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國家標(biāo)準(zhǔn)的通知》。

2. 引號的使用

在公文標(biāo)題中有時(shí)會用到引號，以示對某個(gè)問題或內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)。在遇到以下情況時(shí)，應(yīng)該使用引號。

（1）縮略語、數(shù)概、專用名詞、特定稱謂可使用引號。如：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)人事部等部門關(guān)于部分專業(yè)技術(shù)和黨政干部家屬“農(nóng)轉(zhuǎn)非”問題的意見的通知》，其中的“農(nóng)轉(zhuǎn)非”是“農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)為非農(nóng)業(yè)戶口”的簡縮，是縮略語。又如：《國務(wù)院關(guān)于處理“渤海2號”事故的決定》，其中的“渤海2號”屬特定稱謂，使用時(shí)必須用引號注明。其他，如“四有”新人、“希望工程”等。但像五一、十一等專用名詞具有太高的知名度，不用引號也不致產(chǎn)生歧義。

（2）在轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)某些非法規(guī)性的公文時(shí)，這些非法規(guī)性公文的名稱應(yīng)用引號加以強(qiáng)調(diào)，而不宜使用書名號。如：《轉(zhuǎn)發(fā)××省××廳“關(guān)于人文函大招生問題的通知”的通知》，其中的“關(guān)于人文函大招生問題的通知”屬于一般的告知性文件，不具有法規(guī)性質(zhì)，所以不宜使用書名號。

3. 間隔號的使用

含有日月簡稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組：如果涉及1月、11月、12月，應(yīng)用間隔號“·”將表示日月的數(shù)字隔開，并外加引號，以避免歧義。如：“一·二八事變”（1月28日），如果不加間隔號，讀者就分不出是1月28號還是12月8號。其他如“一二·九運(yùn)動(dòng)（12月9日）”、“一·一七批示（1月17日）”、“一一·一〇案件（11月10日）”等，均屬此類；涉及其他月份時(shí)，則不必使用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如：五四運(yùn)動(dòng)、五卅運(yùn)動(dòng)、七七事變、五一國際勞動(dòng)節(jié)等事件，基本是婦孺皆知，有很高的知名度，就不用使用引號，而像“五二〇”聲明、“九一八”事變等事件，因知名度相對較低，則應(yīng)使用引號。

4. 圓括號的使用

在公文標(biāo)題中有時(shí)會用到說明性用語對標(biāo)題內(nèi)容進(jìn)行解釋、說明和補(bǔ)充。如“草稿”、“討論稿”、“征求意見稿”、“試行”等。標(biāo)題的說明性用語是標(biāo)題的一部分，使用時(shí)應(yīng)加括號放在標(biāo)題書名號之內(nèi)。如：

（1）《關(guān)于廢止〈第二批漢字簡化方案（草案）〉的請示》；

（2）《關(guān)于組織實(shí)施九年義務(wù)教育課程方案（試行）的意見》；

（3）《關(guān)于貫徹執(zhí)行省政府第十次全體（擴(kuò)大）會議精神的通知》；

（4）《關(guān)于頒發(fā)〈教育部屬勘察設(shè)計(jì)院（所、室）職工道德準(zhǔn)則〉（試行）的通知》。

二、公文的主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)應(yīng)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中，如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)，即一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“主送”二字后加全角冒號和主送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

標(biāo)注主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)注意以下問題：

（一）一份公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容需要、受文單位的權(quán)限范圍等來確定，不可隨意而定。如公文內(nèi)容是某省政府請求國務(wù)院幫助解決某個(gè)實(shí)際困難和問題，那這份公文的主送機(jī)關(guān)只能是國務(wù)院。又如某鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府根據(jù)工作需要給其上級政府行文，一般情況下，根據(jù)其權(quán)限范圍，其行文中的主送機(jī)關(guān)只能是他的上級政府縣政府，而不可以是它的更上一級政府市政府。

