時(shí)間的80/20法則

如果你想獲得更大的成績(jī)，而不是成為一個(gè)庸庸碌碌的沒(méi)事忙，你就需要拋開那些低價(jià)值的活動(dòng)，將你的時(shí)間花在高價(jià)值的活動(dòng)上——那些真正能給你的生命帶來(lái)成功和喜悅的事情。

有人說(shuō)生存在現(xiàn)在的社會(huì)里，必須要了解“80/20”法則，比如說(shuō)世界上80%的財(cái)富，掌握在20%的人手里；市場(chǎng)上80%的速食面，由20%的商人經(jīng)營(yíng)。此種規(guī)則，也可適用在時(shí)間上。

此規(guī)則是意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷多·帕累托奠定的，他在1895年首次提出這一規(guī)則。這一規(guī)則也被稱作“帕累托原則”。帕雷托注意到，在他所在的那個(gè)社會(huì)中，人自然地分成“重要的少數(shù)”（以金錢和社會(huì)影響來(lái)衡量的占20％的上層社會(huì)優(yōu)秀分子）和“不重要的多數(shù)”（底層的80％）。

他后來(lái)發(fā)現(xiàn)，實(shí)際上所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都服從這一帕雷托原則。例如，這一規(guī)則說(shuō)，你20％的活動(dòng)獲得的成果在你所有成果中占80％，你20％的客戶占你80％的銷售量，你20％的產(chǎn)品或服務(wù)占你80％的利潤(rùn)，你20％的任務(wù)占你80％的價(jià)值，如此等等。這就是說(shuō)，如果你列出十項(xiàng)要做的工作，其中兩項(xiàng)的價(jià)值等于或超過(guò)其余八項(xiàng)加起來(lái)的價(jià)值總和。

這是一項(xiàng)令人感興趣的發(fā)現(xiàn)。有些任務(wù)可能要花同樣多的時(shí)間去完成，但是，這些任務(wù)中的一項(xiàng)或兩項(xiàng)的價(jià)值是其余任何一項(xiàng)的五倍或十倍。你就應(yīng)當(dāng)把這個(gè)任務(wù)當(dāng)作首要任務(wù)來(lái)完成。

下面是威廉·穆爾替格利登公司推銷油漆采用的方法。穆爾起初每月只能賺160美元。有一天他坐下來(lái)分析他售貨的記錄，發(fā)現(xiàn)80％的生意是跟20％的顧客做的——然而他為每位顧客花的時(shí)間相等。

因此，穆爾就把他最沒(méi)有希望做得成生意的36個(gè)顧客轉(zhuǎn)讓給了別的推銷員，而他的精力就集中用來(lái)對(duì)待他最好的顧客。不久，他每月賺1000美元，繼而成為美國(guó)西岸最優(yōu)秀的推銷員。之后，他從沒(méi)有放棄這條原則，致使他最后成為凱利·穆爾油漆公司的董事長(zhǎng)。

80％的收獲來(lái)自20％的時(shí)間，80％的時(shí)間創(chuàng)造了20％的成果——來(lái)自理查德·科克的話。如果是真的，很多人都會(huì)感到驚慌和沮喪了。他們不能相信在自己80％的工作時(shí)間所做的事情僅僅帶來(lái)少得可憐的20％的工作成績(jī)。他們急于從自己的工作時(shí)間表里找出那最有價(jià)值的20％的時(shí)間，并努力將它擴(kuò)大到40％、50％甚至更大的份額。要怎么達(dá)到這樣的目標(biāo)呢？你首先要做的就是重新審視自己的工作時(shí)間表。

工作時(shí)間表上記錄的密密麻麻的事情中到底有多少是有價(jià)值的呢？對(duì)于你付出的時(shí)間它們給予回報(bào)了嗎？你知道哪些事情對(duì)你很重要，是“高價(jià)值”的？哪些是阻礙你發(fā)展和進(jìn)步的、“低價(jià)值”的時(shí)間浪費(fèi)？

當(dāng)你認(rèn)識(shí)到哪些事情是騙走你寶貴時(shí)間的低價(jià)值活動(dòng)，你就要像清除衣櫥里過(guò)時(shí)、廉價(jià)的舊衣服那樣，毫不客氣地將它們丟掉。不論在別人眼里它們多重要、多緊急，你都要告訴自己“那是低價(jià)值的時(shí)間浪費(fèi)”。最常見(jiàn)的低價(jià)值時(shí)間浪費(fèi)有以下8種情況：

