商務拜訪禮儀

商務拜訪是職場中工作中很重要的內容，掌握商務拜訪的禮儀，對待不同的客戶，靈活運用，能增加你的拜訪成功率。

1.拜訪前的準備

為了做一個有禮且受歡迎的客人，必須做好拜訪前的準備工作。要做到“知己知彼，拜訪有禮”。

“知己”體現為下列兩點。

首先，弄清拜訪是屬于哪種性質的拜訪，然后可以準備相應的工作。如果是商業性的拜訪，應事先將相應的資料準備好，將自己的目的、要談及的事情整理清楚，這樣就不會倉促面談，讓自己無功而返。充分的準備是尊重對方和對自己工作負責任的表現，是禮儀的主要方面。

其次，注意著裝和個人形象問題。因為你的形象就代表了公司形象。如果客戶對你產生了美好的第一印象，那么這次拜訪就等于成功了一半。拜訪之前，衣著方面除了注意清潔、舒適之外，還須了解自己及你所拜訪對象的身份，根據身份因地制宜選擇著裝。

“知彼”就是拜訪之前要先了解對方的情況，例如對方的性格、教育背景、生活水準、興趣愛好、社交范圍和習慣嗜好以及和他要好的朋友的姓名等，還要了解對方目前得意或苦惱的事情，如喬遷新居、結婚、喜得貴子、子女考上大學或者工作緊張、經濟緊張、充滿壓力、失眠、身體欠佳等?？傊?，了解得越多，就越容易確定與對方談話的最佳方式。還要努力掌握活動資料、公司資料、同行業資料，這有助于安排談話內容的順序。因為一旦你有了充分的準備，在拜訪的時候，就會駕輕就熟，成功地達到預期的拜訪目的。

另外，欲達到目的，還須將“正確無誤的稱謂”列入事前對對方背景資料的搜集情報之中。如果你要與商業客戶會面，卻不知道他正確的稱呼，便可先打電話請教其秘書，對方必然會很樂意地告訴你。當你們見面時，合適的稱呼將能為你贏得良好的第一印象。

2.拜訪時的禮儀

到達被訪人所在地時，應在接待人員的引領下在被訪對象的辦公室外等候。進門前，一定要用手輕輕敲門，進屋后應待主人安排指點后坐下。后來的客人到達時，先到的客人應該站起來，等待介紹。

拜訪時應彬彬有禮，注意一般交往細節，主人不讓座不能隨便坐下。如果主人是年長者或上級，主人不坐，自己不能先坐。主人讓座之后，要口稱“謝謝”，然后采用規矩的禮儀坐姿坐下。主人遞上煙茶要雙手接過并表示謝意。如果主人沒有吸煙的習慣，要克制自己的煙癮，盡量不吸，以示對主人習慣的尊重。主人獻上果品，要等年長者或其他客人動手后，自己再取用。

起身告辭時，要向主人表示“打擾”之歉意。出門后，回身主動伸手與主人握別，說“請留步”。待主人留步后，走幾步，再回首揮手致意說“再見”。

3.拜訪中的交談技巧

（1）準確的稱呼。要用真誠的心態與客戶見面。當你打開客戶的大門拜訪客戶時，要準確地稱呼對方，進行自我介紹并表示感謝。向客戶及時表示感謝，這樣能給客戶留下客氣、禮貌的形象，這樣更能贏得客戶的好感。

（2）開場白、寒暄，表明拜訪來意。開場白要盡量創造良好的第一印象。客戶會帶你進入合適的訪談場所，期間相互交換名片，你可以拿出筆記本、公司相關資料等文件做訪談前的準備。此間，你要迅速提出寒暄的話題，營造比較融洽、輕松的會談氛圍。寒暄的內容五花八門，此時寒暄的重點是迎合客戶的興趣和愛好，讓客戶進入角色，使對方對你產生好感，寒暄的目的是營造氣氛，讓客戶接受你，只要目的達到了，下一步工作也就好開展了。

（3）陳述、介紹、詢問和傾聽。通過交談讓客戶了解自己的公司及產品和服務，要在交談中了解客戶的現狀和需求，尤其要詢問客戶目前的現狀和潛在需求，此時要避免客戶的抵觸情緒，想辦法滿足客戶特定的利益。陳述時要注意：答話及時，不要太快，力求輕松、自然。多用日常用語，少用專用名詞。陳述時還要注意內容簡單扼要，表達清晰易懂。陳述時切記不要夸夸其談或過分賣弄文采，否則遭客戶反感。

（4）總結拜訪目的。當你介紹了自己公司的情況，也了解了客戶的現狀和問題后，要主動對拜訪結果進行總結并與客戶進行確認，總結主要圍繞潛在需求進行。

（5）道別，安排下次會見的相關事宜。與客戶約定下次訪談的時間是獲得與客戶進一步合作的承諾，此時要避免模糊的時間，要確定具體的時間，只有確定了進一步訪談的具體時間，才算真正獲得了客戶的承諾。

（6）拜訪過程中要以客戶為中心。俗話說的“圍著客戶轉”，讓客戶滿意是我們的宗旨。在拜訪過程中，你要善于引導和控制客戶的情緒并做到聲色不露。在交流過程中不要與客戶爭辯，哪怕客戶的觀點是錯誤的，要千萬記住，如果你辯輸了，那你就輸了；而即使你爭辯贏了，你還是輸了。

4.電話商務拜訪的禮儀

（1）打電話前，準備好下列訊息。

①潛在客戶的姓名、職稱以及企業名稱和營業性質。

②想好打電話給潛在客戶的理由。

③準備好要說的內容。

④想好潛在客戶可能會提出的問題。

⑤想好如何應付客戶的拒絕。

（2）打電話的聲音要悅耳熱情。在電話拜訪時，對方看不見你的表情及態度，但可從你的聲音作出第一印象的判斷。所以，保持愉快的心情才能有悅耳的音調，同時也可使對方減低排斥感，如此便能做到拉近關系的第一步。

（3）電話拜訪時的注意事項。

①在一周的開始，通常周一公司都會很忙，且上班族最不喜歡的也是這一天，所以不要太早做電話拜訪，才不會花許多時間卻得不到理想的效果。

②依據行業的不同調整電話拜訪的時間。

③在電話拜訪時應對此行業有初步的認知：何時忙，何時可電話拜訪。

④若已知對方的職稱，則應直接稱呼對方職稱，這會使對方有被重視感。

⑤訪問結束時，應表達感謝之意。并說聲“對不起，耽誤您不少時間”。

（4）如何開口說第一句話。

常會遇到的狀況如下：

①總機不愿轉接。先說聲謝謝并掛掉電話，等別的拜訪計劃完成一次以后再重新打，有可能當時總機正在忙或心情不好。

②對方表示已有專人負責，故不愿轉接。婉轉詢問對方狀況，并判斷是否另找時間再度電話拜訪。

③對方表示無專人負責。將對方基本資料詢問完整，以便日后再度電話拜訪。

④專人不在。請對方告知負責人的全名及職稱，通常何時會在。

⑤撥不通或無人接應。通過查詢臺（如114）查詢對方電話是否有誤或存在故障。

（5）電話拜訪結束后要整理一份完整的客戶資料卡。

①應保持客戶資料卡書寫工整，以免增加自己無謂的困擾。

②將訪談重點摘錄出來。

③填完客戶資料卡后應加注電話拜訪日期及拜訪人員姓名。

④詢問對方主要銷售或制造的產品及行業類別。

⑤若有可能則進一步詢問對方公司的狀況、產品的需求及對其他配合廠商的印象。

商務接待禮儀

隨著經濟的快速發展，商務往來的頻率也逐漸加快了。商務接待工作也越來越重要。商務接待分為兩個階段，每個階段都有不同的禮儀要求。

1.準備階段

接到來客通知后，首先，要了解來客人數、工作單位、級別、性別、姓名和職業等。其次，要了解客人來訪的目的、要求，以方便制定接待方案。方案內容大致包括以下幾點：

第一，按照客人的基本情況，決定接待人員的分組，詳細地列出陪同人員及迎送人員名單。

第二，準備好即將啟用的交通工具，預算支出費用。

第三，制定出接待過程中的活動方式及日程安排。接待方案制定好以后，報送企業領導審批。

在客人到來之前，按照客人的習慣、興趣愛好安排食宿。以交通便利、吃住方便為原則，制定具體的安排計劃。值得注意的是，為客人準備的住宿環境必須整潔、安靜。

2.正式接待階段

（1）迎接客人。要按照客人身份、職務等級的不同安排相應的人士迎接，級別較高、身份較高的客人，企業有關領導應該親自迎接，對于一般客人，可以由部門經理或總經理秘書代為迎接。