（二）所有上行文都必須有主送機(jī)關(guān)，并且上行文的主送機(jī)關(guān)一般只能是一個(gè)。上行公文主要有請示、報(bào)告、建議性意見等。有主送機(jī)關(guān)并且是只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，這樣有利于公文的及時(shí)辦理。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，主送其中一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，需要另一個(gè)上級機(jī)關(guān)知道的，可以采用抄送的辦法。

（三）下行文的主送機(jī)關(guān)：單一性下行文的主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)。如批復(fù)，一般是哪個(gè)機(jī)關(guān)請示，批復(fù)的主送機(jī)關(guān)就是那個(gè)機(jī)關(guān)；普發(fā)性下行文的主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱。如國務(wù)院的普發(fā)性下行文的主送機(jī)關(guān)一般是“各省、自治區(qū)、直轄市，國務(wù)院各部門、各直屬機(jī)構(gòu)”；一些行文方向不定，沒有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分通知、意見，則不寫主送機(jī)關(guān)。

（四）有多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，按與公文內(nèi)容關(guān)聯(lián)度的高低依次排列，與公文內(nèi)容無關(guān)的機(jī)關(guān)則不必排列，若需要其知道的，則采取抄送的辦法；如果主送機(jī)關(guān)中有級別高低的區(qū)別，則按級別高低前后排布；如果主送機(jī)關(guān)的性質(zhì)和權(quán)限不同，則按黨、政、軍、群的順序排列。

（五）主送機(jī)關(guān)中，同一類別的用頓號分隔，不同類別的用逗號分隔，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后面加全角冒號。如國務(wù)院的普發(fā)性下行文的主送機(jī)關(guān)一般是“各省、自治區(qū)、直轄市，國務(wù)院各部門、各直屬機(jī)構(gòu)”，“各省、自治區(qū)、直轄市”都是地方政府，屬于同一類型，用頓號分隔。“國務(wù)院各部門、各直屬機(jī)構(gòu)”都是國務(wù)院的部門和機(jī)構(gòu)，屬于同一類也用頓號分隔。而“各省、自治區(qū)、直轄市”與“國務(wù)院各部門、各直屬機(jī)構(gòu)”之間則不屬于同一種類型，應(yīng)用逗號分隔。

（六）除領(lǐng)導(dǎo)人特別交代的事項(xiàng)，公文一般不主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

三、公文的正文

公文的正文是指公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

四、附件說明

附件說明是指公文附件的順序號和名稱。公文若有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. ×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

需要注意的是，轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、印發(fā)、報(bào)送類公文，在其生效標(biāo)志后附的需要轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、印發(fā)、報(bào)送的公文內(nèi)容不是公文的附件，因此不能在附件說明中進(jìn)行標(biāo)注說明。

五、發(fā)文機(jī)關(guān)署名

發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。公文一般以發(fā)文機(jī)關(guān)的名義署名，特殊情況（如命令、議案等文種）需要有簽發(fā)人簽名的，應(yīng)當(dāng)寫明簽發(fā)人職務(wù)并加蓋簽發(fā)人簽名章。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名的順序應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的排列順序相一致。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，如果公文需要加蓋印章，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；如果公文不需要加蓋印章，則在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

聯(lián)合行文時(shí)，如果公文需要加蓋印章，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置（橫排）；如果公文不需要加蓋印章，則應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排（縱排）。

在原《格式》中，單一機(jī)關(guān)或兩個(gè)機(jī)關(guān)行文時(shí)，不要求署名，三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)要求署名。新《格式》統(tǒng)一規(guī)定，不管是單一機(jī)關(guān)行文，還是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文都應(yīng)該標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

新《格式》對發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上幾行未作明確規(guī)定，在實(shí)際工作中發(fā)文機(jī)關(guān)的署名一般都標(biāo)注在成文日期上一行。

