什么樣的系統(tǒng)

到目前為止，我忽略了一個(gè)問(wèn)題，即這個(gè)規(guī)劃過(guò)程需要哪些書面工作。許多關(guān)于時(shí)間管理主題的書均與一些特定的專有時(shí)間管理系統(tǒng)密切相關(guān)，包括日記、文件、資料夾等。有些人甚至聲稱，提高時(shí)間利用率的唯一途徑在于使用他們的特定系統(tǒng)。如果系統(tǒng)適合你，那么這可能是好的，但我建議在采用任何特定系統(tǒng)之前要小心謹(jǐn)慎。

我推薦的不是一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)際上我自己沒(méi)有使用任何特定的系統(tǒng)，這并不是說(shuō)我不贊同它們。一個(gè)高度自律的人使用這樣的系統(tǒng)是有效的，但有些使用同樣系統(tǒng)的人可能完全沒(méi)有任何自律可言，因此系統(tǒng)并不是靈丹妙藥。許多系統(tǒng)是有限制條件的，也就是說(shuō)它們只能以特定的方式使用，這可能不適合你及你的思考和工作方式。因此，如果你使用的系統(tǒng)及其元素不適合你，那么整個(gè)系統(tǒng)就是無(wú)效的。更好的方式是先弄清楚你需要什么，嘗試問(wèn)自己如下這些問(wèn)題。

■我需要什么樣的日志？

■注釋需要多少篇幅？

■我的任務(wù)分組要包含哪些部分？

■什么文件需要永久歸檔？

當(dāng)你已經(jīng)考慮自己的需求和工作方式一段時(shí)間之后（了解工作如何運(yùn)行之后，幾乎可以肯定的是，流程會(huì)幫你做出改變），你可以檢查想購(gòu)買的系統(tǒng)，看看它是否能將你想做的事情正式化。因?yàn)檫@些系統(tǒng)可能很貴，所以最好在確定值得之后再投資。其實(shí)，許多人只不過(guò)是運(yùn)用一份日志、一個(gè)筆記本或一個(gè)文件就能把他們自己管理得很好。如果結(jié)束時(shí)需要給出建議，我認(rèn)為使用活頁(yè)日記系統(tǒng)是許多人進(jìn)行有效時(shí)間管理的良好基礎(chǔ)（我使用一個(gè)桌面大小的記事本）。它有整潔靈活的系統(tǒng)格式，重要的是它包括你所需要的項(xiàng)目。畢竟，系統(tǒng)必須反映你的計(jì)劃，以及你想要如何安排自己的時(shí)間。當(dāng)然，如今另一個(gè)選擇是使用電子系統(tǒng)，形式是屏幕而非紙張，但思考一樣適用于做出最好的選擇。

現(xiàn)實(shí)表明，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)能適合每個(gè)人。你選擇的日志類型必須是基于需求的個(gè)人決定，其他必要內(nèi)容將反映你的工作方式。你必須為自己做出決定；根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)靈活定制的系統(tǒng)才是最好的。