2.一天心力有限，用重要程度標準巧妙分配精力

如果用批判的眼光去環顧一下四周的話，我們不難發現，大多數人都在過著超負荷的生活。我們每天都在盡心盡力地工作，拼命地想要提升自己的工作效率。但是，很多人在晚上回到家中、疲憊地一頭栽在沙發上時，回想起即將過去的一天，往往會從內心深處浮現出這樣的想法：“今天好像又是零碎無意義的一天……”

之所以會有這樣的想法，原因很簡單：被各項雜務所困擾的你，在過度忙碌中忽略了最重要的事情。人在一天中的心力都是有限的，如何才能保證我們在一天結束時，能夠不留遺憾地對自己說：“我今天又離目標近了一步。”這就需要我們從明確每日計劃重點開始做起。

●明確每天的計劃重點

在制訂每日計劃的過程中，你一定要注意兼顧以下三個方面。

◆約會

高效能人士常會與他人展開工作上的約會，在制訂計劃時，你首先要將所有既定的約會都一一寫入日計劃中。不過，這些內容最好用鉛筆寫，因為約會通常都很有可能會被臨時推遲或者取消，使用鉛筆，就可以讓你很方便地對其內容或時間進行修改、刪除。

◆將今天的新任務寫得詳細一些

在制訂計劃時，你需要寫出這一天時間內計劃完成的所有新任務，但有些人會“偷懶”，將任務簡單地列一下，但事實上，任務內容應該盡可能寫得詳細，比如：

不要寫：“與李先生通電話。”

而是要寫：“與李先生通電話，確定雙方談判會面的時間安排以及其他具體事宜。”

不要寫：“找小李談話。”

而是要寫：“找下屬小李談話，向他詢問上一個績效周期表現差的具體原因。”

你需要清楚地考慮每一件任務的目的與意義所在。只有明確了行動的意義，你才能夠在實施計劃的時候做到直奔主題，而不會為了瑣碎的小事浪費太多的時間。

◆記住那些未完成的任務

不要忘記，你在列計劃的前一天里很可能還有尚未完成的任務。若任由這些小事堆積下去，它們就很可能會演變成影響大局的實質性問題。

但是，你不應機械地將這些任務描述再次謄寫一遍，而是要考慮清楚：這些過往任務是否已經在過去這段時間里失去了其原有的重要性？如果是，你就能直接將它們刪除；否則，你就需要將它們加入自己的新計劃里，并且要為之安排出足夠的時間，避免再次拖延。

●找出清單中最重要的BOSS任務

時間管理中有這樣一個理念：在你的面前放了一堆的任務，就算你干完了其中99%的任務，只要還有一個任務在那里，那你就是不成功的。

有些人將自己的任務列表寫得密密麻麻，其中包括了開會、寫文檔、回電話等一大串的詳細任務。一整天里，他們都追在任務列表的后面，好不容易將一整天的工作忙完了，但腦子里依然暈暈乎乎的——這樣一路追逐下來，自然不知道今天有哪些收獲、哪些地方需要改進，更無法考慮“今天過得是否足夠成功”這樣的問題。

我們要利用任務列表來幫助自己更快更好地完成任務，但這并不意味著我們應該把自己當成任務列表的奴隸。面對著緊湊的列表，你需要保持清醒的頭腦：就如同兒時玩的游戲中總有一個最后的大BOSS一樣，我們也應該在每日任務列表中找到那項最重要的任務——那項與你的人生目標、職業目標相關聯的那項任務，并將它當成必須跨越的關卡——不管列表中的其他任務完成得怎樣，都要想辦法將這個最重要的任務完成。

