第一章 時(shí)間倍增首要法則：把力氣分配在對(duì)的事情上

你或許最近一直在抱怨自己的效率不再提升：將精力與時(shí)間過(guò)多地用在錯(cuò)誤的事情上而不自知，使你的效率受困于此階段。想要將自己的效率進(jìn)一步提升嗎？想要將1小時(shí)花出10小時(shí)的效果嗎？那你就要學(xué)會(huì)運(yùn)用時(shí)間倍增的首要法則了：運(yùn)用技巧，將力氣分配在對(duì)的事情上，你的時(shí)間才會(huì)變得寬裕起來(lái)。

1．記錄時(shí)間手賬，列出任務(wù)清單

大多數(shù)人不喜歡靜下心來(lái)好好地了解自己，畢竟，逃避不如意的現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們不合理的行為更容易。面對(duì)自己并客觀地制定自我時(shí)間的使用方式，這一任務(wù)看起來(lái)簡(jiǎn)單，其實(shí)需要巨大的勇氣。若你愿意花費(fèi)一周的時(shí)間來(lái)做這項(xiàng)工作，那么，你將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是一種對(duì)提升個(gè)人效能、乃至于整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效能積極有益的經(jīng)驗(yàn)。

下面的提示將更好地幫助你實(shí)現(xiàn)對(duì)自我時(shí)間的觀察、了解以及管理實(shí)踐。

●開(kāi)始記錄時(shí)間手賬

正如理財(cái)?shù)牡谝徊绞桥宄约旱腻X(qián)到底去了哪里一樣，時(shí)間管理的第一步是要弄清楚自己的時(shí)間都用來(lái)干什么了。在開(kāi)始記錄時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)時(shí)，你可以為自己準(zhǔn)備一個(gè)方格本子一支筆，隨身攜帶，并開(kāi)始讓自己展開(kāi)以下幾組記錄練習(xí)。

（1）認(rèn)真地回憶一下并記錄昨天你都做什么了，逐條記錄下來(lái)，并在前面寫(xiě)上標(biāo)號(hào)，后面標(biāo)注出做那件事情所花費(fèi)的時(shí)間。如某人在周六的時(shí)間記錄：

 

①上午去健身房，8點(diǎn)30從家出發(fā)，10點(diǎn)離開(kāi)，花費(fèi)時(shí)間：90分鐘；

②回家休息，接打電話若干，想收拾下東西卻未果；

③中午約好與友人吃飯，12點(diǎn)到餐廳，13點(diǎn)25離開(kāi)，花費(fèi)時(shí)間85分鐘；

……

 

（2）認(rèn)真地回憶并記錄前天你都做了什么，并逐條記錄下來(lái)；

（3）認(rèn)真地回憶并記錄大前天你都做了什么，并逐條記錄下來(lái)；

在你將記錄時(shí)間手賬形成了一種良好的習(xí)慣后，那么，其他良好的習(xí)慣便會(huì)自然而然、合情合理地出現(xiàn)。

值得一提的是，時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)的記錄方式有兩種：

◆全記錄

全記錄是將自己所有的時(shí)間都記錄下來(lái)，由于這一方法需要隨時(shí)記錄，因此在開(kāi)始時(shí)很難操作，而且，在進(jìn)行時(shí)間分析時(shí)，其數(shù)據(jù)未必都有用。但由于是連續(xù)的記錄，所以更能夠分析一整日的時(shí)間花銷(xiāo)比例，特別是針對(duì)不知道“到哪兒去了”的時(shí)間。這一方法適合于那些初期不清楚自己整日花銷(xiāo)、有一定空閑的人使用。

◆部分記錄

部分記錄只針對(duì)自己關(guān)心的那部分時(shí)間展開(kāi)。它專(zhuān)注于某一件或者某幾件事情的記錄，對(duì)于主要的事件可以記錄得更加細(xì)致，但無(wú)法分析其他時(shí)間都在做什么，因此此種方式更適合比較清楚自己全天時(shí)間花銷(xiāo)的人。

選擇記錄方式時(shí)，可以根據(jù)自我情況來(lái)進(jìn)行甄選。

●依據(jù)事件，展開(kāi)時(shí)間記錄

記錄時(shí)間手賬的重點(diǎn)不在于記錄時(shí)間，而是事件。有些人可能會(huì)給自己規(guī)定，每天花費(fèi)在某件事情上的時(shí)間只能有多少，這是在關(guān)注時(shí)間本身，但相比之下，關(guān)注事件卻會(huì)使時(shí)間記錄產(chǎn)生更多的效應(yīng)。

在記錄時(shí)間時(shí)，事件的大方向可以分為以下幾類(lèi)：

◆生活

睡眠（包括午休、小憩）、就餐（早中午餐）、人際交往（有需要可以單獨(dú)列）、與家人相處、洗漱（整理自己）、家務(wù)（整理周邊環(huán)境）、休息、休閑玩樂(lè)等；

◆職業(yè)

如果你有需要的話，還應(yīng)該再細(xì)分化，比如出差、會(huì)議、處理文件、自我提升等；

◆成長(zhǎng)

