【學習要點】
1.計劃的基本概念、基本特征、作用、類型
2.計劃的內(nèi)容
3.計劃工作的原則
4.制訂計劃的步驟
4.時間管理的基本含義、基本策略
5.ABC時間管理方法
第一節(jié) 計劃概述
計劃（plan）是管理職能中最基本的職能，也是管理活動的第一步，計劃工作的核心問題是通過方案擇優(yōu)實現(xiàn)組織目標。明確計劃的基本概念、計劃的基本類型以及制訂計劃的基本步驟有助于我們制訂一個合理的、高質(zhì)量的計劃方案，從而達到最佳的組織效益。計劃是針對需要解決的難題和需要完成的新任務(wù)而進行的活動，涉及管理活動創(chuàng)造和革新的內(nèi)涵，是一個創(chuàng)造性的管理活動。
一、計劃的基本概念
從漢語詞性上說，計劃既可作名詞使用，也可以作動詞使用。動詞意義上的計劃也稱規(guī)劃、計劃工作或計劃職能，是指制訂計劃的過程，是一種預測未來、設(shè)立目標，并在此基礎(chǔ)上擬訂行動方案的過程。具體地說，計劃就是預先決定做什么、由誰去做、什么時間做、怎么去做、要投入多少資源等方案的過程。名詞意義上的計劃是指計劃工作的結(jié)果，是工作或行動前預先擬定的面向未來的、指導具體行動的方案，包括行動具體目標、內(nèi)容、方法步驟和預計完成時間等的行動方案。
管理故事
磨刀不誤砍柴工的啟示有一天，父親對兩個兒子說：“今天，給你們每人一把斧頭，看誰在一天里砍的柴多，以后這個家就由誰做主。”于是，大兒子拿了斧頭便直奔山上而去，二兒子則拿了斧頭端詳了一番后，先將斧頭磨鋒利之后再去山上，結(jié)果二兒子贏得了這場比賽。該故事說明要辦成一件事，不一定要立即著手，而是先要進行一些籌劃、進行可行性論證和步驟安排，做好充分準備，創(chuàng)造有利條件，這樣會大大提高辦事效率。
計劃工作在組織活動中具有普遍性，它不是某一層次、某一管理者的問題，它存在于一切組織活動當中。無論是高層管理者還是基層管理者都需要進行計劃，但各層次管理者制訂的計劃在內(nèi)容和作用范圍上都應(yīng)與其自身的職責和權(quán)力范圍相對應(yīng)。在護理工作中，經(jīng)常需要制訂各種各樣的行動方案，如護士長制訂年度工作計劃、責任護士制訂針對病案管理的護理計劃等。護士長進行管理活動必先制訂計劃，才能組織整個病區(qū)工作，分配各個護士的職責，才能體現(xiàn)護士長的領(lǐng)導作用，并且以計劃為依據(jù)，對病區(qū)工作進行控制。
計劃是一種理性的運作過程，是在對客觀事實進行判斷的基礎(chǔ)上，對未來可能的目標和策略、行動方案的思考和選擇過程。這種理性運動只有在符合客觀實際的基礎(chǔ)上，才能發(fā)揮正確的引導作用，使管理活動朝著有秩序、有規(guī)則、有效率的方向進行。否則，只會產(chǎn)生負面作用。如一個病區(qū)，準備接待哪些病種的患者入住、照顧這些患者的護理人員需要具備哪些素質(zhì)、護理人員的日常工作活動如何來安排等無不牽涉到計劃的問題。沒有合理的計劃，患者就不可能得到合理的、規(guī)范的高質(zhì)量照顧。
二、計劃的基本特征
計劃的基本特征是指計劃必須具有的基本條件，沒有這些條件，就不能稱其為規(guī)范的計劃。計劃的基本特征概括為以下四個方面。
1.前瞻性計劃總是面向未來的，是在預測未來各種形勢變化的基礎(chǔ)上，對未來做出規(guī)劃。只有針對未來的決定，我們才可能稱它為計劃，如年度工作計劃總是在年前或年初制訂的。
2.目的性計劃總是在一定的目的指導下進行的，沒有目的就不可能進行計劃。在計劃工作之前，必定存在一定的目的，各種計劃及其所有派生計劃都應(yīng)該有助于完成組織目標。計劃是決策所確定的行動目標和方式在時間和空間上的進一步展開。
3.經(jīng)濟性計劃的目的就是有效地利用資源，以最經(jīng)濟的手段達到預定的目的，因此，任何計劃都要考慮投入與產(chǎn)出的問題。投入包括人、財、物、時間等各種資源的投入，產(chǎn)出包括經(jīng)濟效益和社會效益兩個方面。每份計劃都應(yīng)有對投入（包括用什么人、什么時間、使用什么設(shè)備或工具等以及多少經(jīng)費）和產(chǎn)出（達到什么結(jié)果或目的）的描述和預算。只有管理者認為產(chǎn)出的結(jié)果相對于需要的投入來說是經(jīng)濟的、合算的情況下，計劃才可能得以實施。
4.具體性計劃的具體性是指計劃要含有行動的成分，要對具體行動做出描述，包括行動的目標、方法和途徑等。
三、計劃的作用
