第一章 會議簡捷化運作規程

會議組織與安排是行政部門及工作人員的一項基本功，也是體現單位形象與服務水準的重點所在。會務工作融寫作、溝通、談判、接待、組織、動員、協調、管理于一體，具有很強的綜合性、時效性與嚴謹性，需要實干、巧干及埋頭苦干。會務工作也許無關大局但始終服務大局，也許不是中心但緊緊牽系中心，因為會議本身往往具有“一會定乾坤”的決定性作用，很多重大的決策都是在會議中制定、在會后加以貫徹落實的。可以說，一個地區或單位開會的效率及會后的執行效率，直接決定著其運行及發展的效率。

我們經常目睹各種各樣的會議活動：有的井井有條，無微不至；有的雜亂無章，鋪張浪費；有的會不對題，南轅北轍；有的泛泛而議，無果而終；有的安排“別出心裁”，卻讓人一頭霧水，“丈二和尚摸不著頭腦”；有的程序似是而非，模棱兩可，使得參會者無所適從；有的會場秩序失控，亂哄哄的像個茶館，引來“吐槽”一片；等等，不一而足。不同的組織理念、不同的策劃方案、不同的運行模式，常常導致迥然不同的會議效果，使身為“局內人”的工作人員有時也不免發出“成也會議，敗也會議”的種種感嘆。

當前，社會步入轉型期，改革進入深水區，面對黨和政府大幅裁減會議、壓縮會議經費的新任務、新要求，與時俱進地做好會議轉型與會務管理升級工作，辦好、辦實、辦精必不可少或不可不開的重要會議，就顯得非常有必要，也非常有現實意義。鑒此，筆者結合十幾年來策劃、操辦大型國際性會議與全國、全省性會議及相關活動的做法和經驗，通過系統地梳理、規范、簡化辦會運作流程，設計、制作、提供辦會運作模板，以發揮其控制會議開支、降低辦會成本、提高辦會成效、提升服務水平的功能作用，更好地推進會務組織工作的簡捷化、科學化發展。同時，筆者通過完整地展示與剖析有關會議的案例，對會前、會中、會后的各項工作進行實踐總結與理論提煉，以使讀者身臨其境地感受會務、思考會務、把脈會務，借鑒會務之不同運作思路、方式與技巧，以此使從事會議組織與活動策劃的機關、企事業單位的廣大一線工作人員有所啟示、有所幫助、有所提高、有所成就。

一、會前籌備

（一）會議總體方案制訂

會議方案一般由以下內容組成：會議名稱、背景（導入）、宗旨（指導思想）、議題（主題與專題）、議程（時間、地點、流程），組織機構（舉辦單位、大體分工），與會人員（規模、代表構成），經費預算（支出項目、來源）、宣傳安排（會前、會中、會后），會場布置、會議成果運用、會務進度安排、其他事項說明（主講嘉賓簡介、特邀領導介紹、會議場地要求等）。

（二）會務機構設置與人員配備

會議一般設會務領導小組，領導小組成員由會議舉辦單位領導掛名，便于進行動員、組織、協調和監督。下設若干會務工作小組，各工作小組的設置及分工根據會議的規模大小、規格高低、時間長短及內容安排來確定。通常500人以上的會議，可設秘書、聯絡、宣傳、保衛、內務、外勤、后勤服務等工作小組，每小組配備工作人員4～7名（工作人員的總數，一般可比照會議參會代表人數，并兼顧工作效率，按4%～7%的比例配置）;200～500人的會議，可設秘書（材料、宣傳），內務（報到、后勤服務），外勤（聯絡、接待、保衛）等工作小組，每小組配備工作人員3～9名（工作人員可按參會代表總數5%～8%的比例配置，代表人數遞增，工作人員的配備比例遞減）;50～200人的會議，可設秘書、會務兩個工作小組，每小組配備工作人員2～8名（工作人員總數可按參會代表人數6%～9%的比例配置，代表人數遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對飽和，組與組之間分工明晰、權責匹配、信息對稱、運轉同步、相互補位、無縫銜接。