在迎接客人時，一般情況下，服務人員在工作崗位上均應站立迎客。即使是允許就座，當顧客光臨時，亦應起身相迎。而站立迎客時，最重要的是注意站立到位，即服務人員主動站立于不但可以照看本人負責的服務區域，而且易于觀察顧客、拉近顧客與顧客距離的位置。實行柜臺服務時，有所謂“一人站中間，兩人站兩邊，三人站一線”之說。意思是，一個柜臺，如果只有一名服務人員應站在柜臺中間；兩名服務人員應分別站立于柜臺兩側；三名或三名以上服務人員則應間距相同地站成一條直線。而實行無柜臺服務時，服務人員大都應當在門口附近站立。在站立迎客時，服務人員一般應面向顧客或是顧客來臨的方向。不允許其四處走動巡視，忙于私事或者扎堆閑聊。

（2）安頓客人?？腿说诌_后，不宜立即談公事，一路奔波自然已顯疲憊，此時談公事未免有些不敬。最好先將其安頓在待客廳或會議室休息，并端上茶水或飲料等，然后告訴客人就餐地點、時間，并將自己的聯系方式留下，以便及時聯絡，而后轉身離開，給客人留下充足的休息時間和空間。

（3）組織活動。客人食宿問題解決以后，應該按照接待方案組織客人參與一系列活動，如商務洽談、參觀游覽等?？腿嗽谏虅涨⒄?、游覽等活動中所提出的意見必須及時向有關領導反饋，盡可能滿足客人需求。活動結束后，安排一定的時間讓有關領導和客人見面，以示對客人的尊敬。倘若整個活動的過程中，客人都沒有見到公司領導，必然會對公司產生看法，影響公司的整體形象。

如果客人有意要走，則應按照客人的要求，為其安排返程時間，盡快為其預訂機票、車船票，安排專門人員和車輛為客人送行。

在接待禮儀中，下面幾個細節需要注意。

（1）握手。在接待過程中，工作人員可能會與客人握手，在握手時需要掌握正確的握手禮儀：

第一，握手時要用右手，力度要適中，太輕給人以輕視之感，太重，也不好。在握手時間的把握上，以2～3秒鐘為宜。

第二，被介紹之后，最好不要立即主動伸手。年輕者、職務低者被介紹給年長者、職務高者時，應根據年長者、職務高者的反應行事，即當年長者、職務高者用點頭致意代替握手時，年輕者、職務低者也應隨之點頭致意。和年輕女性或異國女性握手，一般男士不要先伸手。男士與女士握手時，一般只宜輕輕握女士手指部位。

第三，握手時，年輕者對年長者、職務低者對職務高者都應稍稍欠身相握。有時為表示特別尊敬，可用雙手迎握。男士握手時應脫帽，切忌戴著手套握手。

第四，握手時雙目應注視對方，微笑致意或問好，多人同時握手時應按順序行，切忌交叉握手。

第五，在任何情況下，拒絕對方主動要求握手的舉動都是無禮的，但手上有水或不干凈時，應謝絕握手，同時必須解釋并致歉。

（2）引導。

第一，在走廊引導時，工作人員要走在客人前面。接待工作人員要在客人二三步之前。

第二，在樓梯引導客人上樓時，應讓客人走在前面，工作人員走在后面，若是下樓時，應該由接待工作人員走在前面，客人走在后面。同時要讓客人走樓梯的內側，主人走樓梯的外側。

第三，引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鍵鈕，讓客人先走出電梯。

第三，客人走入客廳后，接待工作人員用手指示，請客人坐下。客人坐下后，行點頭禮，然后離開。

商務接待是人們交往的重要組成部分，由此引申出接待禮儀。掌握了上述一些商務接待禮儀，就相當于拿到了商務接待的綠色通行證，在接待過程中自然游刃有余。

商務洽談會的禮儀

在日常的商務活動中，商務洽談會十分常見，掌握洽談會的禮儀可以讓洽談會更加順利，雙方意見更快地達成一致。在洽談會期間，應該注意以下一些禮儀。

1.與會人員的儀表

在著裝方面，本著正式的原則，男士要穿西裝，打領帶，皮鞋以黑色為最佳。襪子的顏色也最好選擇深色的，切忌穿白襪子。對于女士而言，職業套裝是最好的選擇，皮鞋的鞋跟不要太高，鞋跟過高是不自信的表現。

儀容方面，要注意面部清潔，不要蓬頭垢面。在參加洽談會時，要保持口氣清新，在此之前不要吃有刺激性氣味的食物。男士要剃須，女士可以化淡妝，但是不要使用氣味過濃的香水。

2.洽談會的座次禮儀

按照慣例，應該讓客方坐在上座。當然在具體的洽談會中，根據實際情況，座次也會有所變通。在洽談會上，如果使用長條桌子，則主賓分別坐在桌子的兩側。如果桌子在會議室內橫放，則正對著門口的一側為上座，應該讓客方坐，另一側為主方坐。如果桌子在會議室內豎放，桌子的右側為上座，應該請客方坐。如果使用圓桌，就沒有這種劃分了。

在就座時，主方和客方的與會人員要盡量同時到場，同時就座。主方和客方的主談人員在就座時也要注意，應在自己的一方居中而坐，其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就座。

3.洽談時的禮儀

（1）在洽談的過程中要表現出誠意。

想要在洽談的過程中表現出自己的誠意，需要做出很多的努力，除了在條件方面讓步外，在言談舉止方面也要彬彬有禮。

在洽談的過程中，即使對方提出了過分的要求，甚至洽談會已經無法繼續進行下去了，也不要表現出憤怒的神情來，更不要攥緊拳頭或者使勁敲打桌椅，這些都是表示氣憤的信號。在這種情況下，你始終要面帶微笑，用語也要文明禮貌。在洽談會上，要讓對方感到自始至終你對他都不失真誠，從而進一步感化對方，消除對方的敵對心理，同時你也會贏得對方的尊重，進而爭取洽談會能夠取得圓滿的成功。

（2）洽談的過程中要求同存異。

洽談的過程也是協商的過程，需要洽談的雙方平心靜氣，在雙方提出各自的條件以后，開始不斷地“討價還價”，“討價還價”的過程也是雙方妥協的過程，這就需要雙方各自做出讓步。這種讓步只要是在公平合理的基礎上，又不會給自己帶來特別大的損失，應該都是可以接受的。

有經驗的洽談人士都知道，所謂洽談，就是一連串的要求和一個又一個的妥協。只要洽談的雙方都同意坐下來協商，那么在洽談的過程中，雙方的條件就不會一成不變，否則就失去了洽談的意義，還會浪費洽談雙方的時間。

（3）要按原則辦事。

在洽談的過程中，洽談雙方無論認識與否，都要堅持按原則辦事。

利益是雙方洽談的核心，在洽談的過程中，雙方都想得到更多的利益。在涉及國家的利益時，一定要注意，切不可為了自己的利益而摒棄國家的利益，在國家利益面前，你的一切利益都是小利益。否則，棄國家利益于不顧，最終也會受到法律的制裁。

（4）堅持互利互惠。

在洽談的過程中，只有堅持互惠互利的原則，雙方才會實現利益均衡。商務人員在參加洽談會時，在考慮自己的利益的同時，也要替對方想一想，自己所獲的利益，不應當建立在有害于對手或伙伴的基礎上，應當對彼此都有利。這樣洽談會才會更容易獲得成功?；セ莼ダ巧探绲囊粭l準則，在這個準則的基礎上，商業伙伴之間才既有競爭又有合作，最終實現共贏。

總之，商界人士要想在商務洽談之中盡可能地獲得更多的利益，就要掌握靈活的洽談技巧和洽談禮儀，讓自己在洽談的過程中把握話語權，從而輕松贏得洽談會上的成功。

工作會議的禮儀

工作會議是指工作單位的領導人，將員工組織起來，就某些專門問題進行研究、討論，必要時做出決定的一種社會活動形式。不論企業單位還是事業單位，召開工作會議都是十分平常的事。因此，作為一名工作人員必須掌握會議的相關禮儀。

1.會前禮儀

無論何種會議，會前準備工作都很重要，一般包括如下幾個方面。

（1）擬定工作會議主題。在舉行工作會議之前，作為領導必須先確定好會議主題，包括會議名稱。主題確定后，作為負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，策劃會議的規模、時間、議程等事項。注意分工要明確，將任務具體分配到各個人身上。