六、成文日期

成文日期是公文的生效時(shí)間，是公文生效的重要標(biāo)志。

（一）成文日期確定的原則

經(jīng)會議討論通過的公文（決議、決定等），以會議正式通過的日期為準(zhǔn)；經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的公文，以最后簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（二）成文日期在公文中的標(biāo)注位置

成文日期在公文中的標(biāo)注位置有兩種：一是常規(guī)標(biāo)注方法。大部分的公文都把成文日期標(biāo)注在公文正文或附件說明的右下方。二是特殊標(biāo)注方法。經(jīng)會議通過的決議、決定等公文，年、月、日均標(biāo)注在公文標(biāo)題之下，并用圓括號括起來。

（三）成文日期的標(biāo)注格式

加蓋印章的公文，不管是單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文還是聯(lián)合行文，成文日期一般都置于正文（或附件說明）之后若干行，用阿拉伯?dāng)?shù)字居右空四字編排。至于放在多少行之后，是由印章的大小決定的，要確保成文日期處于印章中心下邊緣位置，同時(shí)保證印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

不加蓋印章的公文，不管是單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文還是聯(lián)合行文，都是在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，成文日期首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字。如果發(fā)文機(jī)關(guān)署名長于成文日期，那么發(fā)文機(jī)關(guān)署名居右空二字編排；如果成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

加蓋簽發(fā)人簽名章的公文，如果是單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，一般在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期；如果是聯(lián)合行文，應(yīng)在最后一個(gè)簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

（四）成文日期中的數(shù)字

成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。原行政機(jī)關(guān)公文使用簡寫的漢字標(biāo)注成文日期，黨的公文使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公文。新《格式》統(tǒng)一規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注成文日期。

七、印章

公文加蓋印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標(biāo)志，也是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾罁?jù)。

（一）是否加蓋印章的規(guī)定

公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。紀(jì)要不加蓋印章。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。簽發(fā)人簽名章也屬于印章的一種特殊形式。對于以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義制發(fā)的公文，需要加蓋簽發(fā)人的簽名章。

（二）加蓋印章的格式要求

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

與原《格式》相比，加蓋印章的方式不再分為下套、中套的加蓋方式，而是統(tǒng)一采用下套方式加蓋印章：印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。

與原《格式》相比，新《格式》規(guī)定的印章與成文日期相交的方式也發(fā)生了變化。原《格式》規(guī)定，單一機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)或兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，印章必須與成文日期相交，三個(gè)及三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，所有印章均不與成文日期相交。新《格式》則規(guī)定單一機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，印章必須與成文日期相交，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，只有最后一個(gè)印章與成文日期相交。

（三）加蓋簽發(fā)人簽名章的格式要求

簽發(fā)人簽名章是印章的一種特殊形式。對于以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義制發(fā)的公文需要署簽發(fā)人的簽名章（如議案、命令等）。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。

（四）印章的顏色

印章用紅色，簽名章一般也用紅色。

（五）加蓋印章的注意事項(xiàng)

1. 不能出現(xiàn)空白印章（即印章沒有壓蓋任何文字）。

2. 印章與正文必須同處一面。

3. 當(dāng)正文之后的空白容不下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，一般應(yīng)采取調(diào)整正文行距或字距的措施加以解決。

八、附注

附注是指公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此間傳達(dá)至群眾”等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。印發(fā)傳達(dá)范圍一般針對下行文和平行文，對上行文不可標(biāo)注閱讀范圍。“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話。不要把附注理解為是對公文內(nèi)容的注釋或解釋。對公文某些概念的解釋說明應(yīng)放在正文之內(nèi)，采用括號的方式加以解決。

九、附件

附件是指公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。不管公文的正文部分是否存有空白，也不管空白的行數(shù)是多少，附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件的標(biāo)題以及附件中字、行、段等編排格式與主體部分相應(yīng)格式要素的要求相同。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。如“國發(fā)〔2013〕168號附件”。

需要注意的是，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文不能按附件處理，在公文正文中不加“附件說明”，直接另面編排，附件中首頁也不標(biāo)注“附件”二字。