（三）會務工作進度安排

為了有條不紊地推進工作，必須編制進度安排表，對所有會務工作進行規劃、統籌、部署，也便于領導掌握、控制和監督。

（1）會議前的3～4個月內（國際會議為會前的7～10個月內），制訂會議方案并報有關部門和領導審批。

（2）會議前的2～3個月內（國際會議為會前的6～9個月內），初定會議時間及地點，并發出征集會議發言、交流材料（或論文）的函。

（3）會議前的1個半月～2個月內（國際會議為會前的4～6個月內），邀請、聯系、明確出席會議的主講嘉賓。

（4）會議前的1個半月～2個月內（國際會議為會前的4～6個月內），確定會議主辦、承辦、協辦或支持單位，并按勤儉辦會的原則落實經費來源。

（5）會議前的1個半月～2個月內（國際會議為會前的4～6個月內），成立會議領導小組與各會務工作小組，并酌情召開新聞發布會（會議預告）及會議籌備工作動員會。

（6）會議前的1個月～1個半月內（國際會議為會前的3～5個月內），確定會議日期，并向有關領導發出出席會議的邀請函（請示）。

（7）會議前的20日～1個月內（國際會議為會前的1～2個月內），確定會議議程，并正式向有關單位和個人發出會議通知。

（8）會議前的10～15日內（國際會議為會前的15日～1個月內），落實出席會議的領導、嘉賓及新聞媒體記者，并制訂相應的接待方案及應急預案。

（9）會議前的4～7日內，匯編會議資料（可將發言稿、講義、論文集或參考材料等，刻錄成光盤），制作會議手冊（可另行制作記者采訪手冊），基本完成會議報到各項準備工作。

（10）會議前的1日內（國際會議為會前的1～2日內），接受與會代表報到，布置會場，并對會前所有工作查漏補缺。

（11）會議期間，會議領導小組與會務各工作小組各就各位，做好服務。

（12）會議后5～8日內，對會議進行總結（會議成果總結、會務工作總結），并形成會議總結材料，上報有關部門及領導。

（四）會議文書制作

做好會議所需文稿的起草、印制工作，是辦好會議的根本保證。

（1）邀請（酌情）聯合主辦、協辦或承辦會議的函。

（2）舉辦會議的請示（報領導及會議審批部門）、申請專項會議經費的請示（報財政部門）。

（3）會議運作方案（籌備工作方案）。

（4）征集會議發言材料（論文）的函、邀請主講嘉賓的函、邀請領導的函（請示、請柬）、邀請新聞媒體的函。

（5）會務分工表、進度表、工作人員通訊表。

（6）會議承辦說明書、食宿與場地安排協議書。

（7）會議有關情況介紹（會前新聞發布或預告使用）。

（8）會議通知、會議須知。

（9）議程安排、房間安排、乘車安排、考察活動安排。

（10）會議手冊（須知，議程，房間、乘車、參觀活動安排，與會代表、出席領導和嘉賓名單，工作人員聯系方式等）。

（11）會議發言材料（會議論文、交流、參閱材料）。

（12）會議質量評價材料（問卷調查表）。

（13）新聞通稿。

（14）記者采訪須知或采訪手冊。

（15）主持詞、點評詞。

（16）領導致辭、講話稿、祝酒詞。

（17）工作報告。

（18）主題演講稿。

（19）會議總結。

（五）會議標識設計

涉外會議等為辦出會議風格、品位，突出視覺效果，可提前設計、制作會議標識及會議用品標志。

（1）會議標志設計。

（2）會議背景效果圖及背景板制作。

（3）會議手冊、發言材料（論文集）封面與封底設計。

（4）會議歡迎牌、落地指示牌設計。

（5）會議出席證、工作人員證、記者證、停車證設計與制作。

（6）會議餐劵（代表、司機使用）制作。

（7）會議文件袋、資料袋設計與制作。

（六）會場布置與排位

會場布置是檢驗會務工作水平的重要一環。大型會議要求會場整體感覺熱烈、大方又不落俗套，能較好地反映會議的中心內容。小型會議則以簡樸為基調，突出主題即可。

（1）會場裝飾。大型會議主席臺后面可設置會議背景板，標明會徽、主題、舉辦單位（主辦、協辦、承辦、支持單位）及時間、地點；主席臺臺口可擺放花卉或綠色植物，不同的顏色代表不同的意思，紅色熱烈、黃色親切、綠色冷靜；會場四周，可視情懸掛橫幅或字畫，襯托莊嚴或輕松、典雅的會議氛圍。小型會議可一切從簡，懸掛主題橫幅或用電子顯示屏顯示會議名稱即可。