1.千篇一律、例行公事的事

事例：復(fù)印開會(huì)所需文件，再分發(fā)給所有部門。

傳統(tǒng)看法：明天就要開會(huì)了，各個(gè)部門必須盡快拿到資料。

80／20看法：也許這是緊急的事，但是你完全沒(méi)有必要花費(fèi)整整兩小時(shí)復(fù)印幾十份資料，發(fā)封電子郵件讓各部門自己打印去吧。

2.別人希望你做的事

事例：老板讓你代替他去參加一個(gè)會(huì)議，在這個(gè)會(huì)議上你既不用發(fā)言，也不會(huì)獲得有用的信息，甚至不能結(jié)識(shí)一些對(duì)你有所幫助的人。

傳統(tǒng)看法：這是老板的信任和器重，你一定不能推辭。

80／20看法：這對(duì)你沒(méi)有幫助。如果你很空閑，那么去去也無(wú)妨，不過(guò)等你到了規(guī)定時(shí)間交不出報(bào)告的時(shí)候，老板絕不會(huì)認(rèn)同你拿這件事作為未完工的理由的。

3.枯燥乏味的事

事例：遭遇冗長(zhǎng)無(wú)聊、東拉西扯的會(huì)議。

傳統(tǒng)看法：即使會(huì)議內(nèi)容和自己無(wú)關(guān)也要聽下去，這樣才能顯示出你是關(guān)心公司動(dòng)態(tài)的。

80/20看法：你還有很多很多真正緊急的事情要做。如果不能悄悄逃會(huì)，就只能在會(huì)議上開開小差，閱讀一些有用的文件了。總之，不要為這個(gè)無(wú)聊的會(huì)議浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。

4.你不擅長(zhǎng)的事

事例：本月員工的工資收入有些變動(dòng)，許多人拿著工資單來(lái)找會(huì)計(jì)要求解釋。

傳統(tǒng)看法：會(huì)計(jì)有義務(wù)向大家解釋清楚，因?yàn)橹挥兴宄總€(gè)人的稅費(fèi)扣繳情況。

80／20看法：與其占用大量時(shí)間一一接待來(lái)咨詢的同事，不如統(tǒng)一發(fā)一個(gè)電子郵件，說(shuō)明詳細(xì)的扣繳規(guī)則。

5.別人都不感興趣的事

事例：上司希望你負(fù)責(zé)每周為同事提供一些有價(jià)值的資訊公布在布告欄上，3個(gè)月后反應(yīng)平平。

傳統(tǒng)看法：你應(yīng)該堅(jiān)持下去，不管你對(duì)這事怎么看，畢竟上司認(rèn)為這樣做有意義。或許是你做得還不夠好。

80／20看法：沒(méi)有收效的事再繼續(xù)下去毫無(wú)意義。向你的上司直言不諱地講明你的觀點(diǎn)。

6.所花費(fèi)時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你的預(yù)計(jì)，但是還沒(méi)有完成的事

事例：談判多次都不能簽約的難纏客戶。

傳統(tǒng)看法：既然你已經(jīng)做了大量的工作，你就應(yīng)該善始善終地做完它，半途而廢太可惜了。

80／20看法：如果花費(fèi)時(shí)間超過(guò)預(yù)計(jì)時(shí)間一倍以上，這個(gè)項(xiàng)目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下這根糟糕的雞肋，否則你耗費(fèi)的時(shí)間和收效將更加難以平衡。

7.未經(jīng)篩選的電話

事例：周末上司來(lái)了3個(gè)電話，其實(shí)每次交代的事情都不急，完全可以等周一再處理。

傳統(tǒng)看法：既然上司命令馬上辦理，就只能放棄休息了。

80／20看法：使用答錄電話或者手機(jī)來(lái)電轉(zhuǎn)接功能。很多工作狂老板會(huì)在深夜或假日給下屬打工作電話，卻毫無(wú)愧意。讓他們見(jiàn)鬼去吧！

8.下屬的工作沒(méi)有品質(zhì)保障

事例：下屬提供的報(bào)告錯(cuò)得一塌糊涂。

傳統(tǒng)看法：幫助下屬修改報(bào)告是你分內(nèi)的事，如果實(shí)在來(lái)不及，你甚至需要自己重寫一份，這是你分內(nèi)的工作。

80／20看法：請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的下屬指導(dǎo)他或者就此換將好了。總之，不值得為這類沒(méi)有回報(bào)的事情花費(fèi)你的寶貴時(shí)間。