（2）擬發通知。會議舉行之前，負責籌備會議的工作人員要提前通知各參會者，如果需要邀請兄弟單位的相關領導或嘉賓，還需要以正規的形式向其發出邀請函，并派專人送達。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內容。擬發會議通知時應注意以下兩個方面。

第一，通知內容具體、詳細。工作會議通知內容一般包括：標題、主題、會議時間、出席對象、報到時間、報到地點等七個要點。會議時間一般不應選擇在重大節日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應寫明閉會時間。擬寫通知時，應保證其完整性和規范性。

第二，把握好送達時間。會議通知擬寫好以后，需要及時通知參會者，不得拖延時間，以免出現缺席現象。所以，發會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準備。根據會議的內容和參加者的地點，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關住宿和差旅費等問題都應一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

（3）準備好文件材料。會議文件材料應該在會議舉行前準備好，單位相關領導人對文件材料的擬定應仔細斟酌。主要包括會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。需要在會前下發的文件，及時發放給參會者。

（4）常規性準備。工作會議召開之前，具體細節問題不能忽視，如布置會場、會議用品的采購等。

第一，布置會場。首先要選擇好會議召開的場地。會場的大小，要根據會議內容和參加的人數而定。會場的布置也要和會議的內容相稱。在一些大型會議的廣場或門口還應該張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應在附近安設路標以作指引。將會議所需的桌椅擺放整齊，所需用品準備齊全，如空調、通風設備、錄音、攝像機等。注意提前調試好會議所需用品，以免會議召開后出現麻煩。會標因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方，兩列或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標語。座位的安排應根據會議的類型，選擇圓形會場排列或長方形、正方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設方面，應根據會議類型擺設，烘托會議氣氛。例如：座談會、協商會應體現和諧、平等的氣氛，慶祝會應布置得喜氣洋洋。會場布置應注意顏色的心理效果和花草、盆景的擺設。

此外，還要正確安排主席臺的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側，左座高于右座。凡屬重要會議，應先在主席臺每位就座者身前的桌子上，擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法：一是按指定區域統一就座；二是自由就座。

第二，采購會議用品。會議召開期間少不了筆、墨、紙張、名片、文件夾、飲料和聲像用具等，這些會議必需品在召開前都應該準備齊全。此外，還要根據會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，提前做相應的準備。

2.會議期間的禮儀規范

負責會議具體工作的相關人員，在會議召開期間要做好下列工作。

（1）迎賓。如果單位召開的會議比較正規，在舉行會議期間，需要安排迎賓人員，在會場內外負責迎送、引導、陪同參會人員。重點照顧單位邀請的貴賓及老、弱、病、殘、孕者。對參會人員的要求，要盡可能地滿足，力求做到有求必應。

（2）簽到。目前公司簽到的方式一般有三種情況：一是簽名報到；二是刷卡報到；三是交券報到。會議召開期間，負責此項工作的工作人員，應做好本職工作，并及時向有關領導匯報。以便掌握到會人數，維護會場紀律。

（3）安排飲食。如果會議歷時較長，會議中間應為參會者準備好工作餐，同時，提供衛生可口的飲料。飲料選擇以便捷、衛生為主，最好不要選擇頻頻續水的飲料。對于外地來賓，還應為其準備好住宿的地方，一般選在交通方便、清靜、整潔的位置。

（4）做好會議記錄。正規的工作會議，需要有專門負責記錄會議內容的工作人員，記錄方式有筆錄、打印、錄音和錄像等。

會議記錄的內容一般包括：會議名稱、出席人數、列席人、主持人、記錄人、時間、地點、發言內容、討論事項、臨時動議和所做出的決定等。記錄時要力求做到條理清楚、整齊、準確。

同時，要準確記錄會議內容，包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現疏漏。

3.會議會場的禁忌

在會議會場，與會人員應該注意以下一些事項。

（1）會場與會人員應避免使用過于濃重的香水。

（2）與會人員應盡量避免休閑服飾，應選擇保守樣式的西裝，女士應避免穿著緊身衣參會，發型發飾應整齊美觀。

（3）會議發言時，聽眾的手機要關機或者調成振動，不要打電話或者接聽電話，如果確實有重要的事情，可以輕輕地離開座位，走到會場外。

（4）會議進行中參會人員要注意體態，禁止擺出任何懶散和消極怠慢的姿態，不要打哈欠、伸懶腰、挖耳、挖鼻、搔頭、打嗝、咳嗽等。

（5）有人發言時，觀眾應盡量減少飲水次數，以示對發言人的尊重。

4.會議結束后的禮儀

會議結束后的禮儀大致分為以下幾個方面。

（1）將會議上所做出的決定，以文件形式下發。一般情況下，工作會議結束以后，會上對某些問題做出的決定需要及時下發到個人，這要求負責該項工作的工作人員，有較高的工作效率。

（2）整理會議材料。會議中所做出的決定并不是每一項都可以下發到基層工作人員的手中，還有一些保密性的文件，這要求工作人員及時將會議材料整理出來，該下發的準時下發，該保密的整理好以后交到有關負責人手中。注意相關保密材料一定要謹慎處理，如圖文、聲像材料，并如數上交。

（3）會議新聞報道。重要會議往往要邀請記者到會。辦公室或會務處應及時向新聞記者提出宣傳會議精神的要求和建議。根據各種會議的不同情況，會議可發布新聞消息或進行典型報道。新聞報道稿通常是由會議工作人員與新聞記者配合共同編寫，以求及時、準確地反映會議精神。新聞稿件在發布前應送領導人審核，以免出現差錯。

（4）預訂返程票。主辦單位應盡地主之誼，為外地參會者訂購返程車、船、機票，并安排工作人員和車輛將其送往車站、機場、碼頭。對于來賓的行李，工作人員應該主動負責托運。

商務談判禮儀

作為出入職場的新人，如果你能有機會作為談判代表參加商務談判，將是一件非常幸運的事情。因為無論是小型的商務談判還是重大的國際談判，都是對談判人員綜合素質的極大考驗，能促使你盡快地在職場中成長起來。在談判中，獲得成功的技能都是一樣的。當然，你還可以運用一些其他技巧和謀略來對這些技能加以改進，并用個人風格為這些技能增添風采。

1.談判前的準備

首先要確定談判人員，與對方談判代表的身份、職務要相當。談判代表要有良好的綜合素質，談判前應整理好自己的儀容儀表，穿著要整潔正式、莊重。男士應刮凈胡須，穿西服必須打領帶。女士穿著不宜太性感，不宜穿高跟鞋，應化淡妝。布置好談判會場，采用長方形或橢圓形的談判桌，門右手座位或對面座位為尊，應讓給客方。

談判前要明確底線，確定目標。在談判開始之前，應對談判的方方面面了如指掌。當開始直接對話的時候，一定要確保自己比對手更了解談判議題。

此外，談判人員的儀容風貌也格外重要。某次，中美兩公司的合作會談儀式上，合同已經簽字，雙方負責人正準備握手合影，美方代表突然拒絕合作，理由是中方代表的眼鏡上污穢不堪，連自己衛生儀表都處理不好的人怎么能處理好美方幾千萬元的工程呢？一次合作的機遇就這樣被一個有些臟的眼鏡給葬送了。因此，談判人員一定要注意自己的儀表。

2.談判之初

談判之初，談判雙方的第一印象十分重要，言談舉止要盡可能創造出友好、輕松的談判氣氛。作自我介紹時要自然大方，如果你是被介紹的人則應起立一下微笑示意，可以禮貌地說“幸會”“請多關照”之類的話。詢問對方要客氣，如“請問貴姓”等。介紹完畢，可選擇雙方共同感興趣的話題進行交談，稍作寒暄，以溝通感情，創造良好的氣氛。

談判之初的重要任務是摸清對方的虛實，因此要認真聽對方的談話，細心觀察對方的舉止表情，索取所需要的信息。在對方談話時，要適當給予回應，這樣既可了解對方的意圖，又可表現出尊重與禮貌。

3.談判之中

這是談判的實質性階段，主要包括問詢、磋商、解決矛盾和處理冷場等四個方面。

（1）問詢。事先要準備好有關問題，選擇在氣氛和諧時提出，態度要開誠布公。切忌氣氛比較冷淡或緊張時詢問，言辭不可過激或追問不休，以免引起對方的反感甚至惱怒。但對原則性問題應當力爭不讓。對方回答問題時不宜隨意打斷，答完時要向解答者表示謝意。

