第四篇 行政管理篇

第一章 行政管理概述

第一節 行政管理工作要點

一、行政管理工作的含義

企業的行政管理是企業的中樞神經。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門的行政部門組織實施、操作，并將觸角伸入企業的各個部門和分支機構的各個層面的一個完整的系統。

二、行政管理工作的重要性

行政管理推動和保證著企業的技術、生產、財務、銷售、開發幾大塊業務的順利、有效進行和相互之間的協調。企業的行政工作涉及企業內部管理的各個層面。行政管理的廣度，涉及企業的全部運作過程；行政管理的深度，涉及企業許多局外人難以想象的細枝末節。行政管理的重要，是因為它是領導和各部門、員工之間的橋梁；行政管理的敏感，是因為它涉及企業每個人的切身利益。

三、行政管理工作的主要功能

行政管理工作繁雜、瑣碎，大多是些不起眼的事務。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能，其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。總而言之，行政管理的實質就是服務。

1．管理功能

行政管理部門應做領導的參謀和助手，因此必須在企業的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人原則等重大問題上有自己的思考，并且在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。有思想，懂戰略，敢創新，這樣才能把行政工作做得更好。

2．協調功能

行政管理者不能簡單地滿足于“傳話筒”式的機械任務，也不能憑借自己在企業的獨特地位對各部門頤指氣使，以權壓人。行政部門應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協調工作。

3．服務功能

行政工作屬于幕后工作，因此，作為行政管理者要有甘當幕后英雄的心理準備，因為行政工作干得再出色，也是以服務于企業為目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務工作，永遠不要奢望成為企業關注的“中心”。如果一個企業的關注點集中在了行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業各方面的工作，以至于引起大家的關注。行政管理的最高境界應該是“潤物細無聲”。

四、行政管理人員應具備的素質

行政管理部門擁有優秀的有素質的人才是企業健康發展的需要，是企業提高競爭能力的基石。企業中的行政管理人員一定要具備較高的素質和業務水平，因此，企業應當完善行政管理人員的招聘機制，選拔一批優秀的行政管理人才來企業工作。

加大對現有行政管理人員的培訓力度，以提升行政管理人員的整體素質。

1．良好的政治思想道德素質

（1）具備良好的政治素質。行政管理人員是各種制度的制訂者、執行者或上傳下達者，因此必須有良好的政治素質。

（2）具備高尚的道德品質。作為企業意志的執行者，行政管理人員的道德品質狀況直接反映著企業的文化狀況，對企業的威信產生直接影響。因此企業行政管理人員必須具有高尚的道德情操和人格魅力，凡事想著員工、工作依靠員工、一切為了員工，求真務實、公道正派、嚴守機密，真正為員工謀福利。

（3）具備較強的服務意識。行政管理工作的宗旨是服務，比如，領導思想的上情下達、員工要求的下情上達，填寫報表、匯總相關資料和信息，保證相關數據的完整和不斷更新，工作非常繁雜瑣碎，要做好這些工作不僅需要耐心，更需要付出艱苦的努力。因此，行政管理人員要有強烈的服務意識，高度的責任心和敬業精神，無論大事小事都要認真細致，一絲不茍，杜絕粗心大意、敷衍塞責、推諉扯皮，要以服務為天職，樂于服務，甘于奉獻。

2．扎實的業務素質

（1）要有一定的科學文化知識。要有文化知識，有了這樣的文化基礎，才能談得上學習和掌握其他知識。還要具有基本的政治理論知識。

（2）要有專業知識和熟練的技能。行政管理也是一門科學。行政管理人員需要掌握相應的管理知識，探索本單位行政工作的內在規律，熟悉所管部門的業務，通過具體的管理工作實踐，總結出一套行之有效的專業管理方法。要有豐富的行政辦公管理及相關領域的專業知識。作為行政管理人員，必須熟悉管理的計劃、組織、協調、控制等基礎管理知識，了解生產、質量、財務、人力資源、信息化建設等其他業務管理知識。

3．過硬的能力素質

（1）具備較強的表達能力。表達能力是指運用語言文字闡明自己的觀點、意見或抒發思想、感情的能力，主要包括文字表達能力和口頭表達能力。行政管理人員在工作中常常要主持會議、制定政策文件、上傳下達工作情況和指令、接待來訪、參加社交活動等，良好的文字和口頭表達能力對行政管理人員在實際工作中闡明觀點，加強溝通，促進交流，營造氣氛，塑造形象，提升行政管理工作的影響力，具有重要作用。