那么，哪些事情是真正值得花費(fèi)時(shí)間和精力處理的呢？你是否已想到下面的情況呢？

1.提升生命大目標(biāo)的事。

2.付出20％，收益卻占總收益的80％。

3.你一直想做的事。

4.千載難逢、稍縱即逝的事。

5.能大大節(jié)約時(shí)間，或者可以使品質(zhì)大大改善的創(chuàng)新。

或許你還有其他對(duì)你來(lái)說(shuō)真正重要的事情沒(méi)有列出來(lái)。比如和親人相聚、與情人共度一個(gè)沒(méi)有電話干擾的周末、在非常疲倦沮喪的時(shí)候請(qǐng)假上街逛逛。當(dāng)然，你還要充電、進(jìn)修、補(bǔ)習(xí)……總之，你應(yīng)該將時(shí)間用在那些讓你真正感覺(jué)快樂(lè)、成功和滿足的事情上，而不要讓枯燥、低效的例行公事占據(jù)你時(shí)間的絕大部分。

重新給你的時(shí)間下個(gè)定義，做好你的時(shí)間管理吧！你會(huì)發(fā)現(xiàn)，那些低回報(bào)的事情做得越少，你離成功就會(huì)越來(lái)越近，你的光明前途就會(huì)越來(lái)越清晰明朗。

要事第一

處理事情要分清輕重緩急，重要的事情一定要擺在第一位來(lái)完成。唯有如此，你才不會(huì)在工作中感到忙亂。

你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈啵且驗(yàn)槟銢](méi)有將重要的事擺在第一位。在如今越來(lái)越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，運(yùn)用奧卡姆剃刀將不緊迫又不重要的事情撇在一邊，保持“要事第一”是最好的應(yīng)對(duì)原則。

“最聰明的人是那些對(duì)無(wú)足輕重的事情無(wú)動(dòng)于衷，卻對(duì)那些較重要的事務(wù)無(wú)法無(wú)動(dòng)于衷的人。”一流人物大都具備無(wú)視“小”（人物、是非）的能力，他必須忍住不為小事所纏，他能很快分辨出什么是無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，然后立刻砍掉它。

事實(shí)也是如此，在你往前奔跑時(shí)，你不可以對(duì)路邊的螞蟻、水邊的青蛙太在意——當(dāng)然毒蛇攔路除外。如果要先搬掉所有的障礙才行動(dòng)，那就什么也做不成。一個(gè)人過(guò)于努力想把所有事都做好，他就不會(huì)把最重要的事做好。

許多人在處理日常事務(wù)時(shí)，完全不知道把工作按重要性排隊(duì)。他們以為每個(gè)任務(wù)都是一樣的重要，只要時(shí)間被工作填得滿滿的，他們就會(huì)很高興。然而懂得安排工作的人卻不是這樣，他們通常是按優(yōu)先順序展開工作，將要事擺在第一位。

在確定了應(yīng)該做哪幾件事情之后，你必須按他們的輕重緩急行動(dòng)。大部分人是根據(jù)事情的緊迫感而不是事情的優(yōu)先程度來(lái)安排順序的。這些人的做法是被動(dòng)的而不是主動(dòng)的。懂得生活的人不會(huì)這樣來(lái)按優(yōu)先順序開展工作。以下是兩個(gè)建議：

第一，每天開始都有一張優(yōu)先表。

伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會(huì)見(jiàn)效率專家艾維·利。會(huì)見(jiàn)時(shí)，艾維·利說(shuō)自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普說(shuō)他自己懂得如何管理，但事實(shí)上公司不盡如人意。可是他說(shuō)自己需要的不是更多的知識(shí)，而是更多的行動(dòng)。他說(shuō)：“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)绾胃玫貓?zhí)行計(jì)劃，我聽你的，在合理范圍內(nèi)價(jià)錢由你定。”

艾維·利說(shuō)可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他的公司業(yè)績(jī)提高至少50％。然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說(shuō)：“在這張紙上寫下你明天要做的最重要的六件事。”過(guò)了一會(huì)兒又說(shuō)：“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5分鐘。艾維·利接著說(shuō)：“現(xiàn)在把這張紙放進(jìn)口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙條拿出來(lái)，做第一項(xiàng)。不要看其他的，只看第一項(xiàng)。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對(duì)待第二件事、第三件事……直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是做著最重要的事情。”