（2）磋商。討價還價事關雙方利益，容易因情急而失禮。因此，更要注意保持風度，應心平氣和，求同存異，最終實現雙贏的目標。

（3）解決矛盾。要就事論事，保持冷靜，不可因發生矛盾就怒發沖冠、拍案而起，甚至進行人身攻擊或侮辱對方。

（4）處理冷場。此時主方要靈活處理，可以暫時轉移話題，來調節一下氣氛。如果確實已無話可說，則應當機立斷，暫時中止談判，稍作休息后再重新進行。

簽約儀式的禮儀

商務簽約是商務談判的結果。談判雙方就某一問題達成一致，需要以簽約的形式，確定其法律依據。一旦舉行了簽字儀式，就是對談判成果的公開化、固定化，也是對自身責任與義務做出的一種正式承諾，商務簽字活動中，注重簽約禮儀是尊重對方的外在表現，能起到聯絡雙方感情、烘托簽約氣氛的作用，是促使簽約順利進行的潤滑劑，具體的簽約禮儀包含如下幾個方面。

1.布置簽約會場

保持簽約會場的整潔、清靜是最基本的要求。一般情況下，簽約會場的布置應以莊重為原則，在簽字廳內鋪上地毯以示莊重。

在正規的簽字桌上鋪上深綠色的臺布，橫放于室內。將適量的座椅擺放在簽字桌后面，數量因情況而定。如果是雙邊式簽約，座椅可適量少放幾張；如果是多邊性簽約，因人數相對較多，座椅數量也應該適當增加。值得注意的是簽約的座次安排，不妨參考如下幾點。

（1）并列式。

按照這種形式排座，是雙邊簽字儀式中最常見的形式。將簽字桌橫放于室內，雙方簽字人員居中面門而坐。其他人員分別就座于簽字人員的兩旁，客方居右，主方居左。

（2）對面式。

對面式的座次排列與并列式相仿，唯一的區別在于雙方簽字人員呈面對面的態勢，分坐在簽字桌兩旁。

（3）設立主席臺位。

這種主席臺排列式一般用于多邊性簽字儀式。即將簽字桌橫放于室內，在面對正門的位置設立一個主席臺。其他人皆面對主席臺而坐。簽字時，各方簽字人員按照順序走上主席臺，在合同、協議上簽完字后，轉身離開主席臺，回到原座位處就座。

簽字桌上應擺放好簽署合同所需要的工具，如文本、簽字筆、吸墨器等，這是簽字儀式開始前必須做的準備工作。與外商簽約時，還要在簽字桌上插上各方國旗。

簽署合同的正式文本，應該以白紙印制而成，按照八開的規格裝訂成冊，再用高檔的質料作為封面。封面質料一般選擇真皮、金屬、軟木等。如果是國際商務合同，應該準備英文版本的合同書或者其他官方語言的合同書。簽約儀式的主方應提供待簽合同文本，穩妥起見，還可向各方提供一份副本。在準備時可以會同各方的指定人員一起進行文本的校對、印刷和裝訂等準備工作。

依照商界的習慣，簽字的準備工作應由主辦簽字活動方籌備。在能力范圍內，力求周到、鄭重、舒適。

2.安排簽約人員

安排簽約人員要根據合同的重要程度而定，如果所簽合同非常重要，應選擇組織中的最高負責人；如果合同不是十分重要，可選擇具體部門負責人。在確定簽字人選的同時，還要為其選擇一個助簽人員，以便探討合同中的細節問題。其他參與洽談人員的人數根據工作需要確定。注意雙方人數最好大體相等。

3.簽約的基本程序

（1）宣布開始。

當有關簽約人員全部進入簽字會場，在各自位置上就座以后，便可宣布簽字儀式開始。

（2）簽署文件。

通常的做法是，先簽署己方保存的合同文本，然后再簽署對方保存的合同文本。簽字時由助簽人協助翻開文本，指明簽字處。各方應首先在己方的文本上簽字，再交由他方簽署，交換的工作應由助簽人來完成。在己方文本上簽字時，應當使自己名列首位，這樣在次序排列上可以使有關各方都有機會居于首位，以示各方平等。在禮儀上，這種做法被稱為“輪換制”。如果簽署的是多邊合同，一般由主方代表先簽字，然后依一定次序由各方代表簽字。

（3）簽署完畢。

簽字結束以后，還需將合同文本互相交換，簽字人相互握手以示祝賀，在全場人員熱烈的掌聲中，簽約儀式完畢。為了給簽字儀式增添喜慶氣氛，還可以當場開啟香檳以示慶祝。

一般情況下，雙方簽訂的商務合同，在提交相關部門公證以后才能正式生效。

記者招待會禮儀

記者招待會是建立公共關系的最好形式，通過記者的宣傳，可以為企業或個人塑造良好的社會形象，提高社會聲望，因此適時地舉行記者招待會是一件具有實際意義的活動。既然記者招待會的作用如此巨大，如果你需要籌備或參加公司的記者招待會，就應該以正確的態度對待，注意記者招待會的禮儀。

1.招待會準備工作

（1）明確目的。在召開記者招待會前，主辦者應確立記者招待會的主題，仔細斟酌該主題新聞價值的大小，能不能引起大眾的注意等，只有將這些因素考慮清楚，才能確保記者招待會得到圓滿成功。根據記者招待會的特點，在招待會舉行之前必須對所要發布的消息是否重要、是否具有廣泛傳播的新聞價值及新聞發布的緊迫性與最佳時機進行分析和研究。只有在確認召開的必要性和可能性后，才可決定召開記者招待會。一般地說，組織舉行招待會的原因，有以下幾方面：出現緊急情況，如爆炸事件、恐怖事件、起火事件等；企業新產品的開發和投產；組織對社會作出重大貢獻或善事；推出影響社會的新措施；企業的開張、關閉、合并、轉產；組織的重大慶典等。只有明確招待會的目的，接下來的工作才能有條不紊地進行。

（2）確定邀請對象。記者招待會的主體是新聞記者，所以在召開前需要提前確定邀請對象。由于新聞媒體的人事變動很大，所以必須核查清楚再邀請，以免因請錯對象而得罪人。應邀者的范圍應視問題涉及的范圍或事件發生的地點而定。如事件在某城市發生，一般就請當地的新聞記者到會。同時還要注意邀請的記者應該有較大的覆蓋面，既要有報紙、雜志方面的記者，也要有廣播、電視方面的記者；既要有文字方面的記者，也要有攝影方面的記者。

（3）發放邀請函。邀請函最好提前7天發放到記者手中，以方便記者安排時間。注意：在記者招待會召開前1～2天再用電話通知一次被邀請者，確保到場記者人數。

（4）準備新聞稿和相關資料。在記者招待會上，主辦者除了要回答記者的相關問題，還應準備一些相關材料，前提是確保材料的真實性。記者招待會需用的資料主要有兩個方面：一是會上發言人的發言提綱和報道提綱；二是有關的輔助材料。前者應在會前根據會議主題，組織熟悉情況的人成立專門的小組負責起草。其內容要求全面、準確、簡明扼要，主題突出。發言人的發言提綱和報道提綱的內容在組織內部通報一下，統一口徑，以免引起記者猜疑，對所要宣傳的事情產生不利的影響。

（5）把握時間和地點。記者招待會的時間由主辦單位決定，記者招待會的日期，應盡量避開節假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能參加會議，影響招待會的效果。應在記者招待會當天下午5點鐘以前結束，因為，一般新聞稿件在5點鐘都要截稿。

記者招待會地點選擇的原則是交通便利、停車較方便、環境清靜。同時在地點選擇上主要的考慮重點是要給記者創造各種方便采訪的條件。例如：是否具備錄像、拍攝的輔助燈光，視聽輔助工具，對企業或個人而言有百利而無一害，所以在舉辦記者招待會時，一定要注重禮儀，以免得罪記者，產生不必要的矛盾。

2.記者招待會期間的注意事項

（1）分發資料。在記者招待會即將開始之前，接待人員要將會前預備的資料，有禮貌地發給到會的每一位人員。

（2）主持人和發言人要相互配合。記者招待會在進行過程中，應始終圍繞著會議主題進行，這就需要會議的發言人和主持人配合一致，相互呼應。如當記者的提問離開主題太遠時，主持人要能巧妙地將話題引向主題，發言人通過回答問題將話題引到會議的主題上來，這樣記者招待會才會取得令人滿意的效果。

（3）發言人回答問題要得體。對于不愿意發表和透露的內容，應委婉地向記者作出解釋，記者一般會尊重東道主的意見。切忌用“我不清楚”或“這是保密的問題”等來簡單處理。遇到回答不了的問題時，應告訴記者如何去獲得圓滿答案的途徑，不可不計后果隨意地說“無可奉告”或“沒有什么好解釋的”，這會引起記者的不滿和反感。

