給無法完全掌控的事一些“預(yù)留時(shí)間”

火車、飛機(jī)、公共汽車、輪船等依時(shí)刻表運(yùn)行，但依然會有意外事件發(fā)生。同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以為意外事件留時(shí)間很明智。某百貨公司的經(jīng)理，提前計(jì)劃在下個(gè)星期一舉行大減價(jià)活動(dòng)，不幸運(yùn)的是，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動(dòng)。當(dāng)天艷陽高照，是個(gè)很難得的好日子，結(jié)果星期一早晨，1/4的職員因陽光炙傷而請假，籌備已久的大減價(jià)活動(dòng)就此流產(chǎn)。這就是未預(yù)留處理意外事件的時(shí)間的一個(gè)例子。

即使是很有經(jīng)驗(yàn)的人，如果不給無法完全掌控的事一些預(yù)留時(shí)間，也難免陷入忙亂：

布朗老師有著11年工作經(jīng)驗(yàn)，在同事眼中一直是工作相對輕松的人，因?yàn)槊刻焖及岩龅墓ぷ髁_列下來，并根據(jù)輕重緩急作出處理。

但有一次，周五要開家長會，因?yàn)榧依锏囊恍┦虑椋恢钡叫瞧谒耐砩喜祭世蠋煻紱]有準(zhǔn)備好發(fā)言稿。當(dāng)時(shí)他并沒有著急，因?yàn)橹芪迳衔缢麤]有課，他想可以那時(shí)去完成。可是讓人意外的是，周五第一節(jié)課后兩個(gè)同學(xué)玩耍時(shí)，一個(gè)學(xué)生不慎摔掉半顆門牙，那可是個(gè)大事情！他一邊給雙方的家長打電話，一邊趕緊帶學(xué)生去醫(yī)院。沖水，洗牙，治療……

他在旁邊抓著孩子的手，告訴他別擔(dān)心，別害怕；快結(jié)束時(shí)，雙方家長相繼到來，又得跟他們一一交談，幫助協(xié)商處理事宜，安撫受傷方家長，在另一方家長面前極力強(qiáng)調(diào)互相理解，這樣處理結(jié)果才讓雙方都滿意。可等這一切都忙完后時(shí)間已經(jīng)是中午一點(diǎn)半。準(zhǔn)備發(fā)言稿只有1個(gè)多小時(shí)了。他很著急，又不能休息，幸虧之前他把需要講的事情羅列在那，只是沒有詳細(xì)的準(zhǔn)備。由于開家長會的經(jīng)驗(yàn)還算豐富，把安全問題詳細(xì)陳述后，會議還算成功。

如果布朗老師能在周五之前把稿子準(zhǔn)備好，為突發(fā)事情的處理預(yù)留好時(shí)間，那天他也不會那么忙亂！

一般來講，一個(gè)填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠?jì)劃表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個(gè)計(jì)劃都會“破碎”而無法執(zhí)行。所以在制定計(jì)劃時(shí)，必須給無法掌控的事情預(yù)留一些時(shí)間，做到充分部署，才能應(yīng)付自如。

聰明人有三個(gè)預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一，每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間；第二，努力使自己在不留余地又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些；第三，另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。

惠普公司的前任總裁格拉特把自己的時(shí)間劃分得清清楚楚：他花20%的時(shí)間和顧客溝通，35%的時(shí)間用在會議上，10%的時(shí)間在電話上，5%的時(shí)間看公司的文件，15%時(shí)間用在與公司沒有直接或間接關(guān)系但卻有利于公司的活動(dòng)上，例如預(yù)備業(yè)界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會。而重要的是，他每天都要留下一些空檔的時(shí)間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。

只要是成功人士，在談及時(shí)間管理時(shí)都會強(qiáng)調(diào)應(yīng)對突發(fā)事件的重要性，其中重要的就是之前我們就得預(yù)留時(shí)間來應(yīng)對我們意料之外的事情，每天的計(jì)劃都應(yīng)該有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。給無法完全掌控的事件預(yù)留時(shí)間不僅不會浪費(fèi)時(shí)間，反而會節(jié)省時(shí)間、提高效率。現(xiàn)實(shí)中許多人的日程安排得滿滿的，但是一天下來總是疲于應(yīng)付諸多的事件，回頭一看所謂的計(jì)劃再滿也都沒有實(shí)際執(zhí)行。

所以，不管做什么事情我們都要清楚，實(shí)際可能會比預(yù)期花更多時(shí)間。這就要求我們安排每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候都預(yù)留出一定的時(shí)間，從而能夠如期，至少是不會太晚完成任務(wù)。如果我們幸運(yùn)地沒有被打擾，順利完成了計(jì)劃，那我們就可以把剩余時(shí)間用來安排下一個(gè)任務(wù)。

制訂計(jì)劃不要太滿，要留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，使計(jì)劃有一定的機(jī)動(dòng)性。畢竟現(xiàn)實(shí)不會完美地和計(jì)劃完全一致，給計(jì)劃留有一定的余地，這樣完成計(jì)劃的可能性就會增加。

給無法完全掌控的事一些“預(yù)留時(shí)間”，是時(shí)間管理中的一門藝術(shù)，掌握了這門藝術(shù)，我們做起事情來才會更順利、更成功。