時間矩陣思維指的是依據(jù)緊迫的（urgent）與重要的（important）兩條軸線，將耗費時間的事務(wù)劃分為四類：急迫、重要的事情；不急迫、重要的事情；急迫、不重要的事情；不急迫、不重要的事情。透過事物的緊迫性和重要性決定自己的工作順序。急迫的事通常顯而易見，也可能有趣，讓人必須或想要立即處理，卻未必很重要；重要性則與目標(biāo)有關(guān)，凡是有價值、有利于實現(xiàn)個人目標(biāo)的事務(wù)，就是要務(wù)。不過，人們很容易將時間與心力投注在急迫的事情上，誤以為凡是緊迫性的事務(wù)，都是重要的，但其實懂得舍棄不重要的事，而專心于不急迫、重要的事情上，同時避免這樣的事情因為拖延而變成急迫、重要的事情，才是個人管理的真正意義。

關(guān)鍵少數(shù)分析法，又稱為80/20法則或ABC分析，是意大利經(jīng)濟學(xué)家帕列托在研究19世紀(jì)英國人的財富和收益模式時發(fā)現(xiàn)的，大部分財富流向少數(shù)人手里，即20%的人口，擁有約占80%的財富。帕列托的研究后來被廣泛用于各個領(lǐng)域。同理，如果將這個法則應(yīng)用到工作的分類與排序上，仍然適用。那么每個人的日常業(yè)務(wù)中，必定有特定幾項任務(wù)，會對結(jié)果或成敗造成關(guān)鍵性的影響或貢獻。找出這些關(guān)鍵任務(wù)，優(yōu)先執(zhí)行并且努力做到最好，就能用最省力的方式，獲取最高的成果。

因此，你需要有一定的勇氣，大膽選擇未來、著眼于機會（而非忙于解決問題），找出真正重要的事，將最珍貴的資源，投入于明日的機會。

合作思維：人非完人，我們都需要分工合作

無論是在工作中還是生活中，許多事不可能只憑借一己之力完成，這就需要具有合作思維，與他人合作，完成共同的工作目標(biāo)。因此當(dāng)你無力完成一項任務(wù)時，你就要轉(zhuǎn)換思維，以合作思維去規(guī)劃目標(biāo)，分配任務(wù)。

想透過各種方法提升工作效率的人，多半是想盡可能地延伸自己的極限，以在有限、固定的時間里，處理更多的事情。在工作規(guī)模不大和難度不高的情況下，這樣的想法和做法當(dāng)然可行，工作者只要拼一下，就能獨立完成任務(wù)。

然而，隨著活動或計劃的規(guī)模越來越大，或趕不及截止日期、碰上突發(fā)情況、有其他更重要的事要處理時，工作者就必須認(rèn)識到，擅長委托他人、拜托他人，也是擅長規(guī)劃的其中一個要素，因為單憑一己之力已不足以應(yīng)對所有工作，所以必須學(xué)習(xí)“仰賴他人的力量”。

為了推行規(guī)模較大的計劃，勢必需要借助多方面的知識和技能，如果持續(xù)僅靠自己的力量，自己的能力界限，就會直接成為計劃的界限。

將工作分?jǐn)偦蛭山o其他人，好處顯而易見。“單兵作戰(zhàn)”時，你必須完成一項工作之后，才能繼續(xù)展開另一項工作。借助他人或團隊的力量，則可以切換至“多軌并進”模式，同步展開多項任務(wù)，不但有助于縮短整個計劃或活動所需的時間，也能夠為個人爭取到更多的時間，以處理其他更重要、更困難、非你親為不可的工作。

你或許認(rèn)為，仰賴他人的力量不過就是請他人幫忙；尤其如果你是主管，不過就是把工作委派給下屬。但是要做好委派工作這件事，還有賴委派者心態(tài)上的調(diào)整，以及技巧面的學(xué)習(xí)。

就心態(tài)來說，首先有些人表面上說是“不好意思拜托他人”，其實骨子里是個事必躬親的完美主義者，連一個小細節(jié)也不肯放過。說得更明白一點就是不放心或不信任他人可以做得比自己做得更好，也害怕他人搶走了自己的風(fēng)頭與控制權(quán)。

