1.3 使用功能區

功能區中列出了Excel中最常用的功能按鈕，熟練掌握功能區是制作工作表的前提。

Excel將常用功能區分為“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數據”、“審閱”和視圖七個類別。另外還有3種特殊的功能區，常規狀態下不顯示。包括“開發工具”選項卡、“加載項”選項卡和上下文選項卡。

● “開發工具”選項卡：只有在“Excel選項”對話框中的“常用”選項中，選擇“在功能區顯示‘開發工具’選項卡”復選框才會將其顯示出來。

● “加載項”選項卡：只有加載了帶有菜單的外部工具時才會顯示出來。

● 上下文選項卡：在編輯特定對象時才出現，它的功能是與特定對象發生作用。

1.3.1 使用標準選項卡

Excel默認顯示的“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數據”、“審閱”和“視圖”選項卡都屬于標準選項卡。它們分別以功能用途為基準將Excel常用功能按鈕分置于7個選項卡中。

● “開始”選項卡：位于功能區最左邊，列舉了Excel中最常用的功能。包括設置單元格字

體、對齊方式、數字格式、樣式、單元格編輯及復制、粘貼等。常規的功能通過“開始”選項卡的功能按鈕即可處理。

● “插入”選項卡：它提供了在工作表中插入表、透視表、圖片、藝術字、文本框、符號、圖表、超鏈接及頁眉頁腳等功能。若當前顯示的功能區非“插入”選項卡的功能區，只需切換到“插入”選項卡即可將其功能區顯示出來。

● “頁面布局”選項卡：集中了打印頁面設置相關的所有功能按鈕。通過該功能區的按鈕可以設置打印界面的主題、邊距、紙張大小標題、背景和網絡線等選項，也可以設置打印區域和頁數，使打印情況更符合用戶需求。

● “公式”選項卡：主要提供插入函數及可用于公式的定義名稱，以及審核公式等功能。

● “數據”選項卡：提供了外部數據的獲取、連接、刷新及數據排序與篩選、數據分析工具和分級顯示工具。其中部分數據分析工具需要加載宏才可正常使用，如規劃求解等。

● “審閱”選項卡：主要提供單元格數據校對、批注、簡繁轉換（需加載才可使用）及工作簿/表保護功能。

● “視圖”選項卡：提供了工作簿顯示方式控制、標尺與網格線的顯示控制、工作區顯示比例控制及窗口的排列方式與切換等功能。

所有功能區都可以最小化（或者稱折疊）來釋放空間，使工作表編輯區獲得更大的空間。需要將功能區最小化時可以在功能區的任意位置單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【功能區最小化】命令。需要還原時只需在“快速訪問工具欄”的右鍵快捷菜單中將【功能區最小化】前的勾去掉即可。

1.3.2 使用對話框啟動器

Excel的功能區空間有限，難以容下所有功能按鈕，部分功能以對話框的形式存在。

所謂對話框即含有若干個命令按鈕、可以人機交互的窗體。用戶在對話框中選擇需要執行的命令或者輸入字符，程序即按照要求執行的相應命令完成一次對話過程，如圖1-19所示即為“設置”對話框。

部分對話框的運行需要對話框啟動器。在某些功能區的右下角有一個箭頭，單擊可以打開一個新的功能區，這就是對話框啟動器，如圖1-20所示的箭頭所指處。

1.3.3 使用上下文選項卡

上下文選項卡是一種特殊的功能區，它的特點是特定的命令集僅在編輯特定類型的對象時才會出現。

比如前面介紹主要選項卡時介紹了共有7個常用選項卡，將功能區分為七大類。而事實上所有功能區超過10類，只不過部分功能區默認狀態下不顯示出來，需要編輯指定對象時才出現。例如，如圖1-21所示，選中工作表中的圖片則功能自動出現“圖片工具”→“格式”選項卡，功能區中列出了圖片編輯相關的所有功能按鈕及對話框啟動器。此時單擊圖片以外的單元格區域，則“圖片工具”選項卡及功能區按鈕自動消失。這就是上下文選項卡。

上下文選項卡除了“圖片工具”外，還有“繪圖工具”、“圖表工具”、“表工具”、“數據透視表工具”、“數據透視圖工具”、“頁眉和頁腳工具”、“AmartArt工具”等。分別在插入形狀、圖表、表、透視表、透視圖、頁眉和頁腳和AmartArt對象時才出現。

1.3.4 特殊的打印預覽功能區

打印預覽功能區只有在工作表中有數據，且單擊【打印預覽】按鈕后才出現。顯示打印預覽功能區時，其他所有選項卡及功能區都自動隱藏。

打印預覽功能區中列出了工作表數據預覽狀態下所需要的所有功能，如圖1-22所示。

1.3.5 功能區的縮放

相對于Excel 2003的“常用”和“格式”工具欄，Excel 2007版的功能區占用空間較大。如果希望增大編輯區域的可視面積，可以將功能區最小化。

最小化功能區有兩種方法：快捷鍵法和菜單法。

最小化功能區可以使用【Ctrl+F1】組合鍵。當功能區最小化后，再次按下【Ctrl+F1】組合鍵則還原功能區。

在功能區的任意位置或者快速訪問工具欄中單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇【功能區最小化】命令，也可以使功能區最小化。在快速訪問工具欄中再次單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中再次選擇【功能區最小化】命令則可以還原功能區的大小狀態。