環境思維：給自己一個高效能的環境

環境能夠深刻影響我們的思維，當你所處的環境雜亂無章，嘈雜零亂，想必這肯定會使你的思緒零亂，難以提升工作效率。因此需要你具有環境思維，打造高效能的辦公環境，這樣才能更好地做好工作規劃。

工作時，接過來的文件不知道被放在哪里，明明存過的檔案卻找不到，叫快遞前才發現對方名片不見了，搜集了一個月的資料卻因為沒有分類而不知從何讀起。無法妥善整理辦公環境，最后必定因產生混亂而錯誤叢生，使其成為效率殺手。因此辦公環境也必須規劃，才能更高效地工作。

就像電子計算器，沒有人會在熒幕上還有數字時，就按起數字鍵計算，一定會先歸零才開始使用。整理的意義是讓我們歸零，保持在隨時都能啟動的狀態。環境反映一個人的心境，辦公桌混亂的人很難說他是個清爽的工作者，更不用說如果工作環境臟亂還能把事情做好。收納或整理原本就是麻煩事，工作忙碌起來更是如此，不過整理其實是可以讓工作順利進展的好方法。整理容易讓人專注，而一旦開始整理與工作相關的資料與信息，感覺工作有所進展時就會產生干勁兒。但要注意的是在整理前務必先整頓心情，理清思緒，思考真正必要的東西是什么，整理并非僅僅是收納重點，更在于能否活用。無止境地追求收納的美感，需要使用時卻無法立刻拿出來，反而適得其反。

整理辦公實物環境

運用環境思維，打造整潔高效的辦公實物環境。辦公桌可以說是工作者的主戰場，只要下點功夫稍微整頓就能讓你效率倍增。整理辦公桌的重點有三個：

（1）常用的才放桌上。文具、電話等常用物品，須妥善放置在桌面上，慣用右手的工作者可將物品擺放在桌面右上方，以便隨時拿取。電話則可放在左前方，方便接電話時右手記錄留言。至于一些臨時性的用具，可先放在剩下的桌面空間，并依照重要性和緊急性擺放，越緊急且重要的越往桌面右下方集中，而越不緊急且不重要的，則往左上方放。最后所有的物品都該有其固定位置，才能在需要時馬上找到，讓工作更迅速利落。

（2）使用后歸位。許多人會將不常用的物品直接塞進抽屜，雖然當下看似節省時間卻不利于之后的尋找，因此最好依照自己的工作習慣將抽屜格分類，才可以高效地找到所需物品。

（3）整理文件術。丟滿零亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理的文件，會讓人有一種不知該從哪里著手才好的緊張感覺。要是把已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。所幸只要先切實做好分類，就能順利地進行工作。你可以先準備一個專門放文件的盒子，能讓送來的文件整齊地收納在盒子里，以免送件人隨意放置導致文件散亂甚至丟失。碰到要出差或放假時，可在最后上班日的下班前先在辦公桌上放一個盒子，請大家把文件放在這里。當然像公司內部公報之類的分發刊物或傳閱的資料等，也可以放進盒子里。這樣的話就避免桌面陷入被無數文件埋起來的狀態。此外建議使用透明材質制成的盒子，這樣即使將盒子疊在一起也可以一眼就判斷出里面是不是有文件。

如今，占用辦公桌上很大一部分空間的辦公用品就是電腦。電腦是一個辦公的好幫手，也可能成為效率的隱形殺手。浪費時間尋覓電腦檔案相信是許多人共有的困擾，不妨參考分類整理電腦檔案的方法。

（1）將資料分為暫時、固定、參考三大類。進行中的檔案置于暫時資料夾，完成后的資料移入固定資料夾，參考信息則收納于參考資料夾。

（2）透過兩次判斷歸類，先判斷檔案應該屬于哪個類別。

為避免讓電腦做太多不該做的事情而降低工作效率，需謹記四點原則：

（1）劃分公務與私務。許多人習慣在工作的時候分心處理私人事務，比如網上繳費、寫感謝卡等。這會影響你的專心程度，工作效率自然就高不起來了。要將這些與工作無關的事情挪到私人時間再處理。私人事務不占用工作時間，工作才不會占用私人時間。

（2）妥善管理電腦的桌面與檔案。雜亂無章的電腦桌面容易讓人眼花繚亂，因此一定要經常整理桌面移除非必要的文件，只留下使用頻率高的必要項目。此外檔案也應給予適當的命名，例如日期和重要說明，以方便排序和查看更新狀態，以及一眼便知道檔案內容。

（3）選擇較大的熒幕與鍵盤。電腦作業必須眼手合一，過小的熒幕會妨礙閱讀，過小的鍵盤則會限制打字速度，也容易按錯鍵，而必須來回修正。選用較大的熒幕與鍵盤可以避免這類無謂的時間耗損。

（4）善用快捷鍵。操作軟件時，若透過層層表單才能選到想要的功能很浪費時間，因此訓練自己熟悉一些快捷鍵，例如復制=Ctrl＋C、粘貼=Ctrl＋V等，可有效加快文本處理速度。

另外，即使你沒有主動搜索信息，它們仍會透過電子郵件等各種渠道入侵。一旦接收到常會不知不覺間閱讀起來或點開附件鏈接，這樣在不知不覺中就會浪費掉很多工作時間。要避免無用信息浪費時間，根本之策就是停止訂閱或拒絕接收。

整頓人際環境

除了要有整潔高效的辦公實物環境外，人際關系的調整也是相當關鍵的。運用下面的一些方法積極營造和諧的人際環境吧！

（1）專屬辦公空間。同部門的人全集中于一處，辦公桌排放在一起，彼此干擾又嘈雜的辦公室氣氛是造成員工無法專心工作的原因，因此讓每位員工擁有專屬辦公空間，在沒有人打擾安靜的環境下，工作效率將可得到大幅提高。至于主管的辦公桌則最好能集中于一處，因為比起員工，主管之間更需要密切的溝通。不過這個做法的前提是必須清楚劃分每位員工的職務，否則最終大家還是會為了討論事情而來回走動，失去設置隔間的意義。

（2）打破成見。有這樣一則寓言：馬戲團的大象被繩子拴在一個木樁上，路人好奇地問：“這么大的大象，這么小的木樁，它為什么不會掙脫逃跑呢？”馴象師回答道：“當大象小的時候就綁在這里，當時它沒力氣掙脫，后來它一直以為這個木樁是無法掙脫的?！苯M織最可怕的殺手是什么？就是同事隨便一開口就是錯，做什么或不做什么永遠都不夠好。就像那根馴象的木樁，不出三場會議任何新進同事一定立刻學會“多說會出事”的鐵律。每個人都害怕挨罵，誰敢在大事上拿“錢袋”開玩笑。因此需要打破成見的木樁，營造和諧交流的辦公環境，使大家能夠竭誠合作。