閱讀、運(yùn)動(dòng)、語(yǔ)言學(xué)習(xí)、自我管理等；

◆其他

偶發(fā)事件、浪費(fèi)的時(shí)間。

在一天過(guò)去后，將一天所花費(fèi)的時(shí)間依據(jù)記錄情況，依據(jù)分類(lèi)一一相加，便可得出自己在生活、職業(yè)等類(lèi)別上花費(fèi)的時(shí)間。值得一提的是，如果你使用的是帶有此功能的軟件的話，將會(huì)進(jìn)一步節(jié)約你的計(jì)算時(shí)間。

根據(jù)自我事件大分類(lèi)，將時(shí)間一一地進(jìn)行歸類(lèi)記錄，對(duì)下一步的分析時(shí)間走向大有幫助。

●分析時(shí)間走向

分析時(shí)間是展開(kāi)時(shí)間管理的必經(jīng)通道，不過(guò)，在你的時(shí)間數(shù)據(jù)未達(dá)到一定量的時(shí)候（至少你應(yīng)將時(shí)間記錄堅(jiān)持一周），就談不上分析時(shí)間走向。

按周進(jìn)行時(shí)間分析的好處源于我們的生活狀態(tài)：大部分人都是按周來(lái)循環(huán)生活的，學(xué)生的課程是按周循環(huán)，職場(chǎng)中人更是“5個(gè)工作日+2個(gè)休息日”的周循環(huán)；7天時(shí)間不長(zhǎng)也不短，平均下來(lái)的時(shí)間可以代表這周的普遍數(shù)據(jù)。

下圖是一個(gè)簡(jiǎn)單的時(shí)間分析表，若你使用帶有此功能的軟件的話，它可以自然顯示出來(lái)；若你使用的是文本記錄的話，將時(shí)間數(shù)據(jù)輸入excel便可得到這樣一個(gè)圖表。

時(shí)間管理的重點(diǎn)在于：你要掌握自己的時(shí)間走向，并縮減非必要任務(wù)，為重要的任務(wù)騰出時(shí)間來(lái)，統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)用時(shí)以及時(shí)間分布，便可對(duì)自己在一周內(nèi)的時(shí)間花費(fèi)有一個(gè)清晰的了解。

●制定自我時(shí)間預(yù)算

當(dāng)你了解了自我時(shí)間走向以后，你就可以在新的一周里開(kāi)始實(shí)施自我時(shí)間管理：在開(kāi)始一天的活動(dòng)以前，花費(fèi)15～30分鐘仔細(xì)地制作你當(dāng)天的時(shí)間預(yù)算往往是非常劃算的。制作預(yù)算最直接的方法就是制作一個(gè)列表，將你今天需要做的事情羅列出來(lái)。為了引起自己的重視，你可以將這些列表中的事情視為自己今天必須完成的任務(wù)。

下表是一位部門(mén)管理人員一天的任務(wù)列表。

將自己的任務(wù)一一羅列出來(lái)，并依據(jù)往日時(shí)間記錄的經(jīng)驗(yàn)，估算完成每一項(xiàng)任務(wù)到底要花費(fèi)多少時(shí)間。

制作一個(gè)列表，往往可以使你做起事情來(lái)更加井然有序，同時(shí)也能確保你更少地浪費(fèi)時(shí)間。

●為那些真正重要的事情創(chuàng)造時(shí)間

我們經(jīng)常將一些重要但不緊急的任務(wù)放在一邊，從不去想著改變。而在我們忙于處理一些緊急事務(wù)時(shí)卻往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，想要完成它們，會(huì)給自己帶來(lái)一定的壓力，以至于你無(wú)法思考其他的任務(wù)。當(dāng)你終于可以喘口氣，你很可能決定給自己留出時(shí)間來(lái)恢復(fù)。

如此一來(lái)，到下一次緊急任務(wù)大爆發(fā)以前的這段時(shí)間空隙，將會(huì)被那些不緊急、不重要的任務(wù)填滿。這種模式可以持續(xù)多年，而那些重要但不緊急的任務(wù)卻總是看起來(lái)馬上就要開(kāi)始了，但總是無(wú)法真正地進(jìn)入行動(dòng)階段。

這些重要任務(wù)包括了很多內(nèi)容：

 

◆制定自我目標(biāo)；

◆規(guī)劃自我、團(tuán)隊(duì)或部門(mén)未來(lái)；

◆尋找志同道合的朋友或伴侶；

◆學(xué)習(xí)新的工作技能；

◆改善飲食習(xí)慣；

◆開(kāi)始新的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目；

◆戒掉一項(xiàng)已經(jīng)成癮的壞習(xí)慣；

……

 

從表面上來(lái)看，它們都有共同的特點(diǎn)：在短期內(nèi)并不會(huì)產(chǎn)生那么多好處，但持續(xù)跟進(jìn)卻會(huì)在未來(lái)帶來(lái)巨大的改變。

因此，你應(yīng)該從現(xiàn)在開(kāi)始，讓自己擺脫忙個(gè)不停、但生活卻沒(méi)有什么大改變的情況：找出那些生活中真正重要卻被拖延的任務(wù)，走出為處理緊急任務(wù)而忙得焦頭爛額以至于忽略重要任務(wù)的時(shí)間管理怪圈。