第一節　公文用紙及印裝格式

一、公文用紙的主要技術指標

公文是機關的外在形象，必須莊重、嚴肅。如果公文用紙的厚度即克數不夠，紙的質量較差，會給讀者不莊重的感覺。如果紙的質量過重，又會造成浪費。公文是處理公務的重要工具，在工作中會反復使用，如果用紙的耐折度不夠，使用中就會破損。因此，《格式》專門就公文用紙的主要技術指標做了規定：“公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m2—80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。”

1. 定量

把公文用紙的質量定在60 g/m2—80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙的范圍內，既考慮了機關公文作為官方文書的特殊地位，又兼顧了不同經濟條件的機關和單位的經濟承受力。60 g/m2是下限，80 g/m2是上限。如果公文用紙定量低于60 g/m2，形成的公文會給讀者輕浮的感覺，與公文的莊重性不相符，影響公文的權威性；如果公文的用紙定量過高，即高于80 g/m2，又顯得太奢華，造成不必要的浪費，與黨和政府提倡的節約型社會原則不符。

2. 白度

公文用紙的白度標準是80％—90%。如果公文用紙的白度較低，紙張較黑，感覺如同報紙一般，顯得很不莊重；如果紙張白度過高，反光度加大，容易造成視覺疲勞。

3. 橫向耐折度

橫向耐折度≥15次的規定主要是要求公文用紙不能太脆，必須有一定的柔韌性。因為大部分公文要多次流轉傳閱，如果紙張過脆，就容易發生斷裂和破損，既影響公文效力的發揮，又不利于公文的存檔保管。

4. 不透明度

由于公文是雙面印刷，如果紙張的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互蔭透的現象，看上去文字花亂，既影響閱讀和美觀，也有損公文的莊重性和權威性。

5. pH值

pH值定為7.5—9.5，是根據國家檔案局制定的行業標準DA/T 11—1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。因為紙張的pH值過低，保存時間不久公文便開始泛黃，從而影響公文的存檔和保管。

二、公文用紙的幅面尺寸

按照《格式》的要求，公文用紙為A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

1999年，GB/T 9704—1999《國家行政機關公文格式》國家標準（本書以下簡稱原《格式》）實施以后，我國行政機關公文用紙的幅面尺寸已經由16開改為國際標準A4型紙，但是黨的機關公文一直沿用16開紙。為了保證我國黨政機關公文紙型的一致性，在新《格式》中，將黨政機關的公文用紙幅面尺寸統一規定為A4紙型。

推行國際標準A4型公文用紙，與國際標準接軌是非常必要的。國際標準化組織（ISO）早在1975年就制定了書寫紙的規格標準，要求書寫紙的規格為A4型，即210 mm×297 mm。這一標準一出臺，便很快被各國用戶接受，并在各國和國際組織間廣泛應用。隨著國際標準A4型紙的普及，目前國內各單位已經普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙。同時市場上的各種辦公自動化設備、印刷設備等都能滿足A4型紙的印刷要求，為我國公文用紙全面采用國際標準奠定了基礎。隨著公務活動的進行，16開紙印制的公文信息承載量小、紙型規格不一等弊端日益顯現出來。因此，淘汰16開公文用紙紙型，采用國際標準A4紙型十分必要。

三、公文的印裝規范

1. 頁邊與版心尺寸

為了美觀和裝訂方便，公文印制時上、下、左、右都要留出白邊，不能印刷文字，能印刷文字的中心區域稱為版心。新《格式》規定公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

2. 字體和字號

新《格式》規定，如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。如密級和保密期限、緊急程度使用3號黑體字，簽發人姓名使用3號楷體字，標題使用2號小標宋體，版記中的要素使用4號仿宋體。

3. 行數和字數

新《格式》規定，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

4. 文字的顏色

根據新《條例》和新《格式》規定，公文中除了發文機關標志、版頭中的分割線、發文機關印章和簽發人簽名章為紅色外，公文中文字的顏色均為黑色。