（2）具備較強的創新能力。行政管理人員要創造性地開展工作。在工作中既要貫徹上級部門和領導的決策，又要超前思考，想領導之未想。在工作方式上大膽創新，提出更多新思路、新辦法。以員工喜聞樂見、新穎獨特的形式推動決策的貫徹和落實，使行政管理工作達到更好的效果。

（3）具備較強的協調能力。行政管理工作點多、面廣，千頭萬緒，工作過程中必然會出現這樣那樣的矛盾，因此，行政管理人員必須具備較強的協調能力，通過協調達到相互理解，相互支持，通力合作的目的。

4．良好的心理素質和身體素質

行政管理人員要敢于創新，富有遠見，靈活應變，包容性強，鎮靜自若，條理性好，還要身體健康，精力充沛。行政管理人員要服務于領導和員工，工作量有時會超負荷，這時就要求工作人員要有良好的心理素質和好的身體，有充沛的精力服務領導，服務員工群眾。

第二節 行政管理崗位職責

一、行政部工作職責

（1）貫徹公司領導指示。做好上下聯絡溝通工作，及時向領導反映情況、反饋信息，各部門間的相互配合、綜合協調工作，以及對各項工作和計劃的督辦和檢查。

（2）根據領導意圖和公司發展戰略，起草年度工作計劃、年度工作總結和其他重要文稿，牽頭或協助公司規劃的研究工作。

（3）負責全公司日常行政事務管理，協助總經理處理日常工作，負責總經理的日常活動和外出活動的安排。

（4）組織安排公司辦公會議，會同有關部門籌備公司其他會議及有關重要活動，做好會議記錄，整理會議紀要，根據需要按會議決定發文。

（5）負責公司來往信函的收發、登記、傳閱、批示，做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查，及文書檔案資料的歸檔管理工作。

（6）做好公司歷年大事記的原始資料收集和編纂工作，定期或不定期編輯公司簡訊、簡報或內部發行刊物。

（7）負責公司保密工作和法律事務，妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。負責前臺接待、客人來訪迎送等招待工作。

（8）負責公司辦公設施的管理。包括公司辦公用品采購、發放、使用登記、保管、維護管理工作，傳真機、復印機、長途電話、手提電話、計算機的管理和使用。

（9）協助信息部門做好信息系統總體開發工作，提高行政辦公效率，重點監控計算機聯網后的信息保密。

（10）負責公司總務工作，做好后勤保障。主要是員工膳食、衛生保潔、電話總機服務、安全門衛、宿舍管理工作。

（11）負責公司車輛調度、管理、維修、保養工作，確保公司領導和員工正常工作用車。定期對司機進行交通安全教育，減少事故和違章，降低油耗。

（12）為豐富員工文化生活，組織安排各種文體活動。

（13）完成總經理交辦的其他任務。

二、總經理助理崗位職責

（1）作為公司總經理的副手，負有協助總經理制訂戰略規劃、年度經營計劃及分解各階段工作目標的責任。

（2）負有協助總經辦主任起草公司各階段工作總結和其他正式文件的責任。

（3）負有協助總經理對公司運作及各職能部門進行管理、協調內部各部門關系的責任。

（4）配合總經理處理公共關系（如政府、重要客戶等）協調工作，參與組織公司的重大活動。

（5）負有協調業務部門間的工作、召開業務溝通會議、跟蹤公司經營目標達成情況的責任，承擔提供分析與改進意見等工作。

（6）負有在公司經營計劃、銷售策略、資本運作等方面向總經理提供相關解決方案的責任。

（7）承擔公司經營辦公會、專題研討會等的會議紀要的撰寫和跟進落實工作。

三、行政秘書崗位職責

（1）作為總經辦主任的幫手，負有協助總經辦主任做好總經辦各項工作的責任。

（2）對公司的來電來文進行整理、分類、登記及按領導批示分送至有關部門并加以催辦等。

（3）對總經辦的各類文件、報告進行收集、分類、打印、復印、裝訂、建檔等。

（4）在總經辦主任的指導監督下，對印章的保管及使用負責。

四、辦事專員崗位職責

（1）辦事專員是總經辦主任的助手，負有協助總經辦主任做好各項辦公事務的責任。

（2）協助總經辦主任草擬相關管理制度。

（3）協助總經辦主任制訂工作計劃并貫徹執行。

（4）統計匯總辦公用品及設備需求，并對辦公用品、設備的采購、登記、發放等工作負責。

（5）協助籌備會議，并有責任根據領導安排列席各種日常會議、起草會議文件、及時完成會議記錄及紀要工作。