設立最重要任務項的原因有四個：

◆它有利于幫助我們界定成功

我們都知道，一個巨大的成功，必然是通過一個個小成功來實現的，而BOSS任務項的存在，可以幫助我們界定每天是否取得了小小的成功。

◆它有利于增進信心

大愿望達成的過程中，信心是十分重要的保證。每日完成一項重要任務，其實也是在一點點地積累信心，我們會感覺自己每天都離目標近了一點點。

◆它有助于幫助我們調整計劃

計劃沒有變化快，每天我們都要應對各種變化，不過，BOSS項是無法順延的——它是我們完成任務的底線。

◆它有助于幫助我們回顧

BOSS項是每天中最重要的事項，這就意味著，在進行周回顧時，你可以利用它來迅速地掌握每天的努力重點，從而節省下大量的周回顧時間。

在設置BOSS項時，其實方法也非常簡單：你只需要在清單上打上自己喜歡、習慣的標記即可，比如，將它設置為醒目的紅色。

如果一天結束時，紅色字體的重要任務依然沒有完成的話，那么，你的這一天就離“成功”還差一點。

●用重要、緊急來分類待辦任務

看到清單中有一堆任務，往往會使人產生“一團亂”的錯覺。因此，我們應使用具有“持久性、穩定性”的方法，以求有效但不會變動的整理方法來管理自己的清單。利用將任務分類成簡單的“重要”與“緊急”，即“有權重等級”的分類方法便是這樣一個工具：它不僅能快速地使你明確，在一堆任務中，哪些是需要優先考慮的，同時又可減少任務的變動。

每天將所有的工作都標上四類標簽，這本身就是一種時間上的浪費，其實，我們完全可以將四類標簽簡化為兩類“重要”“緊急”。

重溫時間管理四象限

在任務管理清單中，你可以利用不同的標簽來區分每一項任務的權重，幫助清單加上“重要”或“緊急”兩個標簽，加上兩類標簽后，基本上任務的屬性便不會改變了。然后，每天執行完我們之前所說的“今天的BOSS任務”后，你便可再次翻看自己的權重分類待辦清單：

◆優先執行同時有“重要”與“緊急”標簽的任務；

◆接下來若有時間剩余，優先執行“重要”任務；

◆最后，如果今日還有空閑的工作時間，就執行“緊急”任務。

●詢問自己三個問題，以提升工作效率

為了使自己總是將精力集中在日程表中最重要的事情上，你可以經常問自己三個問題。

◆對我而言，什么是最有價值的事情？

換言之，什么是你必須完成的，是對你的公司、家庭以及生活貢獻最大的那項任務？這是你應該經常自問自答的最重要問題之一。

你可以自己先將這個問題考慮清楚，然后再帶著這個問題去拜訪自己的上司，并詢問自己的朋友、家人與下屬。就如同拍照時需要對焦一樣——在解決任務列表中的任務以前，你必須弄清楚，什么對你而言是最有價值的事情。

◆什么事情只能由我來做，而且關系重大？

這一問題其實是依據管理專家彼得·德魯克的管理理論提出的，它是改善個人效能的最經典問題之一。這就意味著，你要從自己的任務清單中找出那些“非我不可”的任務，同時對該任務了然于胸，然后，專心致志地去完成這件事情。

“非我不可”的任務有兩個特點：

◎如果你不做，其他人誰也做不了；

◎如果你做了，而且做得盡善盡美，就會對你的生活與事業產生巨大的影響。

◆此時此刻，怎樣利用我的時間最有效？

換言之，這一問題也可以這樣闡述：“在當下，我要完成的最重要的任務是什么？”這是有關一日時間安排最重要的一個問題，同時，它也是克服拖沓、提升自我工作效率的關鍵。

一個節省時間的時間管理方法應該是：

◎花費最少的時間排序，確保每一項任務一定會做到；

◎與其花費時間去排一堆任務，不如專注于重點任務；

◎讓你不用一直重新安排時間；

◎只要做到“知道自己接下來可以做什么”即可。

就如詩人歌德曾經說過的那樣：最重要的事情永遠不能讓步于最不重要的事情。你越是能夠準確地從自己的時間表中找出那些重要任務，你就越容易利用有限的精力，去著手處理那些對你而言最重要的工作。