4．使用行事歷，減少用于“時間管理”的時間

你應該曾經有過這樣的經驗：明明花了很多時間去收納物品，但越整理這些東西，它們便越難被使用。或者花費了很多時間去管理時間，但時間都被浪費在了任務排序上，反而沒有時間去真正地執行。

這會讓你認為自己在本書之前所閱讀的內容都是虛偽無用的。但事實上，你的時間管理之所以會陷入這樣的窘境之中，原因就在于，你將時間管理的目標搞錯了：我們管理時間并不是為了“管理”與“收納”。不管是工作還是生活中的任務，我們的真正目標永遠是“使用”“執行”“體驗”與“完成”。整理與排序只是一個過程，若將“手段”誤認為“目標”，自然會導致時間管理本身反而變成了最浪費時間的一件事情。

時間管理當然是必需的，但安排行程、規劃任務這些事情，不應該被放在“工作時間”來做，而是應該利用工作時間以外的其他時間完成。正式的工作時間，一定要留給那些真正需要去執行的任務。

●認清“行事歷”的重要性

寫行事歷與寫任務清單不同，行事歷因重要任務而出現：透過寫行事歷，可以讓你思考，自己為什么要在某個時間做某件事情。一旦厘清了每個時間段的工作目標與進程，即使是同樣的工作，做起來心情也會完全不同。因為你會明確地感受到，自己的開始與終點在哪里，而且，你正從完成一件又一件的事情中積累生活的成就感。

●不要將“容易變動”的任務寫到行事歷里去

“行程”與“任務”是兩件截然不同的任務，因此，你應該學會使用“行事歷”與“待辦清單”兩種工具：“待辦清單”上的任務，是你一天中需要應用的事情總列表，行事歷上所寫的事情，往往是已固定的任務。

很多高效能人士習慣利用“行事歷”來排工作順序，看起來這樣很節省時間，但如果將所有的瑣事都寫到行事歷上，包括那些不一定非要在某個時間去做不可的事情，就會造成時間的浪費：一有任務就排上行事歷這個舉動，本身就要花費設想時間，一件任務插隊，會導致其他任務都被延后，時間都需要修改，所以，你必然會花費許多時間去安排任務。

上圖是一位經理的行事歷，他因為知道自己要做上述任務，于是便在前一晚將這些任務都排好了，并且很精準地排在某一時間點，讓自己去做某個任務。

但實施的過程中他發現，這樣的“預排”是很容易無效的，因為很可能禮拜二的早上10點鐘，自己被叫去參加了一個會議，或者剛好昨天一項重要的工作未能完成，或是部門中出現了意外事件，需要他去處理。

于是，他還要再花費一樣多的時間，去將這些已經排好時間的任務再次調整——來來回回，大量時間被用于“調整時間”，這本身就是在浪費時間。

 

這位經理的經歷能夠證明時間管理中的一項鐵律：即使你是一個極其嚴謹、自律的人，你也無法掌控“外在環境、主管、客戶、工作伙伴臨時要你去做的事情”。因此，你應該將自己的行事歷內容做出改變：

你的行事歷上應該寫上那些不容易變動，甚至不能發生變動的行程，如項目進度與會議。

比如，某一項專案要在哪一天進行到哪種程度，這種事關組織、團隊發展的大事就可以寫入行事歷里，因為這一進度不僅確定以后不會變，而且也不能變。通過行事歷，你便可以督促自己與團隊在那個“截止日”到來以前，完成重要的任務。而會議也是如此：高效能人士參與的會議往往具有時間固定性，你就是要在那個時間點到那個地方去參加，絕對不會改變。

●確定截止日期，行事歷根本不需要花費時間去排序

其實你根本不需要花費任務時間在行事歷的管理上，因為這些“真正需要寫入行事歷”的行程都有這樣的特色：這些時間都不是你一個人可以決定的。這是外在環境施加給你的時間，你只是被告知要這么去遵循這一時間安排，所以，它們根本不需要你去管理、思考，你只需要記得：“我在某某時間要去做那件事情，而且一定要做。”

這就意味著，你只需要將自己被通知的時間放上行事歷而已，因此，你應將這一部分優先區分出來。

然后，你可以接下來對“截止日”這一問題進行思考。

比如，你的專案被設定“將任務在周一布置下去，并在這周五需要完成項目的50%”，這一時間是已經確定的進度，是你不能改變的，在這種時候，你要怎么辦？你自然是依據一周五個工作日，將任務分成十等份分配，然后，每天起碼要求自己完成一等份的內容。

這就是為何“行事歷不需要花費時間排序”的很重要原因：因為沒有什么好排序的，先確定了截止日期，其他的就只是逆向回推進度而已。

一旦“截止日”“每周進度”出來以后，我們便非常明確地知道“我要在多少時間內完成多少事情”，然后再很自然地先將分量劃分，實際執行當下依據“多退少補”的原則，最后截止日期時將所有分量的工作都完成即可。

●使用哪種行事歷？找出最適合你的模式

了解了寫好行事歷的重要性以后，要采用什么樣的做法呢？過往，很多人習慣使用紙本記錄，通過手寫，將生活的紀律、創意與感動都收納進去，然而現在隨身智能設備如此普及，自然有很多人想要利用此類工具。

其實，紙質記錄與科技產品記錄沒有孰優孰劣，兩者只是載體不同，而背后的行事歷寫法與原理都是相同的。

在采用哪種行事歷問題上，其實你不需要過分拘泥：分析自己慣常的工作模式，哪一種模式可以使你感覺到“記錄真好”的熱情，哪一種能夠帶給你最大的利益，那種模式便是最適合你的行事歷做法。