3.記者招待會后續工作

作為一項活動的完整過程，記者招待會結束之后，還需要一些后續工作，及時檢驗記者招待會是否達到了預定的效果。

（1）在記者招待會舉行過后，舉辦方要搜集到會記者在報刊、電臺上的報道，并進行歸類分析，檢查是否達到了舉辦記者招待會的預定目標，如果嚴重偏離主題，舉辦方可以考慮重新舉辦記者招待會。對于檢查出來的問題，應該分析原因，及時吸取教訓。

（2）調查和收集與會記者及其他代表對記者招待會的反應，檢查記者招待會在接待、安排、提供方便等方面的工作是否有欠妥之處，以利改進今后的工作。

新聞發布會儀式的禮儀

禮儀是為人處事的根本，是企業發展的前提。就新聞發布會而言，禮儀在其中起了很重要的作用，它決定著新聞發布會的成敗，從而影響著企業形象的塑造和發展前途。

1.準備階段

企業欲發布重大新聞往往要舉行新聞發布會，邀請相關新聞單位的記者參加，這是企業宣傳的一個重要渠道。這就要求，企業在舉辦新聞發布會前必須做好準備，需要考慮如下幾方面問題。

（1）新聞價值。

舉辦新聞發布會前，必須慎重考慮將要發布的新聞是否有新聞價值，是否值得發布，發出以后能否起到吸引讀者、觀眾的作用。

（2）確定新聞發布會的舉辦時間。

新聞發布會的舉辦日期很重要，舉辦之前首先要考慮到這一點，然后再根據實際情況，確定日期和時間。值得注意的是，新聞發布會在選擇日期和時間上，一定要考慮到外界因素，如果當時、當地還有其他的重大活動，最好避開，以免影響效果。此外，要確認不會有其他更重要的新聞，避開突發性事件，如地震、龍卷風等。因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天，因此要把發布會的時間安排在周一、周二、周三的下午為宜，會議時間保證在1小時左右，這樣可以相對保證發布會的現場效果和會后見報效果。

（3）選擇場地。

場地可以選擇在戶外，也可以選擇在室內。多數的新聞發布會都選擇在室內舉行。根據發布會規模的大小，室內的新聞發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。在選擇酒店時，還要考慮酒店的地點，包括離主要媒體、重要人物的距離遠近，交通是否便利等。

（4）做好事前準備工作。

第一，為來賓和記者安排好休息、工作的場所。

第二，根據新聞發布會的參加人數，選擇面積適中的會議廳。將主席臺布置好，包括投影設備、電源、胸部麥克風、遠程麥克風等。同時，也要提前做好背景布置工作。主題背景板，內容含主題和會議日期等，有的會寫上召開的城市，顏色、字體注意美觀大方。此外，酒店外圍也要做適當的布置，如在酒店外布置橫幅、豎幅、飄空氣球和拱形門等。

第三，準備好宴會所需物品。新聞發布會結束后舉辦雞尾酒會、茶話會在當今已經成為一種趨勢，目的是給企業相關人員和記者創造聯絡感情的空間，促進雙方的感情交流。

第四，印制請柬。請柬問題不可小視，那是禮儀的重要象征。一般情況下，請柬上面應注明新聞發布會的日期、地點、舉辦機構和電話號碼以及目的。值得注意的是，被邀請者的姓名要寫得整齊美觀，不能潦草，以免給人以不敬的感覺。請柬寫好后，對于重要人物最好請專人送達。

（5）準備相關文字材料。

在新聞發布會上，回答記者提出的問題是必要的，但僅是回答問題還不夠，還要準備足夠的文字材料供記者尋找新聞線索，發布新聞。準備文字材料的前提是要保證材料的正確性。

在舉行新聞發布會之前，尤其要注意對媒體和記者的邀請。邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域的記者參加，如果現場氣氛熱烈，應該關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請的時間一般以提前3～5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。適當地制造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜?！拔乙诘谝粫r間把這則消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的行話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經報道出來了，寫新聞的熱情就會大大減弱，甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發布會之前，都不可以將重大的新聞內容透漏出去。在記者邀請的過程中必須注意，一定邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系，并作出也可幫助發稿的承諾，此時必須進行回絕。

新聞發布會也是公司同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大的影響，如果表現不佳，公司形象會大打折扣。所以，在舉行新聞發布會的過程中，發布會發言人的選擇十分重要，在選擇新聞發言人時應該注意以下幾點。

第一，新聞發言人首先應該是公司的主要領導人之一，有權代表公司發言，能對自己的發言負責任。

第二，新聞發言人在某種程度上也關系到企業的形象，所以應該具備良好的體貌特征。在新聞發布會當天，發言人還要身穿正裝。

第三，良好的語言表達能力。新聞發言人要有豐富的知識和閱歷，發言時要有清晰的思路，明確的主題。同時還要注意語言的簡潔和貼切，要有高度的概括能力。

第四，靈活的應變能力。在發布會現場可能會出現意想不到的情況，這需要新聞發言人具有靈活的應變能力，在原來的計劃基礎上做出適當的調整。

2.發布會實施階段

在新聞發布會上，發言人首先要宣讀一個新聞發布會的發言稿，說明這次新聞發布會的主辦方、目的、措施等。通常在發言人進行發言以后，有一個回答記者提問的環節，這個環節可以充分通過雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。

在回答記者的提問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及專業性強的問題，可由他人輔助。如果有外國記者，組織者還要配備專業的翻譯人員或者聘請同聲傳譯人員，為發言人的發言做好翻譯。

發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。在發布會的過程中，對于記者的提問應該認真作答，對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答，不宜采取“無可奉告”的方式，這樣顯得有些不禮貌。對于復雜而需要大量解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

以上是舉辦方以及舉辦方的人員應遵循的禮儀規范，而記者也應該遵守一定的禮儀。在提問過程中，不要提出與發布會無關的問題，更不可以進行人身攻擊，否則就是一種嚴重的失禮行為。尖銳的問題應該在其他場合提出，否則會讓舉辦者下不了臺。

剪彩儀式的禮儀

剪彩儀式上有眾多的慣例、規則必須遵守，其具體的程序亦有一定的要求。剪彩的禮儀，就是對此進行的規范。目前所通行的剪彩的禮儀主要包括剪彩的準備、剪彩的人員、剪彩的程序、剪彩的做法等四個方面的內容。如果你參加剪彩，一定要注意剪彩的禮儀。

1.剪彩的準備

剪彩儀式有大量的準備工作需要做好。其中主要涉及場地的布置、環境的衛生、燈光與音響的準備、媒體的邀請等。除此之外，尤需對剪彩儀式上所需使用的某些特殊用具，諸如紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅色地毯等，仔細地進行選擇與準備。

紅色緞帶是剪彩儀式之中的“彩”。作為主角，它自然是萬眾矚目之焦點。按照傳統做法，它應當由一整匹未曾使用過的紅色綢緞，在中間結成數朵花團而成。目前，有些單位為了厲行節約，而代之以長度為兩米左右的細窄的紅色緞帶，或者以紅布條、紅線繩、紅紙條作為其變通，這是萬萬不行的。

新剪刀是專供剪彩者在剪彩儀式上正式剪彩時所使用的。必須是每位現場剪彩者人手一把，而且必須是嶄新、鋒利的新剪刀。務必要確保剪彩者在以之正式剪彩時，可以“一剪”定乾坤，而切勿一再補刀。在剪彩儀式結束后，主辦方可將每位剪彩者所使用的剪刀經過包裝之后，送給對方作為紀念品。

白色薄紗手套是專為剪彩者所準備的。在正式的剪彩儀式上，剪彩者剪彩時最好每人戴上一副白色薄紗手套，以示鄭重其事。

托盤在剪彩儀式上是托在禮儀小姐手中，用作盛放紅色緞帶、剪刀、白色薄紗手套的。在剪彩儀式上所使用的托盤，最好是嶄新的。它通常首選銀色的不銹鋼制品。為了顯示正規，可在使用時上鋪紅色絨布或綢布。數量一般是每一位剪彩者配置一只專為其服務的托盤，同時專用一只托盤盛放紅色緞帶。

