3．四條原則，更好地處理重要任務(wù)

時間管理過程中最重要的關(guān)鍵并不在于提升要做的事情的效率，而是在于要確定哪些事情是自己必須做的。

僅拿周計劃來說：你可能已經(jīng)依據(jù)自己的具體情況，列出了一周內(nèi)的所有事項。本周內(nèi)最重要的目標(biāo)包括某個長期的項目規(guī)劃，以及為某個重要的事項做準(zhǔn)備。在這種情況下，為它們定下特定的時刻，以便與自己約定更快地實現(xiàn)這些目標(biāo)，并且將這些自我約定看成與頂頭上司的約定一樣重要。圍繞著它展開計劃，在剩余的時刻再安排其他的活動——看起來，這樣的方法并不困難。

但某些情況下，有些事情是無法列出關(guān)鍵時間點的。比如：

 

你在周日的時候突然發(fā)現(xiàn)，原本與你親密無間的女兒開始故意疏遠(yuǎn)你。當(dāng)你詢問你的愛人原因時，她告訴你，女兒認(rèn)為她沒有你的工作重要，并因此而備受傷害。在這種情況下，你迫切地意識到，下一周的目標(biāo)是改善與女兒的關(guān)系。

但是，與女兒相處的機(jī)會不會在特定的時刻出現(xiàn)，而且，你也不能強迫女兒在某個時刻必須與你交流，這只會讓你們之間的關(guān)系更僵硬。此時要怎么做？

 

更有效的辦法是，簡單地將她的名字寫在“今日要務(wù)”的最前位置，然后等待機(jī)會。如果你在周一的時候列上了，卻沒有等到機(jī)會，沒關(guān)系，將它挪到周二。這樣一來，“與女兒相處”這件事情在你的頭腦中總是優(yōu)先需要處理的最重要任務(wù)，而且，你一直在尋找適合的機(jī)會來處理這件事情。

 

于是，你可以看到一周內(nèi)，該事件發(fā)生了什么樣的變化：

到了周三的晚上，你正在閱讀部門財務(wù)報表，此時，你的女兒走進(jìn)來，說想和你談?wù)劊惝?dāng)然會將財務(wù)報表——而不是女兒——放在一邊。

 

當(dāng)你已經(jīng)找出了自己最重要的目標(biāo)任務(wù)以后，你現(xiàn)在面臨的挑戰(zhàn)在于，如何在應(yīng)付各種意外事件與意外挑戰(zhàn)的同時，減少非必要任務(wù)對重要任務(wù)的影響。

在一天開始時，你可以做以下事情來增強自己“減少非必要任務(wù)”的決心。

●回顧工作與生活

人們常常喜歡將自己當(dāng)前的行為正當(dāng)化，高效能人士更因為對自我能力的過度信任，而不愿意承認(rèn)自己正在做無用功。但是，從眾所周知的時間管理“二八原則”來看，80%的效益產(chǎn)生自20%的事情，因此，如何減少不必要的事情，才是增加時間最有效的方法。

現(xiàn)在，你可以先回顧一下自己工作以外的活動，看看哪些費時又費力的事情是可以少做或者不做的：你可以縮短自己看無聊電視的時間，將節(jié)省下來的時間用于陪伴家人、讀書、運動，或者做一些其他可以提升個人生活質(zhì)量的事情。

接下來，再回顧一下自己的工作，確定哪些事情可以交給別人去做，哪些事情可以干脆取消不做，這樣你就可以騰出更多的時間，來處理那些至關(guān)重要的事情。此時，“創(chuàng)造性拖沓”成了一種良好的習(xí)慣：不管何時何地，你都要盡量讓自己去思考一下，哪些是可以推遲處理甚至是不處理的事情——這個決定本身就可以改善你的時間管理狀態(tài)。

●對這一天展開心靈演練

心靈演練的過程與傳統(tǒng)時間管理中的“每日計劃”大有不同：你很可能昨天晚上已經(jīng)制定好了自己的日程表，但在早上醒來以后，花上幾分鐘來重溫自己昨天的工作進(jìn)度、今日的任務(wù)計劃，可以讓你更好地依據(jù)自我大目標(biāo)來校準(zhǔn)內(nèi)心的羅盤，從一天、一周甚至一年的背景來觀看這一天。

這種方法的意義在于，它可以很好地恢復(fù)洞察力，使你對自己所面臨的意外機(jī)遇或者意外挑戰(zhàn)做出更有意義的回應(yīng)。

●區(qū)別優(yōu)先順序

如果進(jìn)一步區(qū)別優(yōu)先順序?qū)μ嵘愕淖鍪滦视袔椭脑挘憧梢詾槊恳豁椚蝿?wù)賦予某種標(biāo)志，有些人愿意使用ABC，并依據(jù)重要性，給每個活動標(biāo)注上A、B、C，并總是先進(jìn)行A類任務(wù)，有些人喜歡用數(shù)字標(biāo)注，這需要個人對事情的優(yōu)先順序擁有更清晰的判斷。

不管你采用的是哪一種優(yōu)先順序的標(biāo)注方法，你應(yīng)該首先使用涂亮、畫圈或者加星號的方法來標(biāo)注出自己的最高優(yōu)先。這可能要求你在當(dāng)天安排的兩項重要任務(wù)之間做出選擇。即使當(dāng)天別的什么事情也沒有做，你依然會感覺滿意，因為你知道，自己已經(jīng)做了一項最重要的事情。

排定優(yōu)先順序時，關(guān)鍵是要記住，你的排序只包括了列入一天的事項，它并未考慮意外機(jī)遇或者意外挑戰(zhàn)的優(yōu)先順序，如果你已經(jīng)仔細(xì)考慮了自己的角色與目標(biāo)，那么，一天中什么活動最能反映你實現(xiàn)自我角色或目標(biāo)的努力，就是這一天中的要事。

●應(yīng)用某種形式的T型計劃

你可以在每天的任務(wù)計劃上運用“T型計劃”：在左側(cè)列出對時間敏感的活動，在右側(cè)列出可以在當(dāng)天任何時刻進(jìn)行的活動。通過將那些對時間敏感的活動與其他活動分割開來，你可以更有效地安排一天的工作，并依然對自己的重要承諾保持敏感。

那么，什么才是“對時間敏感”的活動？某項活動，若它的價值與當(dāng)天的特定時刻密切相關(guān)的話，便可以被視為是“對時間敏感”的活動。

 

比如，你原本在周四的早上10點與醫(yī)生會面，在10點時，這項活動就有很高的價值，你甚至可以為它推遲其他的任務(wù)。不過，這一任務(wù)在下午4點時就會變得一無所值。

 

通過剔除非必要任務(wù)的方式，你可以看到自己的時間的“最佳”利用。一旦情況有了變化，你可以暫時停下來，并與自己內(nèi)心的羅盤取得聯(lián)系，以確定如何才能更好地利用自己有限的時間與精力。

當(dāng)意外事件與計劃事件相比并沒有那么重要時，你就可以利用上述四條原則來堅持原訂計劃。當(dāng)意外事件比計劃事件更加重要時，上述四條原則將會讓你更加信心十足地適應(yīng)并做出變更，因為你非常清楚，你自己是在真正地按照事情的重要性而不是緊迫性在行事。