4.事前準備周全，成功才更有保證

在開始每一項工作任務以前，若能做足事前準備，便可以達到事半功倍地讓時間發揮最高價值的效果。若一味地用忙碌當借口，事前沒有好好準備，其實會損失更多的時間。所以千萬不要偷懶一時——那樣只會給自己換來更多的忙碌。

萊福爾是美國某公司的董事長，出身沃頓的他深諳事前準備之重要性。他堅持每天清晨6點鐘以前來到辦公室，先是閱讀半小時管理方面的書籍，然后便全神貫注地開始思考本年度內不同階段中必須完成的重要工作，以及所需要采取的措施與必要的制度。

完成這些事情以后，他會重點考慮一周內的工作：他會將本周內所要做的幾件事情一一列在黑板上。在早上8點鐘左右，萊福爾會在餐廳與秘書共進咖啡，并將這些自己已經考慮好的事情與秘書商量一番，然后做出最終的決定，由秘書具體去操辦。

萊福爾的辦法極大地提升了公司的工作效率，同時也使他的公司得以在激烈的市場競爭中屹立于不敗之地。做任何工作都應該進行提前準備，以明確目的，避免盲目性，同時也可以保證工作能夠在有條不紊中循序漸進。

如果同樣一份工作，他人做得緊湊而有序，你做卻變得丟三落四的話，你便需要考慮自己是否在事前準備方面做得不足了。同樣道理，若你總是感覺自己天天在忙碌，但似乎工作總不出成效，一直處于裹足不前的狀態，你也需要考慮一下，是否是自己的事前準備出現了問題。

事前準備并不僅僅局限于工作內容本身，對工作工具、工作注意事項等內容的準備，也是事前準備的重要內容。沃頓人提倡，在正式開始工作，特別是重要工作以前，應該依據“事前準備”的概念，將準備工作做得更加徹底。

（1）明確“事前準備”的概念

所謂的事前準備，簡單來說，就是將可以先做的部分完成，而且，要盡量利用有空的時間去做。

具體來說，從做事計劃確立的那一刻起，便要開始著手整理各項必要的事前準備工作。比如，若是你知道自己什么時候要出差的話，便必須要立刻列出必要的準備事項。對于準備工作較為復雜的事情，可以先用記事本記下來，但如果只是買個車票一類的小事，則將其放在腦子里即可。

做好準備工作的原則是，越早越好。比如，買車票這類的小事，就算下個禮拜再去買也來得及，但如果可以的話，還是今天就去買來，并要好好地放入抽屜中的固定位置，因為你不知道下個禮拜是否還會有突發事件要忙。就算今日能夠優哉一整日，但與其好幾天在心中掛記著“票還沒有買”的事實，不如先去買了再去放心地休息。

事實上，若該做的準備工作還沒有完成的話，對休息也會產生影響：因為事情未做完，心理壓力會一直存在，所以算不上真正的休息。

（2）借鑒三個原則，讓事項進一步簡化

在事前準備階段，對事項進行管理時，我們可以借鑒如下三項原則：

①能不能取消它？

②能不能與其他的工作合并？

③能不能用簡便的東西代替它？

這是沃頓管理學家唐納德·伯納姆所提出的幫助個人提升效率的三大原則，而這三個原則在時間管理領域中同樣擁有可借鑒性。

（3）備份資料也是重要的準備工作之一

很多人認為，準備工作只限于與工作內容相關的一些東西，但事實上，做好設備方面的準備也非常重要。雖然電腦發生故障的狀況時而有之，但一些職場資深人士們幾乎都有過遺失電子文件的經歷，因為他們早已習慣事前做好準備，將同一份電子文件復制成很多的備份，所以根本不必擔心重要文件遺失的問題。

很多人都不知道，在時間管理的過程中，“防患于未然”其實是最重要的事前準備工作：經歷過的人都知道，彌補檔案遺失所花費的功夫，絕對要比備份檔案所花費的時間多出幾十甚至百倍。

同樣，整理也是一項重要的事前準備工作，雖然沒有必要連他人看不到的地方都弄到完美狀態，但至少你要讓自己在需要使用的時間，便能夠立即將文件、工具找出來才可以。

（4）明確：備用品的庫存太多，反而會造成浪費

如筆、紙、墨水、膠帶一類的消耗品若沒有庫存一些備用的話，臨時發現用光了，會很令人傷腦筋，但是，若提前存儲了太多的備用品，不僅整理起來非常吃力，也會非常占據空間。為了有效地管理備用品，你需要更精確地掌握消耗的狀況，對于那些經常大量消耗的東西，可以一次性地批量購買一些，存儲起來備用；對于那些難得用上一次的東西，頂多再買一份備用便可以了。

同時，為了確實地掌握物品的使用狀況，你可以使用馬克筆在外包裝上寫下購買的日期，等到快用完的時候，再進一步對照當時記下來的購買日期，如此一來，便可以切實地掌握使用的周期。

因為時間所具有的獨特性，再加上它在各類資源中又往往容易被我們所忽略的特點，我們不難發現，在工具、內容等各個方面更周全地進行準備，才能使時間財富發揮效用最大化。也只有做好周全的準備，我們在正式著手重要工作的時候才會更有效率，產生更大的工作效能。