但要知道許多杰出的工作者不一定本身能力很強，但他們都很清楚哪些事情是自己不會、不擅長的，應(yīng)該交給他人去做或者不得不委托他人去做。那些愿意為我們伸出援手的同事、主管并不是一堆沒有生命的石頭，建立和諧、彼此互助的人際關(guān)系永遠是提升工作效率的一大關(guān)鍵。

其次，有些人之所以不愿將工作授權(quán)給他人，是覺得與其花時間教人，干脆自己趁著這段教導(dǎo)訓(xùn)練的時間，把工作做完即可，以節(jié)省時間和精力，也不必在事后還要費心去糾正他人的錯誤。尤其是那些有能力的人常認(rèn)為什么都可以獨立完成，即使把部分工作委托給他人卻又像恨不得搶回來自己做一般。這里不對、那里有錯，連細微的事項都要一一指示。但如果什么事都攬在自己身上，最終只會讓效率低下，陷入工作永遠不會減少的惡性循環(huán)中。

實際上，越是優(yōu)秀的工作者越應(yīng)該善用溝通來取得協(xié)助。職場中的每個人都很忙，有效率地表達、聆聽等技巧，不但可以讓你保有自己的時間，也有助于節(jié)省對方的時間。

另外，他人或下屬有可能比你自己做得更好，工作也更優(yōu)異。因此在職場上信賴與托付是絕對必要的。找出自己關(guān)鍵的成功因素，然后有勇氣找出不該自己做的事，再運用溝通獲得協(xié)助，甚至委托其他人，就能專心致志于自己最擅長的領(lǐng)域。當(dāng)然也別忘了在專長領(lǐng)域內(nèi)替隊友補位，這不但是效率工作之道也是團隊的成功之道。

調(diào)整了完美主義或英雄主義的心態(tài)，開始愿意將工作授權(quán)、部署給他人之后，緊接著要學(xué)習(xí)的便是分配任務(wù)的技巧。同樣，一定也有很多人認(rèn)為，“叫人做事，不就是張一張嘴，有什么難的？”問題在于，有時候你以為只要把工作分派出去，等著驗收成果就可以了，但結(jié)果卻經(jīng)常事與愿違。將工作分?jǐn)偝鋈サ娜秉c就是：被交付任務(wù)的人如果遲延，將導(dǎo)致工作無法在期限內(nèi)完成；或者委托他人處理的工作成果，無法達到自己的預(yù)期。

但是即使遇到這樣的情況，千萬不要輕易地恢復(fù)“還是自己來吧”的心態(tài)，而是要轉(zhuǎn)而反省自己在委派工作時，真的說清楚、講明白了嗎？試想接受你委派工作的人，一定也有自己的工作規(guī)劃，所以你所指派的任務(wù)，難免會擾亂對方的工作順序。如果你希望自己委托他人的工作能盡速、確實地被完成，就要給予對方明確的指令及適當(dāng)?shù)钠谙蓿⒃谶^程中隨時監(jiān)督進程，以及提供必要的協(xié)助。別忘了，將工作分?jǐn)偦蛭山o他人，只是借助他人的力量完成你的工作，你還是工作品質(zhì)優(yōu)劣的最終負責(zé)人。

懂得運用身邊各種領(lǐng)域的專業(yè)人才，適時地對外求援，也是成為善于安排工作的人的重要方法。而既然是尋求他人協(xié)助，而且目的在于讓工作成果更好，或為自己節(jié)省時間，因此委托者不是將工作“倒”給他人，而要站在受托付者的立場設(shè)想，避開以下狀況，以免出現(xiàn)越幫越忙的窘境。

（1）頤指氣使：用“你只要照我指示的去做”的態(tài)度委托他人。

（2）缺乏通盤考慮：想到什么就下指示，交付的工作過于零碎或缺乏連貫性。

（3）未能充分授權(quán)：連一舉一動都嚴(yán)格地要求，或是未能提供充分的資源及權(quán)限。

（4）交代后不聞不問：說聲“拜托你了”之后，直到結(jié)果出來前才驗收是否符合預(yù)期。

（5）指令模糊：未能告知工作的目標(biāo)、目的，或重要性。

（6）時間緊迫：未能給予充分的時間。

風(fēng)險思維：預(yù)見那些可能遇到的困難，才不會手足無措

風(fēng)險思維指的是做任何事之前，都必須認(rèn)真思慮此事可能出現(xiàn)的意外、突發(fā)情況，提前預(yù)備解決方案以規(guī)避風(fēng)險。