艾維·利又說(shuō)：“每一天都要這樣做。你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個(gè)實(shí)驗(yàn)?zāi)銗?ài)做多久就做多久，然后給我寄支票來(lái)，你認(rèn)為值多少就給我多少。”

這整個(gè)會(huì)見(jiàn)歷時(shí)不到半個(gè)小時(shí)。幾個(gè)星期之后，舒瓦普給艾維·利寄去一張25萬(wàn)美元的支票，還有一封信。信上說(shuō)從錢的觀點(diǎn)看，那是他一生中最有價(jià)值的一課。據(jù)說(shuō)，五年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠，而其中，艾維·利提出的方法功不可沒(méi)。這個(gè)方法為舒瓦普賺得了一億美元。

第二，把事情按先后順序排列，制定一個(gè)進(jìn)度表。

把一天的事情安排好，這對(duì)于你成就大事情是很關(guān)鍵的。這樣你可以每時(shí)每刻集中精力處理要做的事。但把一周、一個(gè)月、一年的時(shí)間安排好，也是同樣重要的。這樣做給你一個(gè)整體方向，使你看到自己的宏圖。

真正的高效能人士都是明白輕重緩急的道理的，他們?cè)谔幚硪荒昊蛞粋€(gè)月、一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來(lái)安排自己的時(shí)間。

商業(yè)及電腦巨子羅斯·佩羅說(shuō)：“凡是優(yōu)秀的、值得稱道的東西，每時(shí)每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”羅斯認(rèn)識(shí)到，人們確定了事情的重要性之后，不等于事情會(huì)自動(dòng)辦得好，你或許要花大力氣才能把這些重要的事情做好。始終要把它們擺在第一位，你肯定要費(fèi)很大的勁。下面是有助于你做到這一點(diǎn)的三步計(jì)劃：

第一步，估價(jià)。首先，你要用目標(biāo)、需要、回報(bào)和滿足感這四項(xiàng)內(nèi)容對(duì)將要做的事情做一個(gè)估價(jià)。

第二步，去除。第二是去除你不必要做的事情，把要做但不一定要你做的事情委托別人去做。

第三步，估計(jì)。記下你為目標(biāo)所必須做的事，包括完成任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間，誰(shuí)可以幫助你完成任務(wù)等資料。

第三，要避免不必要的干擾。

要做到重要的事情擺在第一位，并且集中精力將其處理好，就要排除干擾。但是，我們生活在一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)群體之中，任何人都無(wú)法完全避免干擾。盡管如此，我們?nèi)匀灰M可能地減少干擾。

首先，我們要給自己創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。精力無(wú)法集中的人，自稱要消除精神疲勞，改變心情，常常會(huì)在寫字臺(tái)周圍擺上各種不相干的玩意兒。實(shí)際上這些東西，無(wú)論是全家福照片、紀(jì)念品、鐘表、溫度計(jì)，它們既占據(jù)你的空間，也分散你的注意力。它們對(duì)你形成的干擾是無(wú)形的，是不易察覺(jué)的。這時(shí)候，辦法只有一個(gè)，除了達(dá)到當(dāng)前目的所必備的東西之外，不讓自己看其他東西。

其次，將種種瑣事歸納到一起，這樣工作起來(lái)就必須要有節(jié)奏。例如，有些信件，可以歸總起來(lái)一次寫完；盡量約好時(shí)間，盡可能集中依次會(huì)見(jiàn)來(lái)訪者；必須閱讀的材料，集中到一起很快地一一過(guò)目，等等。

再次，委婉拒絕別人的托付。在現(xiàn)實(shí)生活中，難免會(huì)遇到別人托付自己做一些事。如果礙于情面不拒絕，有可能會(huì)耽誤自己的工作進(jìn)度。不是說(shuō)對(duì)于別人的托付一概拒絕，而是指在必要時(shí)，應(yīng)該巧妙地拒絕別人，使自己的工作能夠順利進(jìn)行下去。

做最現(xiàn)實(shí)的事情

太高的奢望和不切實(shí)際的目標(biāo)，對(duì)我們而言是沒(méi)有價(jià)值的。只有把握好最近、最現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)，付出才可能有回報(bào)。

英國(guó)的某家報(bào)紙?jiān)e辦過(guò)一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?dòng)，題目如下：

在一個(gè)充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救人類因環(huán)境污染而面臨死亡的厄運(yùn)；第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核戰(zhàn)爭(zhēng)，使地球免于遭受滅亡的絕境；第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)成功地種植食物，使幾千萬(wàn)人脫離饑餓的命運(yùn)。