1.記錄時間手賬，列出任務(wù)清單

大多數(shù)人不喜歡靜下心來好好地了解自己，畢竟，逃避不如意的現(xiàn)實比觀察及解釋我們不合理的行為更容易。面對自己并客觀地制定自我時間的使用方式，這一任務(wù)看起來簡單，其實需要巨大的勇氣。若你愿意花費一周的時間來做這項工作，那么，你將會毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種對提升個人效能、乃至于整個團(tuán)隊的效能積極有益的經(jīng)驗。

下面的提示將更好地幫助你實現(xiàn)對自我時間的觀察、了解以及管理實踐。

●開始記錄時間手賬

正如理財?shù)牡谝徊绞桥宄约旱腻X到底去了哪里一樣，時間管理的第一步是要弄清楚自己的時間都用來干什么了。在開始記錄時間開銷時，你可以為自己準(zhǔn)備一個方格本子、一支筆，隨身攜帶，并開始讓自己展開以下幾組記錄練習(xí)。

（1）認(rèn)真地回憶一下并記錄昨天你都做什么了，逐條記錄下來，并在前面寫上標(biāo)號，后面標(biāo)注出做那件事情所花費的時間。如某人在周六的時間記錄：

①上午去健身房，8點30分從家出發(fā)，10點離開，花費時間：90分鐘；

②回家休息，接打電話若干，想收拾下東西卻未果；

③中午約好與友人吃飯，12點到餐廳，13點25分離開，花費時間85分鐘；

……

（2）認(rèn)真地回憶并記錄前天你都做了什么，并逐條記錄下來；

（3）認(rèn)真地回憶并記錄大前天你都做了什么，并逐條記錄下來；

在你將記錄時間手賬形成了一種良好的習(xí)慣后，那么，其他良好的習(xí)慣便會自然而然、合情合理地出現(xiàn)。

值得一提的是，時間開銷的記錄方式有兩種：

◆全記錄

全記錄是將自己所有的時間都記錄下來，由于這一方法需要隨時記錄，因此在開始時很難操作，而且，在進(jìn)行時間分析時，其數(shù)據(jù)未必都有用。但由于是連續(xù)的記錄，所以更能夠分析一整日的時間花銷比例，特別是針對不知道“到哪兒去了”的時間。這一方法適合于那些初期不清楚自己整日花銷、有一定空閑的人使用。

◆部分記錄

部分記錄只針對自己關(guān)心的那部分時間展開。它專注于某一件或者某幾件事情的記錄，對于主要的事件可以記錄得更加細(xì)致，但無法分析其他時間都在做什么，因此此種方式更適合比較清楚自己全天時間花銷的人。

選擇記錄方式時，可以根據(jù)自我情況來進(jìn)行甄選。

●依據(jù)事件，展開時間記錄

記錄時間手賬的重點不在于記錄時間，而是事件。有些人可能會給自己規(guī)定，每天花費在某件事情上的時間只能有多少，這是在關(guān)注時間本身，但相比之下，關(guān)注事件卻會使時間記錄產(chǎn)生更多的效應(yīng)。

在記錄時間時，事件的大方向可以分為以下幾類：

◆生活

睡眠（包括午休、小憩）、就餐（早中午餐）、人際交往（有需要可以單獨列）、與家人相處、洗漱（整理自己）、家務(wù)（整理周邊環(huán)境）、休息、休閑玩樂等；

◆職業(yè)

如果你有需要的話，還應(yīng)該再細(xì)分化，比如出差、會議、處理文件、自我提升等；

◆成長

閱讀、運動、語言學(xué)習(xí)、自我管理等；

◆其他

偶發(fā)事件、浪費的時間。

“時間—事件”記錄三原則

事件是我們構(gòu)建起個人時間記錄體系的一個基礎(chǔ)，在記錄事件時，應(yīng)遵循客觀、及時與持續(xù)三個基本原則：

客觀：時間記錄重在記錄事件本身，并進(jìn)行一個具體到你所需要的描述；

及時：什么時候開始記錄、什么時候結(jié)束記錄要把握好，不應(yīng)誤差太大，一般情況下，正常的記錄實際開始或結(jié)束的時間應(yīng)控制在5分鐘以內(nèi)。