（2）設備布置。根據實際需要，妥善布置好屏幕、投影儀、照明、音響等設備。安放屏幕的位置、角度要合適，使演講者不用離開話筒便能看見屏幕，使主席臺上的嘉賓不用離開座位便能看見屏幕；投影儀的擺放要不影響與會人員觀看屏幕的視線，還要考慮其散發的熱氣不至于讓近旁的會議代表感到不適；照明燈光要適度，既能使與會代表看清屏幕上的畫面，又能使其方便做筆記；麥克風要逐個試音，主席臺上的麥克風一般一人一個（或講話者一人一個），無線麥克風要提前準備，以隨時隨地備用。

（3）會場擺設。為體現對參會嘉賓及代表的尊重，會場座位上通常放置寫著個人姓名的名牌（也有只寫單位名稱的臺簽）。大型會議的開幕式、閉幕式環節，通常設主席臺，主席臺一般設單數座位，以突出居中的重要領導或嘉賓（不發言的嘉賓一般不上主席臺就座）；會議中間環節，普遍不設主席臺，只設主持席和發言席。大會會場通常采用方型課桌式排列、布置；遇有分組討論時，分會場可布置為橢圓形（圓形）或回字形。會場無論何種擺位，應以整齊、緊湊為準則，有多少人參會就擺多少張桌椅，或少擺一些（一般都會有參會者臨時缺席），以免代表們習慣性地往后面坐，使會場顯得太松散，影響會議秩序。

（4）座次排列。大型會議主席臺無論人數多少，只按單主位排位的方法安排，即出席人數不論單數、雙數，排名第一位的領導同志的位置居中，排名第二位的領導同志在其左邊，排名第三位的領導同志在其右邊。會場區域的排位，一般按單位、部門或者地區、系統的類別來安排就座。它的具體依據，既可以是平時約定俗成的序列，也可以是單位、部門的漢字筆畫或拼音字母的前后順序。具體排位時，一般以面向主席臺為基準，從前往后進行豎排，或者是從左而右進行橫排。但如果需要按個人職級、身份來安排座次的，一般按前排高于后排、中央高于兩側、左側高于右側的規則排位，并在每個座位的左側放置雙面臺簽。對老、弱、病、殘代表，可酌情照顧，安排在便于進出走動的位置上。無論何種排位，在座次排定以后，應送會務領導小組負責同志審定。如果有人對座次問題提出異議，應報請領導考慮是否調整，有關工作人員不應擅自處理。

附圖

主席臺座次排列示意圖

1．主席臺人數為單數時的座次排列：

2．主席臺人數為雙數時的座次排列：

（七）會議接待

接待工作無小事，當好東道主，保質保量完成接待任務，是會議成功的關鍵所在。對擬出席會議的領導、嘉賓，通常先制訂接待預案。接待預案應包括接待對象信息（單位、姓名、職務、電話、聯系人及隨行人員）、往返航班或迎送時間、對口及配合接待單位、陪同領導及工作人員、接待車輛（車號、司機）、住房安排及引導、就餐安排及引導、考察活動安排及引導、攝像安排、行李提取及托運安排、登記手續預辦安排、接待總協調人等相關內容。副部級以上領導、德高望重的嘉賓（重量級外賓）要安排走貴賓通道，全程進行一對一的接待，并協助黨口、政府口的接待部門（外事部門）做好各項工作。有考察活動安排的，接待人員要先踩點，熟悉線路，明確在哪停車、在哪介紹、在哪上衛生間、在哪上車、由何人介紹情況、中間如何引導與銜接等。

（八）會議宣傳

會議宣傳是擴大會議影響、提升舉辦地（舉辦單位）形象的有效途徑，要重點做好此項工作。

（1）預熱宣傳。可通過網站、主流媒體等渠道，對外發布會議信息；或酌情舉辦新聞發布會，引起各方關注及領導重視。

（2）新聞報道。設計、制作宣傳手冊（含媒體采訪須知、背景資料、會議相關內容等）；組織主流媒體，對會議作多角度的跟蹤報道，刊發新聞稿或評論性消息。

（3）專版宣傳。引導媒體對主講嘉賓、發言代表或舉辦單位負責人等進行專訪，刊登訪談錄；或就相關專題作深入探討，形成系列性、焦點性文章。