制訂計劃和執行計劃

當然，任何時間管理方面的實際進程都需要計劃。這一計劃必須是書面的，并且必須對其進行定期審查和更新；對于大多數人來說，這意味著每日檢查。重復一遍：進行時間管理必須制訂書面計劃并對其進行定期檢查和更新。因此，這也被稱為滾動計劃（rolling plan）。它不僅會定期更新，而且可以告訴你在任何特定時刻的剩余工作量。如此一來，它應該準確和完整地顯示當前的工作計劃，并告訴你如何超越。當你展望未來時，你會非常清楚該做什么，例如什么時候應該準備和提交年度預算。其他領域則沒有那么清晰，當然，事先根本不能預料到所有事情的清單。簡單來說，這樣的計劃只是一系列要做的事情的清單。它可能包括：

■每日計劃；

■每周計劃；

■定期任務（每周、每月或每年）；

■下月計劃（可能與計劃圖相關）。

計劃的具體內容取決于你工作的時間跨度。重要的是它要發揮作用，清楚地列出不同的活動，且明確鏈接到你的日志和預約系統。如何安排這樣的列表以及如何用它來改善你的工作效率很重要，但是系統的實際情況和定期審查提示的內容本身也很重要。這是創建時間管理學科的基本要素，它提供要從中選擇的信息——要做什么、委派、推遲或忽略，及以什么順序處理事情等。良好的時間管理不會消除這種決策的需要，但它有助于更容易、更快捷地做決定，而且做出的決定能夠真正積極有效地幫助你完成更多的任務，并以最好的方式來實現你的目標。

雖然這起步的工作看似很艱苦，但請不要灰心。我不認為更新和監測你的滾動計劃這一過程是一項艱巨的任務。計劃會每天變化一點點，而且受你的工作模式的影響，但平均而言，更新和監測可能只需要幾分鐘。我的待辦事項像雜技演員的球一樣很多都被拋在半空中，因為我是一個很忙的人。回顧工作日志大概每天花費我5分鐘，但重要的是，這可以防止更多的時間被浪費在無序的日常工作中。

處理不可控

這一點至關重要。有些人，也許大多數人的一天都是被動的。無法預測的事情時不時會發生，有一部分可用時間總是以這種方式流逝了。這些事情并非不重要，往往恰好相反。例如，商業公司的銷售或營銷經理可能有來自客戶的咨詢，這些咨詢非常重要且必須及時處理，但卻會使其他任務難以安排。這種被動反應會給人一種錯覺——對這種偶然事件是不可能進行有效計劃的。事實則完全相反。如果你的日常工作確實包括這種隨機活動，那么做出計劃其實更為重要，因為固定的時間要用于完成與工作相關的事情，并且必須更充分地利用時間來最大限度地發揮其效力。

每個人都需要計劃，清楚地了解將要做什么對每個人都有益處。如果你還沒有計劃，那么設置計劃將需要一段時間，但這是值得去做的，并不需要花很長時間來保持更新。一旦計劃到位，你就可以開發出適合你的系統，并跟上工作及職責隨時間變化的節奏。