紅色地毯主要鋪設在剪彩者正式剪彩時的站立之處。在剪彩現場鋪設紅色地毯，主要是為了提升檔次，并營造一種喜慶的氣氛。

2.剪彩人員

剪彩的人員必須審慎選定，并于事先進行必要的培訓。除主持人之外，剪彩的人員主要是由剪彩者與助剪者等兩個主要部分的人員構成的。

剪彩者，即在剪彩儀式上持剪刀剪彩之人。根據慣例，剪彩者可以是一個人，也可以是幾個人，但是一般不應多于五人。通常，剪彩者多由上級領導、合作伙伴、社會名流、員工代表或客戶代表擔任。確定剪彩者名單，必須是在剪彩儀式正式舉行之前。名單一經確定，即應盡早告知對方，使其有所準備。在一般情況下，確定剪彩者時，必須尊重對方個人的意見，切勿強求對方。需要由數人同時擔任剪彩者時，應分別告知每位剪彩者屆時他將與何人共擔此任，這樣是對剪彩者的一種尊重。在剪彩儀式舉行前，將剪彩者集中在一起，告之對方有關的注意事項，并稍事排練。按照常規，剪彩者應著套裝、套裙或制服，不允許戴帽子、太陽鏡或便裝。

若剪彩者僅為一人，則其剪彩時居中而立即可。若剪彩者不止一人時，則其同時上場剪彩時位次的尊卑就必須予以重視。一般的規矩是：中間高于兩側，右側高于左側，距離中間站立者愈遠位次便愈低，即主剪者應居于中央的位置。

3.剪彩的程序

剪彩的程序必須有條不紊。在正常情況下，剪彩儀式應在行將啟用的建筑、工程或者展銷會、博覽會的現場舉行。正門外的廣場、正門內的大廳，都是可予優先考慮的。一般來說，剪彩儀式宜緊湊，忌拖沓，所耗時間越短越好。短則一刻鐘即可，長則最好不宜超過一個小時。剪彩既可以是開業儀式中的一項具體程序，也能獨立出來，由其自身的一系列程序所組成。獨立的剪彩儀式，通常包含以下五項基本的程序。

（1）請來賓就位。在剪彩儀式上，通常只為剪彩者、來賓和本單位的負責人安排坐席。在剪彩儀式開始時，應敬請大家在已排好順序的座位上就座。一般情況下，剪彩者應就座于前排。若其不止一人時，則應使其按照剪彩時的具體順序就座。

（2）宣布儀式正式開始。在主持人宣布儀式開始后，樂隊演奏音樂，全體到場者熱烈鼓掌。此后，主持人應向全體到場者介紹到場的重要來賓。

（3）進行發言。發言者依次應為東道主單位的代表、上級主管部門的代表、地方政府的代表、合作單位的代表，等等。發言內容應言簡意賅，每人不超過三分鐘，重點分別應為介紹、道謝與致賀。

（4）進行剪彩。此刻，全場掌聲雷動，必要時還可奏樂或燃放鞭炮。

（5）進行參觀。剪彩之后，主人應陪同來賓參觀被剪彩之物。儀式至此宣告結束。隨后東道主單位可向來賓贈送紀念性禮品，并以自助餐款待全體來賓。

4.剪彩的做法

當主持人宣告進行剪彩之后，禮儀小姐應排成一行，從兩側同時或從右側率先登場，登臺之后，拉彩者與捧花者應當站成一行，拉彩者處于兩端拉直紅色緞帶，捧花者各自雙手捧一朵花團。托盤者須站立在拉彩者與捧花者身后一米左右，并且自成一行。

在剪彩者登臺時，引導者應在其左前方進行引導，使之各就各位。剪彩者登臺時，宜從右側出場。當剪彩者均已到達既定位置之后，端托盤者應前行一步，到達前者的右后側，以便為其遞上剪刀、手套。剪彩者如果不止一人，則其登臺時亦應列成一行，并且使主剪者行進在前。在主持人向全體到場者介紹剪彩者時，后者應面含微笑向大家欠身或點頭致意。剪彩者行至既定位置之后，應向拉彩者、捧花者含笑致意。

在正式剪彩前，剪彩者應首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所準備后，集中精力，右手手持剪刀，表情莊重地將紅色緞帶一刀剪斷。若多名剪彩者同時剪彩時，其他剪彩者應注意主剪者動作，與其協調一致，力爭大家同時將紅色緞帶剪斷。按照慣例，剪彩以后，紅色花團應準確無誤地落入托盤者手中的托盤里，而切勿使之墜地。為此，需要捧花者與端托盤者的合作。剪彩者在剪彩成功后，可以右手舉起剪刀，面向全體到場者致意。然后放剪刀、手套于托盤之內，舉手鼓掌。接下來，可依次與主人握手道喜，并列隊在引導者的引導下退場。退場時，一般宜從右側下臺。待剪彩者退場后，其他禮儀小姐方可列隊由右側退場。

商務交接儀式的禮儀

交接儀式一般是指施工單位依照合同的約定將已經建設、安裝完成的工程項目或大型設備，經有關部門驗收合格后正式移交給使用單位之時，所專門舉行的慶祝典禮。交接的禮儀，也就是在舉行交接儀式時所需遵守的有關規范，具體包括以下三個方面。

1.交接儀式的準備

成功的交接儀式需要做很多準備工作，其中有三方面的工作必不可少，即來賓的邀約、交接儀式現場的布置、儀式用品的預備。

（1）來賓的邀請。

在交接儀式上，來賓的邀請通常由施工單位負責邀請，對于具體的邀請名單，可以同工程的接收單位協商。一般情況下，參加交接儀式的人數自然是越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在確定參加儀式的總人數時，必須考慮場地條件與接待能力。如果參加儀式的人數超過接待能力，就會適得其反。

按照慣例，交接儀式的出席人員應當包括以下人員：接收單位的有關領導、施工單位的有關領導、政府主管部門的有關領導、工程協作單位的有關人士和新聞界記者，等等。在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關人員之外，對于其他所有的人員，均應提前送達或寄達正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。

政府主管部門和媒體記者對企業的發展起到了很大的作用，所以，對這些人更要注意相關的禮儀。在邀請政府主管部門領導的時候，要表現得心誠意切，努力爭取。在交接儀式上，施工單位和接收單位可以與政府主管部門的領導相互溝通和了解，進一步加深與政府的關系。另外，主辦方也要盡可能地多邀請新聞記者參加交接儀式，在儀式的當天，還要為他們盡可能地提供便利。如果還要邀請海外的媒體人員參加交接儀式，則必須認真遵守有關的外事規則與外事紀律，事先履行必要的報批手續，以減少不必要的麻煩。

（2）布置舉行交接儀式的現場。

在選擇交接儀式的現場時，施工單位可以和接收單位協商，根據具體情況選擇適宜的地址。根據常規，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所，如賓館等。

如果把交接儀式的現場選擇在即將交付使用的工程所在地，那么出席交接儀式的人員能夠身臨其境，對工程項目也會有直觀的了解，新聞記者也更加容易開展工作，對工程的宣傳工作就會更加容易一些。但是如果工程在荒郊野外，那么在工程現場舉行交接儀式就有一些不合時宜，政府的有關領導和新聞記者很難到齊，不利于交接儀式的進行。

如果把交接儀式的現場選擇在施工單位，那么儀式現場的布置也就十分容易了，而且也免去了繁雜的接待工作。如果工程在荒郊野外或者工程現場暫時不宜請外人參觀，那么，在施工單位舉行交接儀式是比較好的選擇。此時，接收單位要協助施工單位做好準備工作。

如果以上兩個地點都不合時宜，那么，就只好在賓館或者酒店舉行交接儀式了。在賓館的禮堂或者多功能廳舉行交接儀式，可以節省很多的布置工作，而且環境舒適，提升交接儀式的檔次，有關人員更樂于前往參加儀式。不過，在賓館舉行交接儀式，成本花費較大。

主辦方在選擇和布置場地時，要具體情況具體分析，選擇最好的舉辦地點，為交接儀式的成功舉行奠定基礎。

（3）儀式上所需物品的準備。

在交接儀式上所需要的物品，應由施工單位進行準備。在交接儀式上最重要的物品就是交接的象征之物。一般包括政府有關部門的驗收文件和交接物品的明細表。驗收文件是政府有關部門對工程進行檢驗以后，證明工程可以交付使用的法律文件。如果交接的是酒店或賓館，那么在交接儀式上還會準備一把鑰匙，交給接收單位，鑰匙具有象征意義，因此，即使有多把鑰匙，也只要準備一把即可。

在交接儀式的現場，需要有一個主席臺。在主席臺上，應該懸掛一個巨型橫幅，橫幅最好是噴繪的，顏色以紅色為最佳，上面最好以工程作為背景，還要在橫幅上寫上交接儀式的名稱，如“某工程交接儀式”，名稱下面要寫上主辦方和日期。在主席臺上也要鋪上紅色的地毯，根據嘉賓的人數擺放一定數量的桌椅。除此之外，主辦交接儀式的單位，還需要為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，在舉行交接儀式的現場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環境。

