信息思維：收集與整理信息，為高效奠定基礎

信息是思維的重要構件，大腦不可能憑空思考，一定會以現實事物為依據。信息的收集與整理，就是為思考、思維做的積極準備。擁有了這樣的思維，就能夠更迅速地完成精確思考，完成工作規劃。

在職場上，信息的收集與整理不只是一種技能更是一項競爭力。你未必能像某些博達之士那樣仿佛腦中已然建立起一座龐大的資料庫，總是能夠旁征博引，信手拈來無數的靈感與信息。但至少你要能夠知道怎么找到你所需要的信息，補足知識的缺口。

管理大師彼得·杜拉克在《21世紀的管理挑戰》一書中寫道：“對知識工作者尤其是經理人而言，信息已成為他們最重要的資源，是他們和同事組織之間的聯系橋梁。換句話說，因為信息能夠交流才能讓他們有效地工作。”

信息無所不在，浩瀚無涯。搜集的技巧都只是找到信息的渠道，更根本的問題在于你必須知道自己需要什么樣的信息，才能將資料整理成可以為工作所用的信息。

我們必須自問一下，我需要提供什么樣的信息給予我共事的人？以什么樣的形式？在多久的時間內？我自己需要什么樣的信息？從哪里可以得到？以什么樣的形式？在多長的時間內？在回答了這些問題之后，也就有了搜集信息的初步方向，也就可以善用信息搜集技巧及媒介，找到真正重要有用的信息。

信息的有效收集和整理，也同樣是工作規劃中的重要一環，它能夠為工作的順利進行做最堅實的鋪墊。

信息的收集

我們身處在信息爆炸的時代，據《紐約時報》的報道稱，2011年時全球一周所產出的信息量，比起18世紀一個人一生可能接觸到的信息量還要多，國際數據中心（IDC）則指出，自2011～2020年信息量還要再爆增44倍。

由此可見，工作者要從大量資料中找出有用的信息并且善于管理及應用，以轉換成有價值的知識的難度及復雜度，都將日益加大。若想在資料洪流中，迅速有系統地加以收集，更有效率地靈活運用信息，以下兩個原則或可有所助益：一、方向。有明確的方向，才能限制搜集的范圍，才不至于試圖網羅每一份資料。二、來源。無論是公正的媒體還是值得信賴的人脈，優質的信息來源都決定了信息的可信度和精致度，并可降低判斷失誤的幾率。

抱著“問題意識”篩選信息，產出你的獨門知識。大部分人所接觸到的信息量都沒有達到洪水的地步。我們透過五感所獲得的信息，例如一分鐘能讀幾個字，每天能和幾個人見面談話等，都相當有限，因此必須盡可能增加獲取信息的機會。而最方便的技巧就是時常抱著問題意識。問題意識等于在頭腦中制作收納箱，就像把文件整理到檔案夾里，必須在大腦里開啟各種收納箱，才會將獲取的信息按照標簽放進去，一旦腦中的箱子充實，信息之間彼此結合或者箱子里的信息多到要滿出來的時候，我們就會察覺應該是有什么新事情發生了，就能夠對工作有所助益了。

最后要注意的是，不管網絡上、書報雜志里有多少信息，永遠都別忘了留意外面的世界，親近市場。人際網絡也是咨詢的重要來源之一，如客戶、良師、益友永遠都能夠為你帶來最寶貴的信息。如果找對人取得專業權威，獲得可信資料的幾率自然大大增加。我們所需要結識的就是，在遇到關鍵性問題或決策時，一句話就能幫我們解決困難的朋友。建立能提供優質信息的人脈是十分重要的。

信息的整理

在日常生活中，透過紙本（包括報紙、雜志、書籍等）傳遞的內容仍是搜集資料的重要來源。因此如何迅速地吸收、理解、分析、整理紙本資料，以內化為個人成長的知識也是一種不可或缺的技能。在網絡時代我們理應讓更快速、更方便的搜索技術為我們服務，協助我們取得兼具廣度與深度的優質信息，進而提升工作效率。

然而我們卻面臨著持續信息過剩的問題。這里的信息過剩并不是因你過多閱讀造成的，而是輸入信息的過剩，如果所有的信息都涌入大腦，那么人們就很難清晰地思考。這個習慣有三個弊端：

（1）消極信息會使你陷入消極之中，從而影響你的所思、所想、所為。

（2）你會急于知曉當前正在發生的諸多事情，但當前的事情，又是如此之多，你不可能知曉所有事情。你的生活也會因此充滿壓力。

（3）信息過多，會使你很難做出決定并采取行動。最終忙碌于一些并不重要的事情，一事無成。

還面臨著另外一個問題：漫無目的地搜尋資料或是固定只使用某些資料來源，形同局限自己的視野，徒有大筆資料卻未經整理吸收，可以說完全派不上用場，導致你工作情緒大受影響，工作效率自然很低。

何不試著養成信息搜集與整理的好習慣，如此你將不只是最靈通的情報達人，也將是最有效率的“工作達人”。

杜拉克說：“資料如果不加以組織整理，再多的信息仍然不過是毫無意義的一堆資料。”首先要清楚，整理不等于收拾，也不等于整頓。收拾、整頓只在乎排列整不整齊，不保證能找到檔案。而整理的意義則是基于“能夠再次取用”的前提下，進行集中、歸檔、分類、丟棄等舉措。

而整理當然不僅是指把資料分門別類放在固定位置，而是必須建立起一套原則或架構以隨時能夠取用這些信息。誠如杜拉克所說：“經理人必須學習兩件事：一、如何清除與所需信息無關的資料以及如何組織、分析與解釋資料；二、如何將信息轉化為行動，畢竟搜集信息的目的不是為了充實知識而是為了采取正確的行動。”

建議每個人在工作之余，將自己帶著“問題意識”觀察到的從各方搜集來的信息用自己的言語表達出來。把自己理解的東西整理為語言，并傳達給他人往往會覺得很困難，但這是比什么都重要的學習的基礎。以下是信息整理的方法概述：

（1）先要有方向和思緒。面對大量信息，抽絲剝繭從中汲取最精華的部分，以提升個人工作的品質。我們最需要的信息大致可歸納為工作相關、興趣相關及一般常識等三類。

一般常識，如國內外政經新聞、花邊新聞、體育新聞等，雖不見得會提升個人知識水平，但是能夠掌握當前的趨勢動態，同樣是對現代工作者基本的要求。

即使已確定方向，面對不斷涌現的龐雜的信息我們還需要進階的篩選、整理、消化，最終才能得出有品質可應用的信息。信息必須經過層層轉化才能轉變為知識。舉例來說，大部分的新聞報道多傳達事實而不說明這個事實存在什么樣的意義，所以屬于信息的最初層次。

（2）丟棄無用的信息，為有用的信息制作索引。存放在辦公室的剪報、雜志等紙本文件不整理就會堆積，隨著時間流逝沒用的信息會越來越多。

占據的不僅是空間，還包括找東西耗費的時間，因此所謂的整理就是將沒用的信息丟棄以騰出更多空間，再將有用的信息保留并制作索引，索引也要以運用便利為原則，這樣信息才容易取得。