1.4 使用快捷鍵

Excel的可執(zhí)行命令可以通過功能區(qū)的按鈕執(zhí)行，也可以通過既定的組合鍵來執(zhí)行。大多數(shù)情況使用快捷鍵比使用鼠標(biāo)單擊按鈕執(zhí)行命令更加快捷。

1.4.1 使用功能按鈕快捷鍵

快捷鍵是通過鍵盤上的某個(gè)功能鍵或者多個(gè)功能鍵組合而執(zhí)行某項(xiàng)功能的方法。

執(zhí)行快捷鍵時(shí)一般先按下功能鍵（Ctrl、Shift、Alt），按住不放然后再按下數(shù)字鍵或者字母鍵。如【Ctrl+S】組合鍵是保存工作簿的快捷鍵，執(zhí)行時(shí)先按下鍵盤上的【Ctrl】鍵不放，再按下【S】鍵即可。也有一些是按下功能鍵后需要松開鍵盤再按下第二個(gè)鍵，在后面將會(huì)經(jīng)常用到。

查看常用功能的快捷鍵有兩種方法：屏幕提示和Excel幫助文件。

通過屏幕提示查看功能按鈕的快捷鍵在前面已經(jīng)介紹了一種方法，使用此方法可以查看部分功能按鈕的快捷鍵。其實(shí)還有另外一種方法，可以執(zhí)行任意功能按鈕。

按下鍵盤上的【Alt】鍵，快速訪問工具欄的所有按鈕即按從左到右的順序列出快捷訪問序號(hào)，單擊相應(yīng)的數(shù)字值即可執(zhí)行指定功能。如按下【Alt】鍵后再按下【1】鍵即保存工作簿，如圖1-23所示。按下選項(xiàng)卡上的大寫字母鍵則進(jìn)入相應(yīng)的功能區(qū)，如圖1-24所示。

在如圖1-24所示的狀態(tài)下，如果繼續(xù)按【U】鍵，則彈出自動(dòng)求和的下拉列表框，如圖1-25所示。若要退回上一步按【Esc】鍵即可。

通過幫助文件也可以查看Excel中的所有快捷鍵，而且比前一種方式所能看到的更全面。查看方式是：按下【F1】鍵啟動(dòng)Excel幫助文件，在文本框中輸入“快捷鍵”并按回車鍵，在搜索到的條目中單擊第一條鏈接“Excel快捷鍵和功能鍵”即可，如圖1-26所示。

1.4.2 自定義快捷鍵

Excel 2007的功能區(qū)按鈕不允許像Excel 2003或者Excel 2000的工具欄一樣任意修改快捷鍵。但可以通過設(shè)置快速訪問工具欄間接地達(dá)到目的。

自定義快速訪問工具欄可以將一些默認(rèn)未置于工具欄和功能區(qū)的按鈕添加到此區(qū)域，也可以將功能區(qū)中某些需要單擊多次才出現(xiàn)的功能按鈕添加到此區(qū)域，以實(shí)現(xiàn)快速訪問。現(xiàn)以添加“朗讀單元格”為例介紹自定義快捷訪問工具欄的方法。

（1）在功能區(qū)的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單；

（2）從彈出的快捷菜單中選擇【自定義快速訪問工具欄】命令，可以打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框的“自定義快速訪問工具欄”選項(xiàng)，如圖1-27所示；

（3）從“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“所有命令”選項(xiàng)，如圖1-28所示；

（4）鼠標(biāo)按下滾動(dòng)條向下滾動(dòng)，直至出現(xiàn)“按Enter開始朗讀單元格”選項(xiàng)，單擊【添加】按鈕，即可將該功能添加到快速訪問工具欄，如圖1-29所示。

如果是將功能區(qū)中已有的功能添加到功能區(qū)，只需找到該功能按鈕，并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【添加到快速訪問工具欄】命令即可。添加的按鈕默認(rèn)以【Alt】鍵加序號(hào)鍵組成快捷鍵。如新按鈕排名在第7個(gè)，則通過按【Alt+7】組合鍵可執(zhí)行該按鈕的功能。

如果需要修改該按鈕的序號(hào)為5，可以在“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框的“自定義快速訪問工具欄”中選擇該命令，并通過上移按鈕將其移到第五位，如圖1-30所示。單擊【確定】按鈕后再按下【Alt】鍵，可以看到該按鈕的快捷鍵已改為【Alt+5】組合鍵，如圖1-31所示。

1.4.3 使用Excel 2003菜單鍵

Excel 2007取消了2003樣式的下拉菜單，然而為了照顧習(xí)慣原有菜單快捷鍵操作的老用戶，Excel 2007仍然支持2003菜單鍵。例如在Excel 2003中選擇【工具】→【加載宏】命令可以使用【Alt+T+I】組合鍵，在2007中仍然可用同樣的快捷鍵訪問該功能打開“加載宏”對(duì)話框。

然而，并非所有Excel 2003中的菜單鍵都受Excel 2007的支持，當(dāng)Excel 2007中將該鍵賦予了新的功能按鈕時(shí)則不可使用。如Excel 2003中【Alt+F+U】組合鍵可以啟動(dòng)“頁面設(shè)置”對(duì)話框，但在Excel 2007中已將此組合鍵賦予了Office按鈕菜單中的“發(fā)布”命令。