2.交接儀式的程序禮儀

在交接儀式上，各項工作要按照一定的程序進行。主辦方要根據儀式時間的長短妥善安排各項程序，一般來說，交接儀式的程序包括以下幾個方面。

（1）主持人宣布交接儀式正式開始。在主持人沒有宣布儀式開始之前，主辦方可以請有關人士到主席臺上就座。當主持人宣布交接儀式開始的時候，參加儀式的全體人員應當進行較長時間熱烈的鼓掌，以表達對主辦方的祝賀。

（2）施工單位與接收單位正式進行有關工程項目的交接。施工單位的代表將有關工程項目的驗收文件、物品的明細表和象征性物品等，遞交給接收單位的代表。在遞交的過程中，雙方代表要面帶微笑，雙手遞交、接收有關物品，遞交結束后，還應親切握手。在遞交的過程中，可演奏或播放節奏歡快的喜慶性的進行曲。

（3）各方代表發言。按照慣例，在交接儀式上，各方的代表要進行發言，發言的一般順序為：施工單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表等。如果有政府主管部門的領導，應該請他們先發言。這些發言一般均為禮節性的，通常以簡短為宜。

（4）主持人宣布交接儀式正式結束。當主持人宣布交接儀式結束時，全體與會者應再次進行較長時間的熱烈鼓掌。

一般來說，交接儀式同其他儀式一樣，要把握好時間的長短，總的來說，儀式的時間是宜短不宜長。在正常情況下，一次交接儀式從頭至尾所用的時間，大體上不應當超過一個小時，如果超過一小時，可以做適當的精簡，如果時間過短，可以組織與會人員參觀工程。主辦方應該為此專門安排好富有經驗的陪同和解說人員。各方來賓通過現場參觀，可以進一步加深對有關的工程項目的認識。

3.交接儀式上表現要得體

交接儀式是一個十分正式的場合，所以，無論是主辦方還是嘉賓，都應該注意禮儀問題。

對于主辦方而言，禮儀顯得更重要，在交接儀式上，需要注意的主要問題有以下幾個方面。

（1）要注意禮貌待人。作為主辦方，每個接待的工作人員都應該有主人翁意識，主動幫助來賓，遇到解決不了的問題，不要不管不問，要向上級及時地反映。作為陪同或者是解說人員，態度要熱情，對于來賓提出的問題要耐心解答。

（2）要注意儀表。在交接儀式上，無論是接待人員還是施工單位領導，一定要注意儀表，除了禮儀小姐，其他人員都應該身穿正裝。良好的儀表可以顯示出主辦方對這次活動的重視，同時，也可以提升主辦方的企業形象。

（3）要保持風度。在交接儀式舉行期間，接待人員要注意自身形象，不要交頭接耳，更不可以嬉戲打鬧。而作為主辦方的領導，也要保持風度，在為發言者鼓掌時，不要厚此薄彼，當受到來賓的稱贊時，不要得意忘形，要適當保持謙虛，這樣才能贏得來賓的尊敬。

作為交接儀式的來賓，也要尊重主辦方，在出席交接儀式時，在禮儀方面要注意以下幾個方面。

（1）守時。作為來賓，如果沒有特殊原因，務必要守時。若交接儀式當天不能出席，則應盡早通知主辦方，讓主辦方另做準備。

（2）致以祝賀。受到主辦方的邀請以后，被邀請者應該以單位或個人的名義發出賀電或賀信，向主辦方表示熱烈祝賀。在參加交接儀式的當天，被邀請者也要鄭重其事地與主辦方的主要負責人握手，口頭道賀，以示尊重。

（3）準備賀禮。作為來賓，在參加交接儀式的當天應該適當準備一些賀禮，如果以政府部門的身份參加儀式，則無需準備。在交接儀式上，花籃是最好的賀禮。一般而言，花籃的贈送者在花籃的兩側懸掛特制的紅色緞帶，左邊寫上贈送者的姓名或者是所在單位的名稱，右邊寫上“恭賀某交接儀式隆重舉行”等字樣。

（4）預備賀詞。如果主辦方在發出邀請時，還明確表示要請你發言，那么在交接儀式之前還要準備一份書面賀詞。賀詞內容應當簡明扼要，主要是為了向主辦方道喜祝賀，增添儀式上的喜慶氣氛。

在商界，交接儀式十分普遍，也是眾多商家宣傳自己的機遇，掌握交接儀式的禮儀可以讓交接儀式更加成功。

商務函件的禮儀

在頻繁的商務往來中，函件起到了很大的作用，是企業與企業之間溝通的橋梁。

1.函件的書寫禮儀

（1）稱呼要準確，要有禮貌。在商務函件中，準確和禮貌的稱呼是對收件人的尊重，也會受到收件人的認可。

（2）問候要真誠。函件開頭之后的應酬語（承啟語）起著開場白的作用。無論是經常通信者還是素昧平生者，信的開頭應有問候語。向對方問候一聲，是必不可少的禮儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現出寫信人的一片真誠。

（3）結束語不可少。正文最后一行下空兩行處寫結束語。

2.函件的收發禮儀

收、發各種函件也需要掌握一些禮儀技巧。技巧運用得當，會產生積極效果，否則，將無法達到預期目的，從而違背了收、發函件的初衷。

收、發各種函件應該掌握哪些禮儀呢？不妨參考如下幾個方面。

（1）邀請函。

第一，邀請函的內容包括：會議舉辦的宗旨、時間、地點、被邀請者的姓名和職稱。注意：邀請函中被邀者的姓名、職稱一定要書寫工整。

第二，由于被邀請者的身份不同，邀請函發送方式也要相應變化。如果被邀者的身份、地位較高，則應由專人派送；如果是一般身份的賓客則可通過郵寄、發電子郵件的方式送達。值得注意的是，郵寄發送邀請函裝封時，正面要朝上，郵票要貼正。

第三，邀請函的發送時間，一般提前一個星期；記者招待會的邀請函大多提前五天發送。

（2）答復函。

收到邀請函后，不論出席還是不出席，都必須盡快給邀請者一個答復，答復函的書寫格式與邀請函大致相同，圈選出席或不出席，并在空白處寫上祝賀的話語，及時寄出。如果不能出席，還應另備信函說明缺席理由，并真誠地請對方諒解，此信函與答復函一并寄出。如有必要還應給對方打電話，再次說明缺席理由，并向對方的邀請表示由衷的感謝。

（3）謝函。

日常生活中，謝函很少使用。一般情況下，人們收到禮品或應邀參加宴會時，都以電話致謝。當然，也有以信函的方式表達謝意的，這時對信函中的用字遣詞一定要慎重，因為這很可能是主人收到的唯一一封謝函，為表誠意，馬虎不得。

邀請函、答復函和謝函的書寫和發送是一項十分嚴肅的工作，書寫應以“工整、得體、簡明”為原則，發送要以及時為條件，千萬不能有絲毫怠慢，使邀請函、答復函和謝函失去原有的功效。

3.信箋（信紙）的禮儀

信箋在商業交往中起到了很大的作用，商業信箋也代表著企業的形象，所以在使用函件的過程中，也要注意信箋的禮儀。

（1）在訂購企業信箋的時候，將企業的電話號碼和傳真號碼寫在信箋的首行空白處，這樣收件人就能很容易與企業聯系，這給收件人帶來了很大的便利。

（2）信箋上的字體要夠大，也不是越大越好，以對方能夠看清字體為最佳。

（3）信箋的內容寫好以后，要把信箋折疊整齊，再裝進信封里。

（4）如果企業的電話或者地址發生變化，要及時訂購新的信箋，此時如果還使用舊的信箋會給企業和商業伙伴帶來麻煩。

（5）信箋表面要保持整潔，臟兮兮的信箋會讓企業的形象大打折扣，同時在使用信封的時候，記得要把信封完全封好，這樣才不會破壞信箋的美感。

商品展覽會參展單位的禮儀

展覽會主要是有關方面為了介紹本單位的業績，展示本單位的成果，推銷本單位的產品、技術或專利，而以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料等供人參觀了解的一種形式，是一種宣傳性的聚會。有時，人們也將其簡稱為展覽，或稱之為展示、展示會。

展覽會禮儀通常是指商界單位在組織、參加展覽會時，所應當遵循的規范與慣例。

參展單位在正式參加展覽會時，必須要求自己的全部派出人員齊心協力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下分別對其作簡要的介紹。

1.努力維護整體形象

在參與展覽時，參展單位的整體形象直接映入觀眾的眼里，因而對自己參展的成敗影響極大。參展單位的整體形象，主要由展示物品的形象與工作人員的形象兩部分構成。對于二者要給予同等的重視，不可偏廢其一。