假如你打算去野外旅行，在去之前你就應(yīng)該憑借風(fēng)險思維將可能遇到的問題想得盡量全面，以規(guī)避遇到的不應(yīng)有的風(fēng)險。例如你去的是叢林，最好準(zhǔn)備一些可以治療動物咬傷、蟄傷的藥物，以防止因中毒出現(xiàn)危險。此思維方法更應(yīng)運用于工作中，以規(guī)避工作風(fēng)險。

工作開始進行了，卻發(fā)現(xiàn)時間安排得太緊湊，由于客戶的臨時要求而必須重新來做；一開始與其他部門說好的資金和人力調(diào)度，沒想到對方因故無法履約，導(dǎo)致整個方案停滯不前……

意外，可以說是每個工作者最不愿碰到的最痛恨的事情；它讓進度受挫、使計劃無用，還會引發(fā)許多巨大的損失，例如痛失一張大訂單，或損及公司信譽。

然而，風(fēng)險真的是無法控制的嗎？事實上，我們可以通過一些方法，事先掌握風(fēng)險來源，進而設(shè)定相應(yīng)的預(yù)防對策。即使最后問題仍舊發(fā)生，也會因為已經(jīng)做好相關(guān)準(zhǔn)備，而能盡快排除障礙。

換言之，理清風(fēng)險并擬定解決方案，是工作規(guī)劃流程中不可缺少的一步。雖然我們不可能、也沒有必要事先避免每個問題的產(chǎn)生，不過秉持著有備無患的態(tài)度看待整個規(guī)劃，在針對可能會造成重大影響或容易產(chǎn)生問題的步驟，提前思考應(yīng)對方針，都能確保計劃的執(zhí)行更為順利。這時可從三個方向切入思考：目標(biāo)、時間、資源。

由于計劃跟隨目標(biāo)，因此一旦目標(biāo)變動，在這之前所付出的努力皆有可能前功盡棄；時間的長短，則會影響每個階段工作的銜接，所以應(yīng)深入探究時間因素帶來的影響；最后資源可再細分為人力、物力和財力三部件，任意一個部件脫節(jié)，都有可能導(dǎo)致工作有始無終。

除了從看得見的目標(biāo)、時間與資源等角度，去確認(rèn)可能會發(fā)生的突發(fā)情況之外，在管理風(fēng)險時的另一項重點就是挖掘并處理潛在危機。根據(jù)“1：29：300”法則，一件重大事故的發(fā)生，背后通常還隱藏著29件小事故和300件隱匿未知的潛在問題。因此，在分析可能的潛在問題時，我們可不斷地自問“為什么會發(fā)生這樣的事”的問題，不斷地追究隱藏的原因，以期及早思考出解決之策。除此之外，在工作進行的同時，最好也能經(jīng)常回頭檢視并確認(rèn)最初的工作計劃與當(dāng)前進度之間的落差，以有效避免重大失誤的產(chǎn)生。

但萬一已經(jīng)盡力防止問題發(fā)生，可問題還是發(fā)生了，這時該怎么辦？

當(dāng)務(wù)之急就是正確、完整、清晰地掌握現(xiàn)狀，并評估可能波及的層面。若在一知半解的狀態(tài)下，就貿(mào)然試圖解決問題，反而極有可能忽略某些重點，導(dǎo)致日后發(fā)生更嚴(yán)重的負面影響。

其次則是分析問題發(fā)生的原因。從前面提到的目標(biāo)、時間、資源這三個角度來思考危機的源頭，之后才能對癥下藥，擬定出解決方案。

最后，當(dāng)危機解除后，務(wù)必要與團隊成員將問題及對策，統(tǒng)一加以整理，化為共享的知識，之后若再次發(fā)生類似的危機便可有章、有例可循。找出應(yīng)對之策，對于工作效率的提升具有莫大的助益。

行程思維：制作行動日程并反思

進入制作行程表的階段，可以說是將工作者腦中對工作流程的想象、對未來的規(guī)劃，從幻想落實到現(xiàn)實的過程中最重要的步驟。因此需要你具備嚴(yán)格的時間意識及思維，努力做到精準(zhǔn)。

想做的事、計劃的事，無論構(gòu)思得多么完整、明確、具體，只要沒有決定從哪一天的幾點幾分開始做、沒有事先預(yù)定時間，都無法被執(zhí)行與兌現(xiàn)。