持續(xù)：時間記錄唯有堅持、持續(xù)、不中斷，才能夠體會到其中的好處。

在一天過去后，將一天所花費的時間依據(jù)記錄情況，依據(jù)分類一一相加，便可得出自己在生活、職業(yè)等類別上花費的時間。值得一提的是，如果你使用的是帶有此功能的軟件的話，將會進(jìn)一步節(jié)約你的計算時間。

根據(jù)自我事件大分類，將時間一一地進(jìn)行歸類記錄，對下一步的分析時間走向大有幫助。

●分析時間走向

分析時間是展開時間管理的必經(jīng)通道，不過，在你的時間數(shù)據(jù)未達(dá)到一定量的時候（至少你應(yīng)將時間記錄堅持一周），就談不上分析時間走向。

按周進(jìn)行時間分析的好處源于我們的生活狀態(tài)：大部分人都是按周來循環(huán)生活的，學(xué)生的課程是按周循環(huán)，職場中人更是“5個工作日+2個休息日”的周循環(huán)；7天時間不長也不短，平均下來的時間可以代表這周的普遍數(shù)據(jù)。

下圖是一個簡單的時間分析表，若你使用帶有此功能的軟件，它可以自然顯示出來；若你使用的是文本記錄，將時間數(shù)據(jù)輸入Excel便可得到這樣一個圖。

一周時間分析表

時間管理的重點在于：你要掌握自己的時間走向，并縮減非必要任務(wù)，為重要的任務(wù)騰出時間來，統(tǒng)計每一項活動用時以及時間分布，便可對自己在一周內(nèi)的時間花費有一個清晰的了解。

●制定自我時間預(yù)算

當(dāng)你了解了自我時間走向以后，你就可以在新的一周里開始實施自我時間管理：在開始一天的活動以前，花費15～30分鐘仔細(xì)地制作你當(dāng)天的時間預(yù)算往往是非常劃算的。制作預(yù)算最直接的方法就是制作一個列表，將你今天需要做的事情羅列出來。為了引起自己的重視，你可以將這些列表中的事情視為自己今天必須完成的任務(wù)。

下表是一位部門管理人員一天的任務(wù)列表。

2016年6月24日星期五 任務(wù)列表

◎參加一項與部門合作相關(guān)的會議，并提出自我想法；

◎?qū)h結(jié)果傳達(dá)給團(tuán)隊成員；

◎總結(jié)3～5個員工的12月績效考核表現(xiàn)；

◎吃中午飯；

◎3點鐘與從沈陽地區(qū)來的重要客戶見面；

◎去見董事長，向其匯報上半年部門發(fā)展情況。

將自己的任務(wù)一一羅列出來，并依據(jù)往日時間記錄的經(jīng)驗，估算完成每一項任務(wù)到底要花費多少時間。

制作一個列表，往往可以使你做起事情來更加井然有序，同時也能確保你更少地浪費時間。

●為那些真正重要的事情創(chuàng)造時間

我們經(jīng)常將一些重要但不緊急的任務(wù)放在一邊，從不去想著改變。而在我們忙于處理一些緊急事務(wù)時卻往往會發(fā)現(xiàn)，想要完成它們，會給自己帶來一定的壓力，以至于你無法思考其他的任務(wù)。當(dāng)你終于可以喘口氣，你很可能決定給自己留出時間來恢復(fù)。

如此一來，到下一次緊急任務(wù)大爆發(fā)以前的這段時間空隙，將會被那些不緊急、不重要的任務(wù)填滿。這種模式可以持續(xù)多年，而那些重要但不緊急的任務(wù)卻總是看起來馬上就要開始了，但總是無法真正地進(jìn)入行動階段。

這些重要任務(wù)包括了很多內(nèi)容：

◆制定自我目標(biāo)；

◆規(guī)劃自我、團(tuán)隊或部門未來；

◆尋找志同道合的朋友或伴侶；

◆學(xué)習(xí)新的工作技能；

◆改善飲食習(xí)慣；

◆開始新的運動項目；

◆戒掉一項已經(jīng)成癮的壞習(xí)慣；

……

從表面上來看，它們都有共同的特點：在短期內(nèi)并不會產(chǎn)生那么多好處，但持續(xù)跟進(jìn)卻會在未來帶來巨大的改變。

因此，你應(yīng)該從現(xiàn)在開始，讓自己擺脫忙個不停、但生活卻沒有什么大改變的情況：找出那些生活中真正重要卻被拖延的任務(wù)，走出為處理緊急任務(wù)而忙得焦頭爛額以至于忽略重要任務(wù)的時間管理怪圈。