展示物品的形象，主要由展品的外觀、展品的質量、展品的陳列、展位的布置、發放的資料等構成。用以進行展覽的展品，外觀上要力求完美無缺，質量上要優中選秀，陳列上要既整齊美觀又講究主次，布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力，而用以在展覽會上向觀眾直接散發的有關資料，則要印刷精美、圖文并茂、資訊豐富，并且注有參展單位的主要聯絡方法，如公關部門與銷售部門的電話、電報、電傳、傳真以及電子郵箱，等等。

工作人員的形象，主要是指在展覽會上直接代表參展單位露面的人員的穿著打扮問題。在一般情況下，要求在展位上工作的人員統一著裝。最佳的選擇是身穿本單位的制服或者穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上，參展單位若安排專人迎送賓客時，則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份，全體工作人員皆應在左胸佩戴標明本人單位、職務、姓名的胸卡，唯有禮儀小姐可以例外。按照慣例，工作人員不應佩戴首飾，但男士應當剃須，女士則最好化淡妝。

2.要時時注意待人禮貌

在展覽會上，不管是宣傳型展覽會還是銷售型展覽會，參展單位的工作人員都必須真正意識到觀眾是自己的上帝，為其熱情而竭誠地服務則是自己的天職。為此，全體工作人員都要將禮貌待人放在心坎上，并且落實在行動上。

展覽一旦正式開始，全體參展單位的工作人員即應各就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退、無故脫崗、東游西逛，更不允許在觀眾到來之時坐臥不起，怠慢對方。

當觀眾走近自己的展位時，不管對方是否向自己打招呼，工作人員都要面含微笑，主動向對方說：“你好！歡迎光臨！”隨后，還應面向對方，稍許欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展臺，并告知對方“請您參觀”。

當觀眾在本單位的展位上進行參觀時，工作人員可隨行于其后，以備對方向自己進行咨詢，也可以請其自便，不加干擾。假如觀眾較多，尤其是在接待組團而來的觀眾時，工作人員亦可在左前方引導對方進行參觀。對于觀眾所提出的問題，工作人員要認真作出回答。不允許置之不理或以不禮貌的言行對待對方。

當觀眾離去時，工作人員應當真誠地向對方欠身施禮，并道以“謝謝光臨”，或是“再見”。

在任何情況下，工作人員均不得對觀眾惡語相加或譏諷嘲弄。對于極個別不守展覽會規則而亂摸亂動、亂拿展品的觀眾，仍需以禮相勸，必要時可請保安人員協助，但不可對對方擅自動粗，進行打罵、扣留或者非法搜身。

3.要善于運用解說技巧

解說技巧主要是指參展單位的工作人員在向觀眾介紹或說明展品時，所應當掌握的基本方法和技能。具體而論，在宣傳型展覽會與銷售型展覽會上，其解說技巧既有共性可循，又有各自的不同之處。

在宣傳型展覽會與銷售性展覽會上，解說技巧的共性在于：要善于因人而異，使解說具有針對性。與此同時，要突出自己展品的特色。在實事求是的前提下，要注意對其揚長避短，強調“人無我有”之處。在必要時，還可邀請觀眾親自動手操作或由工作人員對其進行現場示范。此外，還可安排觀眾觀看與展品相關的影視片，并向其提供說明材料與單位名片。通常，說明材料與單位名片應常備于展臺之上，由觀眾自取。

宣傳型展覽會與銷售型展覽會的解說技巧，又有一些不同之處。在宣傳型展覽會上，解說的重點應當放在推廣參展單位的形象之上。要善于使解說圍繞著參展單位與公眾的雙向溝通而進行，時時刻刻都應大力宣傳本單位的成就和理念，以便使公眾對參展單位給予認可。

而在銷售型展覽會上，解說的重點則必須放在主要展品的介紹與推銷之上。按照國外的常規說法，解說時一定要注意“FABE”并重。其中，“F”指展品特征，“A”指展品優點，“B”指客戶利益，“E”則指可資證據。要求工作人員在銷售型展覽會上向觀眾進行解說時，注意“FABE”并重，就是要求其解說應當以客戶利益為重，要在提供有利證據的前提之下，著重強調自己所介紹、推銷的展品的主要特征與主要優點，以爭取使客戶覺得言之有理，樂于接受。不過，爭搶、尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強行向觀眾推介展品，則不可取。

商務旅行的禮儀

作為商務人士，商務旅行是日常工作內容的一部分。在商務旅行的過程中，商務人士也要遵守一定的禮儀，才能保持商務人士的優雅，同時可以在商務旅行期間圓滿地完成工作任務。在商務旅行的過程中，商務人士應該注意以下禮儀規范。

1.做好商務旅行的準備工作

一次完美的商務旅行需要充足的準備工作，商務旅行的準備工作對整個商務旅行起著決定性的作用。

（1）提前預訂車（機）票。

商務人士在確定自己的行程和目的地以后，根據路程的遠近選擇最合適的交通工具。確定交通工具以后，再根據自己的行程安排提前預訂車票或者是機票。如果選擇火車出行，那么要及時地查看最新的列車時刻表，防止車次變動給自己的出行帶來麻煩，如果選擇飛機出行，也要及時與航空公司取得聯系，查詢最新的航班信息。

由于季節不同，車票的提前預售期限也不同，商務人士在出行之前要對這方面的信息了解清楚，必要的時候，可以與票務公司取得聯系，也可以委托票務公司預訂車票或者機票。如果委托票務公司代為辦理，那么一定要把自己出行的日期、車次、票的類別（如果是火車，是坐票還是臥鋪；如果是飛機，是頭等艙還是二等艙）準確無誤地告訴票務公司。

（2）預訂酒店。

商務人士在出行之前要解決好在目的地的住宿問題。如果出差的地方有子公司或自己的事務所的話，就請他們為自己聯系安排住處。有時，商務人士也會在到達目的地以后再解決住宿問題，對于商務人士來說，提前預訂商務酒店是比較穩妥的做法。目前，預訂酒店的方式也是多種多樣的，但最常用的還是電話預訂，在確定了要入住的酒店后，可以撥打他們的電話，告訴他們你的要求，包括入住和停留的時間、入住的人數、房間的類型等。

在預訂酒店時，可以根據自己的偏好，選擇不同類型的酒店，有的可能喜歡商務型的，有的可能喜歡休閑型的。在預訂酒店的時候，也要根據公司的規定，預訂的酒店要能夠報銷，否則就只能自己掏腰包了。

（3）準備好隨身攜帶的用品。

在商務旅行之前，要準備好隨身攜帶的物品。在出行之前，不妨列一個清單，尤其是重要的文件，更不能遺漏。一般而言，商務人士在商務旅行時應該至少攜帶這些物品：公司文件（比如合同）、名片、簽字筆、筆記本、行程表、目的地的交通圖、換洗的衣物、常備的藥品、洗漱用品等。在準備隨身攜帶的用品時也要注意，要盡量保持行裝的輕便，可帶可不帶的就盡量少帶。

2.到達目的地以后要注意的禮儀

（1）入住酒店的禮儀。到達了目的地之后，如果已經提前預訂了酒店，就可以直接來到預訂的酒店了。進入酒店以后，首先要登記，登記的時候要提前準備好相關的證件，身份證或者是護照。如果前面有顧客正在登記，那你應該按照順序等候。

登記結束以后，拿到鑰匙，就可以去房間了。有時，會有服務員引導你去房間，同時也會幫助你拿行李，到了房間以后，要向服務員致謝。

到了房間以后，首先安頓好行李，稍事休息以后，熟悉一下房間的布局，查看安全措施是否穩妥等。房間熟悉以后，應該走出房間熟悉一下酒店的布局，查看緊急出口和安全出口。

在酒店，大廳里可能有茶座，那里是供客人臨時休息或者是短暫會客用的，如果在這里談話或者是打電話，要控制自己的音量。

在客房里，要注意保持衛生清潔，物品擺放整齊，在看電視的時候，音量不要太大，否則會妨礙隔壁客人的休息。貴重物品一定要妥善保管，可以委托酒店代為保管。

（2）禮節性的小費。如果商務旅行要出國，許多國家均有顧客向服務人員付小費的習俗。因為小費，含有一定的禮節性，它在一定程度上表示著顧客對服務人員的愛護與尊重，所以有時禮節性的小費也必不可少。在向服務人員付小費的時候，不同的國家有不同的做法，有的是私下進行的，比如把小費放在托盤下面，有的是公開進行的。由于各國各地各行業小費的數額沒有統一規定，所以應該入境隨俗，可以事先向熟悉情況的人了解付小費的做法、比例。