安排行程就像拼圖，必須將一個個工作任務(wù)，依序填入適當(dāng)?shù)目崭窭铮鶊D的樣貌才會完整與鮮明。因此，安排行程的首要步驟就是將工作任務(wù)統(tǒng)一化為數(shù)字：透過預(yù)估每個工作細項所需的時間，將任務(wù)變成一片片可被組合、拼湊的小拼圖。例如，將制作提案書化為“五天”、讀一本書化為“四小時”等，好讓之后的任務(wù)排序更輕松。

工作速度快的人，都是懂得估算時間的人，有些人容易低估工作所需的時間，以為用2小時就能做完6小時的工作，導(dǎo)致后續(xù)行程大亂，必須一改再改，浪費時間。反之，懂得估算時間的人，完全不需要修正行程表，就可以在預(yù)定時間內(nèi)完成工作，按部就班、從容應(yīng)對，做起事來效率自然很高。

此外，為了避免排定的時間表被突如其來的指令或臨時性任務(wù)打亂，在估算時間時，一定要為任務(wù)預(yù)留緩沖時間。一般來說，將自己預(yù)想的時間乘以1.3至1.5，是最保險的估算方式。就算最后提早做完，不僅可以利用剩余的時間加以完善，還能帶來提早完成的成就感，產(chǎn)生正向積極的循環(huán)。

最后，要對整個規(guī)劃進行反思，以找到規(guī)劃中的漏洞。各種事前沒預(yù)料到或難以掌握的變因，多少都會造成執(zhí)行計劃的結(jié)果不如預(yù)期。因此，工作規(guī)劃的最后一步，就是在事情結(jié)束后，針對整體過程進行評估，發(fā)現(xiàn)問題、找到對策，進而制定新的工作機制，以期讓未來的工作方式更臻完美。

在評估時，首先必須搜集與掌握問題點，找出執(zhí)行過程中所有的困擾、不平、不滿和期望。所謂“問題”，是指計劃與現(xiàn)實的落差，除了自我評估之外，更應(yīng)盡可能請他人提出看法，例如聽取上司或工作伙伴的意見、對顧客進行問卷調(diào)查等，才能避免主觀錯誤。

評估可從以下四個方面分析計劃的落實程度，以發(fā)掘問題所在：

（1）目標(biāo)：是否達成原定的目標(biāo)或目的？

（2）時間：是否按照原定的計劃日程表進行？

（3）資源調(diào)度：預(yù)算、人力是否足夠？

（4）計劃反思：有沒有發(fā)生任何預(yù)期外的問題？

接著再從各項具體的問題點中，分析現(xiàn)狀，鎖定主要原因。現(xiàn)狀乍看之下，常表現(xiàn)為瑣碎、毫無脈絡(luò)，因此多數(shù)人會犯下兩項錯誤：一是把焦點集中在“當(dāng)下如何應(yīng)對”，二是輕率地把原因歸咎為“人為疏忽”。

然而，每個問題的發(fā)生一定都有其結(jié)構(gòu)性的原因，唯有通過整理、歸納與分析，才能抓住問題發(fā)生的根本原因，從而對癥下藥，否則相同的問題以后一定會再度發(fā)生。

當(dāng)評估結(jié)束，歸納出所有的問題原因后，此時就要學(xué)習(xí)從失敗中汲取教訓(xùn)，建立一套新的工作流程，避免重蹈覆轍，這才是真正有效的改善之道。

為了預(yù)防錯誤再度發(fā)生而擬定對策時，工作者應(yīng)從以下三個層次進行思考：

（1）預(yù)防問題再度發(fā)生。

（2）建立可以發(fā)現(xiàn)錯誤的機制。

（3）擬定就算發(fā)生錯誤，也不會產(chǎn)生問題的對策。

至于在制定新的工作機制時，最重要的原則是絕對不可僅靠個人意志、干勁或做事方法，而應(yīng)從工作的系統(tǒng)面上做改變，才是具有實效性的對策。比如說，若想簡化文案作業(yè)，便應(yīng)構(gòu)思如何將文書設(shè)定成固定格式，或采用打鉤確認(rèn)的檢核表方式，才能達到一勞永逸。工作規(guī)劃不是一個線性過程，而是一種不斷循環(huán)的流程，唯有反復(fù)檢視計劃與實際的落差，找出問題發(fā)生的原因，作為下一次工作規(guī)劃時改善的依據(jù)，才能讓工作流程臻于完美。