早在科學管理理論提出之前，人們就已經(jīng)認識到了計劃的重要性。隨著生產(chǎn)規(guī)模的擴大和工業(yè)化程度的加速，組織中的分工與協(xié)作程度越來越高，計劃職能的重要性就更加突出。計劃的作用可以歸納為以下幾點：
1.計劃工作是管理活動的基礎(chǔ)在計劃、組織、領(lǐng)導和控制各項管理職能中，計劃工作處于首位，是管理的首要職能。只有制訂了計劃后，管理者才能根據(jù)計劃的具體內(nèi)容進行組織、領(lǐng)導和控制等一系列管理活動，因此計劃工作為整個管理活動奠定了基礎(chǔ)。如某醫(yī)院為深入開展“優(yōu)質(zhì)護理服務(wù)示范工程”，護理部必須制訂人員配置、物資準備、護理模式改革、服務(wù)項目落實等工作計劃，并進行相應(yīng)的領(lǐng)導和控制工作，才能切實為患者提供安全、優(yōu)質(zhì)、滿意的護理服務(wù)。
2.計劃工作有利于合理利用資源計劃過程是對組織內(nèi)人、財、物、信息和時間的一種合理組織和綜合平衡的過程，這個過程可以消除未來活動中許多重復、等待、沖突等無效活動，提高組織活動的管理效益和經(jīng)濟效益。例如，科學、合理的排班計劃可使各級護理人員充分發(fā)揮各自所長，人盡其才，使人力資源達到有效的利用；為病房的物資、藥品、器械、設(shè)備等制訂領(lǐng)取、保管、使用、維護計劃，物盡其用，減少不必要的物資損耗。
3.計劃工作為各部門的具體工作提供依據(jù)計劃有各種層次，各層次的計劃中都包含了實現(xiàn)目標的方式、方法等具體內(nèi)容，這些具體的方式、方法為下屬部門人員的工作提供了具體的依據(jù)。組織內(nèi)高層管理者制訂的戰(zhàn)略性計劃可以為中層管理者制訂管理性的計劃提供依據(jù)，管理性的計劃又可以為基層人員制訂技術(shù)性的計劃提供保證。例如，護理部制訂年度規(guī)劃后，護士長可以根據(jù)護理部的規(guī)劃制訂本科室的工作計劃，護士在本科室工作計劃的引導下，可以制訂具體的護理工作計劃。
4.計劃工作有利于實現(xiàn)組織目標計劃工作顯示了管理者在決策過程中對組織目標的選擇，這種目標為各部門、各級工作人員的工作提供了方向和動力，尤其在復雜多變的環(huán)境中始終把主要注意力集中于目標上。護理工作繁雜瑣碎，但解決每一個具體問題都與組織目標相聯(lián)系。
5.計劃工作是控制活動的依據(jù)控制是管理人員為保證下屬執(zhí)行結(jié)果與計劃相一致，對執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差采取糾正措施，實現(xiàn)預期目標和計劃的管理活動。因此，計劃是控制的基礎(chǔ)，計劃中確立的工作目標、內(nèi)容、行動方法、進展速度和預期成果是設(shè)立控制標準和尺度的主要依據(jù)。沒有計劃規(guī)定的目標作為測定的標準，就無法檢查工作，也就無法糾正。如護理部年終考核護理服務(wù)質(zhì)量的時候，必須依據(jù)年度計劃制定護理質(zhì)量標準，衡量實施效果。
6.計劃工作增強了組織對環(huán)境的適應(yīng)性計劃工作是針對未來的組織活動，而未來有許多不確定的因素。計劃雖然無法完全消除未來的不確定性和事物的變化性，但通過計劃設(shè)計過程，可以預測變化趨勢和變化對組織的影響，并制訂適應(yīng)變化的最佳方案，有效回避風險，保證組織長期穩(wěn)定發(fā)展。如目前我國居民健康意識不斷增強，健康需求迅速提高，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，為此有關(guān)部門需制定一系列方針、政策以滿足居民需求，提高健康水平。
四、計劃的類型
計劃對管理活動來說具有普遍性，各種組織、組織內(nèi)的各級部門都在制訂計劃，這種普遍性決定了計劃類型的多樣性。從不同的角度對這些多樣性的計劃進行分類，可以劃分成不同的類型。
（一）根據(jù)計劃的期限劃分
（1）長期計劃：一般指5年以上的計劃。由高層管理者制訂，對組織具有戰(zhàn)略性、綱領(lǐng)性的指導意義。長期計劃要建立在對未來發(fā)展趨勢充分預測、論證和研究的基礎(chǔ)上，以科學的態(tài)度、準確的步驟進行。如國家“十一五”發(fā)展規(guī)劃，護理部制訂的調(diào)整護理隊伍學歷結(jié)構(gòu)的計劃、建立老中青相結(jié)合的護理梯隊的計劃等，這些計劃往往是長期的。
