3 知識管理運行機制建設
任何一項管理變革的推進，都離不開組織和制度的長效保障機制。組織的設計使知識管理的推進有了明確的責任主體和專業化分工管理，制度對具體的知識管理推進起到了規則約束和激勵作用。
3.1 知識管理組織設計
企業知識管理組織常見的三種形式為集中式、分散式和混合式（見表2）。
表2 企業常見的三種知識管理組織模式
三種組織形式的特點、使用條件和構建難度分析見表3。
混合式是一般最常見的模式，下面結合混合式模式介紹知識管理組織的具體構成和職責：
知識管理組織由知識管理委員會及知識管理執行部門組成，分別行使相應的職責（見圖7）。知識管理委員會由各分支機構的相關負責人組成。知識管理委員會是全公司知識管理的最高管理機構，其職責如表3所示。
圖7 知識管理組織架構
表3 三種組織形式的特點、適用條件和構建難度分析
· 搭建知識管理的組織架構，配備專門知識管理機構和人員；
· 推廣和宣傳知識管理理念；
· 評審知識管理系統建設規劃和實施方案，討論、制訂信息資源投入方案；
· 每年至少召開一次知識管理委員會會議，總結當年知識管理成效及批準下年知識管理建設計劃，并評審當年知識管理貢獻度獎金的總額預算及獎勵名額；
· 對知識分類體系的變更、知識管理各項制度的變更意見進行評審。
各分公司和事業部為知識管理的執行機構，下設管理小組和技術小組，管理小組和技術小組受各分公司或事業部和總公司技術部的雙重領導。
整個組織架構不是一個常設機構，而是一個虛擬的組織。它的組成方式是一種橫向方式，即在全公司范圍選出相關的人員參與到這個管理組織中，按照不同的任務共同推動日常知識管理工作。
知識管理推行一般可分為三個階段：創建階段、應用階段和整理階段。對應每個不同的推行階段，知識管理的重點會發生相應的變化，因此對知識管理組織的人員配置也會提出不同的要求（見圖8）。
· 創建階段：在知識管理體系創建初期，需要做大量的規劃性工作和變革推動工作，因此需要一個強有力的項目管理和變革推動團隊來推動，同時需要有核心業務骨干的參與，從而找出真正有價值的核心知識；
· 應用階段：在知識管理體系逐步成熟后，知識管理組織的工作重點將轉到引導上來，需要以職能化的方式持續推動和制度化例行管理，團隊成員的熱情和工作連續性是關鍵，切不可因中途的人員變更而使知識管理工作荒廢；
圖8 知識管理不同階段的組織設置
· 整理階段：隨著知識的積累，知識管理組織的工作重點將會轉到知識整理和復用推廣上，因此需要成立專項的研發小組，圍繞專業領域的知識做整理提煉，形成更有價值的知識產品。
3.2 知識管理的配套制度
知識管理制度可分為三類（見圖9）。
圖9 知識管理流程和制度
1．日常約束類
指導和約束員工在日常的工作中完成相應的知識管理工作，本類制度包括收集與存儲制度、日常維護制度、學習與共享制度等。
（1）知識收集與存儲制度
知識收集與存儲制度指明了知識管理系統中知識采集的范圍、存儲的規范，保證知識管理系統內容的嚴肅性和組織性。
知識收集與存儲制度規定1：知識采集的范圍與內容，文檔命名規范，版本編號（日期）規范，文檔屬性填寫規范，附件上傳規范。
知識收集與存儲制度規定2：文檔審核發布的流程，哪些文檔需要審核？審核的流程/程序？
（2）知識管理日常維護制度
日常維護制度能確保知識管理工作持續有效的開展，維護制度包括三部分內容：知識體系的維護（分類、屬性）、內容維護（文檔更新、知識地圖維護等）、系統維護（系統賬號管理、系統功能改進）。
對于互動性較強的管理制度，如知識收集與存儲制度、日常維護制度等，一般可以結合流程對參與方、關鍵活動、輸入輸出等方面進行重點描述。
知識學習與共享制度主要從知識學習、問題求助解答、知識社區的互動方面對員工進行指導。
2．考核激勵類
通過明確企業內各崗位員工的知識管理的具體要求，并對員工進行知識管理完成情況的定期考核，激勵先進、懲罰落后，促進員工觀念和行為的轉變。
（1）知識管理考核制度
知識管理考核可分為任務型考核、定量考核和定性考核幾種模式（見圖10）。
圖10 知識管理考核方式示例
（2）知識管理激勵制度
根據考核情況，知識管理激勵可分為以下兩種方式。
第一種方式，將考核結果納入平衡計分卡：將與業務運作過程強相關的知識表現考核結果計入平衡計分卡，成為員工績效的一部分，影響員工日后的職業生涯發展，這樣對員工也是一種激勵。
第二種方式，知識貢獻獎勵：將與業務運作過程不強相關的知識管理活動表現列入知識貢獻考核范疇，考核與激勵的思路如下所示。
第一步：對每項知識管理活動規定合適的積分。如參與一次月度的技能/經驗交流積30分；在知識庫上傳一篇原創帖積5分；有效解答他人難題積50分……第二步：對不同企業中不同層次的群體制定相應的知識貢獻標準分。例如總工程師群體一年需完成100個積分；高級工程師一年需完成80個積分；工程師一年需完成50個積分……在知識管理初期，企業對各崗位知識管理的工作量不易預估，因此建議在知識管理推行的第一年，不設標準分，對該崗位所有員工進行排名并獎勵優秀者。第二年，可根據第一年積分統計的情況，設定每個崗位的標準分。對超過標準分的員工進行相應的物質和精神獎勵，對低于標準分的員工進行相應的負激勵。
3．安全管理類
通過權限體系和授權機制的設計，使得企業的知識能夠在相對安全的環境下進行共享。
知識安全管理制度一般包括知識文檔的安全分類標準、人員權限級別定義以及相應的授權流程等。