評估你當前的工作實踐

你可能認為你了解自己的工作方式，也許你覺得一切都盡在自己掌握中——包括缺點和所有其他內(nèi)容。但不要被此誤導(dǎo)，而應(yīng)仔細考慮哪些行為是在浪費時間。通常，進行任何改善之前，要先確認現(xiàn)狀。這給出了一個衡量我們?nèi)绾芜M步的標準。此外，這樣的分析提供了應(yīng)在何處進行最大程度改進的有價值的信息，所有這些都使得改進變得更有可能。在時間管理方面，這顯然是正確的，更多地也許是因為這是一個容易自欺欺人的領(lǐng)域。如果我問你是否花費太多時間在會議上，你可能會同意。但是，你覺得自己會浪費時間做不必要的文書工作嗎？你的社交活動是不是太多？你對時間的安排是否很糟糕？此類問題更有可能讓我們變得警惕起來，這是可以理解的。毫無疑問，本質(zhì)上來說你是有效的，但仍然有改進空間。事實上，只要還有提高的可能，多數(shù)人對于節(jié)省出來的時間都很重視，并將它們用于完成任務(wù)和承擔責任。對于大多數(shù)人來說，確實如此。

除了表面的變化，你還需要了解你的工作實踐和所承受的壓力，以及目前的時間都花在哪里。復(fù)雜的工作會涉及許多行為。

<<<練習>>>

“你現(xiàn)在的時間花費在哪里”這部分內(nèi)容是練習的基礎(chǔ)。你可以一步一步觀察你當前的做法如何疊加，或者想辦法進行更具體的評估。然而，隨著時間管理對于細節(jié)考察的推進，做練習時一定要謹記，誠實剖析你當前的行為。

你現(xiàn)在的時間花費在哪里

有兩種方法來考慮這一點。

第一種方法是估計時間花費，如果必要，也可以大概猜測。運用百分比餅圖（見圖2-1）的形式來表示最為簡單易行。圖2-1左邊的餅圖將花費的時間簡單地劃分為不可避免的反應(yīng)時間（reactive time，如現(xiàn)場銷售查詢）和任務(wù)所需的“可計劃時間”（plannable15time），右圖則表示如何衡量特定任務(wù)（列出一切工作相關(guān)類別）。

圖2-1 安排有限的“可計劃時間”

第二種方法是使用時間日志（見圖2-2）來獲得更準確的整體情況。時間日志逐一記錄你在一天中做了什么，這個星期做了什么，如有更多時間你還可以做什么（注意，接下來的事情只需幾秒鐘，但必須謹慎對待）。

圖2-2 個人時間日志（示例）

很少有人能夠保持時間日志沒有“驚喜”，這種“驚喜”可能是在某些領(lǐng)域花費的時間比你想象的更多，抑或是某些事情占用的時間比你想象的更少——通常發(fā)生的是前一種情況。因此，對有些明顯的領(lǐng)域必須經(jīng)常進行審查。

在這種審查的第二階段，再次使用簡單的餅圖可以有效幫助你列出理想的時間細分項目。這會使你腦海里形成一幅清晰的概況圖，它會告訴你工作進度。甚至可以說，這種概況圖在你查閱餅圖之前就應(yīng)該在你腦海里了。

時間日志里的內(nèi)容會告訴你如何朝著目標邁進，以及你所采取的行動是否具有積極的影響。如果將所有剩余的審查事項都與此信息一起查看，你可以更清楚地看到你能否采取行動進行改善，以及這些事項對你來說是否至關(guān)重要。了解這一切之后，我們接下來講述時間管理的基礎(chǔ)之一，這也許是實際工作中最重要的原則。