制訂計劃

你要做的不僅僅是設置待辦事項清單。任務必須以正確的方式注明，并且你查看列表的方式必須有效遵循某些模式。其中一種模式就是LEAD系統，“LEAD”一詞代表著如下四個單詞的首字母：

■列出（list）活動，這必須全面地完成，以注釋的形式才不會讓列表變得難以管理；

■估計（estimate）每個項目需要多長時間，盡可能估計準確；

■容許（allow）應急時間，因為事情有可能花費比你的最佳估計更長的時間，也要預留時間用于常規任務，正在進行的事情也可能逐步變成常規任務；

■確定（decide）優先級，這是一個關鍵點，對于任何人的時間管理，這都是最重要的方面之一。

瀏覽計劃，盡可能每天全面審查一次。（當我在辦公室時，我喜歡在每天工作結束時這樣做，根據白天發生的事情進行補充和更新，然后在第二天一早對郵件/電子郵件進行快速審核。但重要的是，你要找出適合你自己的方法。）

這個過程應該成為一項日常工作，其他的必要行動則取決于你日常工作的模式。每天臨時出現的事項可以考慮當時就添加到列表中，也可以暫時擱置等下一次回顧時一起加入計劃。我發現無處不在的黃色便箋非常有用（像3M的即時貼）——不知道這些東西出現之前我們是怎么工作的呢？便箋可以用來做簡要說明，暫時附加到你的規劃表中，之后永久并入計劃中。

定期回顧和記錄是時間管理的核心。專屬系統有特定的設置，可以依據不同的標題劃分任務；即便專屬系統有助于實現好的結果，很多人還是發現使用自己的簡單系統更為合適。用以空格或顏色——或者兩者結合使用——區分的紙張來列舉待辦事項，可使其更易于遵循。如果待辦事項都被可靠地列出來并認真回顧審查，那么重要事項無疑就會得到重視，不會有任何遺漏。