如何處理突發任務

最近有個小伙伴向我抱怨，說他好不容易學會了時間管理，感覺列出任務、執行任務的工作方法很好，但現在發現根本執行不下去，因為在執行任務的過程中，經常會被一些突發情況打斷，后面的計劃都會受到影響，整個時間安排都亂了，導致時間越來越難管理。

這種情況其實很常見，時間管理的理想狀態是大家每天把自己需要做的任務列出來，然后按自己的計劃安排時間去執行，但是這在實踐過程中并不能達到理想狀態。

突發任務是指不包含在計劃中，但比較緊急，必須當下做的。如果遇到的事情不是很緊急，時間可以推后，如放到明天去執行，就不會影響到今天的計劃。所以，遇到計劃被中斷的情況，先要判斷是不是緊急，是不是必須當下做。

那面對緊急的、必須當下執行的事又該如何處理呢？

設置緩沖時間

建議大家在分配自己一天時間的過程中，最好能留出半小時到一小時的緩沖時間。有了這一部分時間，當遇到突發任務，一天的時間就不會受到很大影響，但如果沒有緩沖時間就很容易引起計劃混亂。

這個小伙伴剛開始學習時間管理，喜歡把每一天都安排得很緊湊，幾點到幾點做什么。先不說這樣安排能不能執行下來，安排得太緊湊，一旦遇到突發任務，后面所有的任務都要往后推，就不能嚴格按照計劃來執行了。

表2-7-1

而且，如果今天的任務推到明天，明天的的任務也會受到影響，這樣計劃和時間都需要重新安排。但如果每天有個緩沖時間，這種情況就會減少。

如果沒有遇到突發任務，可以把這部分時間拿來做一下回顧，甚至可以提前完成明天的任務。

緩沖時間建議每天最好是半小時到一小時，另外每周周末最好也有半天時間，可以集中處理這周落下的任務，不影響下周的進度。

調整心態

大多數人們都喜歡有規律、有計劃地做事，因為這樣可以控制做事的節奏。一旦計劃被打亂，首先人的情緒會很煩躁，對突發的任務有排斥感。如果帶著這種情緒去執行突發任務，注意力將難以集中，效率也不會高，花的時間反而會更多。因為集中注意力需要能量，而生氣、抱怨會消耗能量，所以要保持能量就盡量保持情緒的穩定。

遇到突發任務，給自己一些暗示，計劃肯定是會遇到變化的，時間也不是完全由自己掌控的。

因為每天要接觸的任務不是由自己決定的，工作任務是由領導決定的，生活任務是由家人決定的，只有自己那點兒事才是自己可以決定的。所以，不要抱怨，不要生氣，這是很平常的。

保持平常心，集中精神去完成突發任務，盡早做完就可以繼續自己的計劃了。

整體評估

遇到突發任務，千萬不要拿來就直接開始做。拿到任務后，一定要先總體上看一看，大概執行步驟有哪些，執行過程中可能會遇到哪些問題；根據這些執行步驟和可能遇到的問題，來評估大概需要多長時間。

圖2-7-1

接下來，根據你評估的時間，先把今天計劃的任務進行一下調整，看看哪些是可以放到明天去執行的，哪些是可以推后的，或者哪些是可以轉交給別人做的。把后面的事都安排好，再回過頭來執行突發任務，你的心里就會有數，不會很慌亂。

以上是遇到突發任務處理的三個步驟，再詳細的計劃也無法達到完全可控，遇到突發任務不要煩，按照這三個步驟來執行，突發任務也會處理得很好，這其實也是時間管理的重要一步。