第二節(jié)　公文的版頭

公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭。根據(jù)新《格式》規(guī)定，版頭部分的要素主要有：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

一、份號

份號，即公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。如，000001。

二、秘級和保密期限

秘級和保密期限，即公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。保密期限是對公文密級的時效規(guī)定。公文執(zhí)法機關(guān)應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和有關(guān)規(guī)定確定公文的密級和保密期限。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。密級和保密期限之間用“★”分隔，如“秘密★六個月”。如需同時標注密級和保密期限，“絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間不空格；如果只標密級不標保密期限，“絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間空一字。

與原《格式》相比，公文的秘密等級和保密的期限的位置發(fā)生了變化，由原來的右上角，改為左上角。

三、緊急程度

緊急程度，即公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”、“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

與原《格式》相比，公文的緊急程度的位置發(fā)生了變化，由原來的右上角，改為左上角。

四、發(fā)文機關(guān)標志

發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。

發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

在原《條例》和原《辦法》中，發(fā)文機關(guān)標志分別被稱為“版頭”和“發(fā)文機關(guān)標識”，新《條例》中統(tǒng)一稱為“發(fā)文機關(guān)標志”。關(guān)于發(fā)文機關(guān)標志的字號，在原《格式》中，由于“國務(wù)院文件”五個字是22 mm×15 mm（高×寬），所以以此為高限。新《格式》不再規(guī)定具體數(shù)值和字號，以不大于上級機關(guān)為原則自行限定。發(fā)文機關(guān)的位置，與原《格式》中的要求相比也有變化。在原《格式》中要求“發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25 mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm”。新《格式》規(guī)定不管是上報的公文還是下行公文，發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣的距離統(tǒng)一為35 mm，下行文不再是25 mm，上行文不再是80 mm。

五、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

（一）發(fā)文字號三要素

一般公文的發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號三要素構(gòu)成的。

1. 發(fā)文機關(guān)代字

發(fā)文機關(guān)代字要能體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的本質(zhì)屬性和職能，如“魯政”是指山東省人民政府的代字。“魯農(nóng)”是山東省農(nóng)業(yè)廳的代字。“魯工商”是山東省工商管理局的代字。

發(fā)文機關(guān)代字要簡單概括，用一兩個字，最多不要超過五個字把發(fā)文機關(guān)表示出來即可。為便于公文的分類管理和工作聯(lián)系，有的公文除注明發(fā)文機關(guān)的代字外，還注明主辦機關(guān)的代字，如“魯文人”，則是指山東省文化廳人事管理部門主辦。文件類型屬于文化廳人事類公文。如果收文機關(guān)對公文中的內(nèi)容有疑問，就可以直接聯(lián)系文化廳人事處。

2. 年份

年份用阿拉伯數(shù)字全稱標注，不應(yīng)簡化，如2013年發(fā)的公文要標注為“2013”，不能標注為“13”。年份用六角括號“〔〕”括起，如“〔2013〕”。需要注意的是，六角括號不是數(shù)學公式的中括號，也不是圓括號。

3. 發(fā)文順序號

發(fā)文順序號是一個發(fā)文機關(guān)一年內(nèi)制發(fā)文件的統(tǒng)一流水號。發(fā)文順序號也用阿拉伯數(shù)字標注，不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。如“38號”，不能標注為“第38號”或“038號”。

（二）發(fā)文字號的類型

發(fā)文字號的類型主要有以下三種：

1. 三要素型

三要素型又稱為規(guī)范型，即由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號三要素構(gòu)成。如“中發(fā)〔2013〕6號”。

2. 兩要素型

有的公文的發(fā)文字號由發(fā)文年份、發(fā)文順序號兩要素構(gòu)成。如命令（令）、公告、通告等公文的發(fā)文字號有時以“2013年第6號”的方式標注。兩要素型的發(fā)文字號沒有發(fā)文機關(guān)代字，發(fā)文機關(guān)體現(xiàn)在題目中，如“中華人民共和國財政部公告”；年份不再像三要素那樣用“〔〕”括起，而是直接用阿拉伯數(shù)字加“年”字表示，如“2013年”；發(fā)文順序號要加“第”字，如“第18號”。

3. 一要素型

一要素型又稱為單要素型。該類型省去了“發(fā)文機關(guān)代字”和“年份”兩個要素，只有一個要素：順序號。如“第88號”或“第1號”。

（三）發(fā)文字號的位置

發(fā)文字號的位置有以下三種情況：

1. 在發(fā)文機關(guān)標志的正下方

下行文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。這是最常用的一種標注方式。

2. 與簽發(fā)人左右對稱

上行文按規(guī)定必須標注“簽發(fā)人”。因此，為了美觀，上行文的發(fā)文字號要求居左排布，并左空一字，此時右側(cè)對稱位置標注簽發(fā)人，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行。

3. 在第一條紅色反線下

發(fā)文機關(guān)在制作公文時有時會使用信函格式。在信函格式中要求把發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

（四）聯(lián)合發(fā)文時發(fā)文字號的標注

聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。既不能把所有發(fā)文機關(guān)的發(fā)文字號都標注上，也不能使用聯(lián)合編號。如財政部與其他幾個部委聯(lián)合發(fā)文時，如果財政部是主辦機關(guān)，其他部委是協(xié)辦機關(guān)，就應(yīng)當只標注財政部的發(fā)文字號。

六、簽發(fā)人

簽發(fā)人是指發(fā)文機關(guān)的主要負責人，按照規(guī)定，上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置。

聯(lián)合發(fā)文時，每一個聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都有一個簽發(fā)人，都需要標注簽發(fā)人姓名，主辦機關(guān)的簽發(fā)人放在第一位。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

所有的公文都有簽發(fā)人，新《條例》要求，公文應(yīng)當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人審批簽發(fā)。主要負責人是指機關(guān)的正職或主持工作的負責人。下行文和平行文的簽發(fā)人只在公文定稿時標注（簽署）在定稿上或封簽上，不出現(xiàn)在正式公文中。正式公文中，只有上行文才標有簽發(fā)人。上行文中標注簽發(fā)人的目的是在上級機關(guān)處理公文時及時了解誰對上報的公文事項負責。

“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

七、版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

與原《格式》相比較，新《格式》不再把分割線稱為“正線”、“反線”、“武文線”、“文武線”等，而統(tǒng)一稱為“紅色分割線”。之前，黨委機關(guān)公文版頭處的紅色反線中間還要印一顆紅五星，新《格式》統(tǒng)一把黨政機關(guān)公文版頭中的分割線規(guī)定為：“發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。”