（2）中期計劃：一般指1～5年的計劃。由中層管理者制訂，具有戰(zhàn)役性特點。要求根據(jù)組織的總體總目標，抓住主要矛盾和關(guān)鍵問題以保證總目標的實現(xiàn)。中期計劃的制訂要注意與長期目標、短期目標的銜接。如科室護士的在職培訓計劃、科研計劃等。
（3）短期計劃：一般指1年或1年以下的計劃。由基層管理者制訂，具有戰(zhàn)術(shù)性特點。
短期計劃指對未來較短時間內(nèi)的工作安排及一些短期內(nèi)需完成的具體工作部署。如病區(qū)工作計劃、月考核計劃、護士排班計劃等。
這種長期、中期和短期的概念是相對的，根據(jù)組織工作內(nèi)容、工作性質(zhì)不同，計劃的時間劃分不可能采用統(tǒng)一的標準。例如，航天計劃5年的期限可能只是一個短期的概念，而護理計劃1個月以上就已經(jīng)是長期的概念了。
（二）根據(jù)計劃的作用范圍劃分
（1）全面性計劃：指涉及整個組織一切工作的計劃，這類計劃往往是長期的、抽象的。
如護理組織中的年度工作計劃是全面性的工作計劃。
（2）專項性計劃：針對組織中某一時期的某一具體工作項目，它往往是具體的、中短期的，它指出了某一行動的具體方法、步驟。如減少醫(yī)院差錯事故的工作計劃、提高護理人員學歷層次的工作計劃等是專項性的計劃。
（三）根據(jù)計劃的明確性劃分
（1）指令性計劃：指由國家或上級部門下達的具有行政約束力的計劃，往往規(guī)定有具體的目標或特定的活動方案，執(zhí)行者在具體實施中應(yīng)不折不扣地遵照執(zhí)行，不能隨意更改。指令性計劃是以強制性的約束力來保證實施的，如政策、法規(guī)等。
（2）指導性計劃：指只規(guī)定行動的一般方針、基本原則，而不規(guī)定具體活動方案的計劃。
對于這類計劃，下屬部門可以根據(jù)實施時的具體環(huán)境進行具體化和進一步的發(fā)揮，實施中有較大的自由，上級部門一般通過宣傳教育、經(jīng)濟調(diào)節(jié)及法律制約等手段來引導部門實施，而不是通過強制的手段來推行，如各科室業(yè)務(wù)學習計劃。
（四）根據(jù)計劃的內(nèi)容劃分
組織有不同的職能分工，每種職能都會有一定的計劃，從組織職能劃分，計劃一般可以分為業(yè)務(wù)計劃、人事計劃、財務(wù)計劃等。
（1）業(yè)務(wù)計劃：即業(yè)務(wù)部門實施的計劃，它是組織的主要計劃，任何組織都要從事一定的業(yè)務(wù)活動。企業(yè)的生產(chǎn)計劃、營銷計劃，針對患者情況制訂的護理計劃就是典型的業(yè)務(wù)計劃。
（2）人事計劃：人是保證組織活動進行的最為重要的資源，每一個組織在人力上都需要做出一定的計劃，才能保證組織活動的正常進行。護理人才引進計劃、護理人員隊伍結(jié)構(gòu)調(diào)整計劃、高年資護士的安排計劃等都屬于人事計劃。
（3）財務(wù)計劃：財是組織經(jīng)濟效益的主要指標，也是組織取得社會效益的保證。財務(wù)計劃可使目標具體化，可作為控制的標準和依據(jù)，還是考核各部門工作業(yè)績的依據(jù)。比如某部門收入、支出、虧盈計劃，護理科研經(jīng)費使用計劃，獎金分配計劃等都屬于財務(wù)計劃。
（五）按制訂計劃的組織層次劃分
（1）高層管理計劃：制訂的主體是高層管理者，其目的是為組織設(shè)立總體目標以尋求組織在環(huán)境中的地位。計劃的內(nèi)容一般著眼于組織整體的、長遠的安排，這類計劃一般屬于戰(zhàn)略性計劃，如護理部制訂的護理工作發(fā)展計劃。
（2）中層管理計劃：制訂的主體是中層管理者，其目的是保證組織總體目標能完整地分解到各個部門去，使組織內(nèi)各部門工作有條理、不發(fā)生沖突。計劃的內(nèi)容一般為涉及各部門目標分配和協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的一些具體方案，如護士長制訂的工作計劃。
（3）基層管理計劃：制訂的主體是基層管理者，計劃的內(nèi)容著眼于每個部門每個崗位的工作安排和協(xié)調(diào)，如病區(qū)護士長制訂的工作計劃。
（六）根據(jù)計劃的表現(xiàn)形式劃分
美國著名的管理學家哈羅德·孔茨（Harold Koontz）和海因·韋里克（Heinz Weihrich）指出計劃包含任何未來的行動途徑，它可以包含多樣的形式，由此，他們把計劃從抽象到具體分為任務(wù)、目標、策略、政策、規(guī)程、規(guī)則、方案、預算等形式。
（1）任務(wù)或目的（purpose or mission）：任何組織的存在，都有它的任務(wù)或目的。任務(wù)或目的是指一個組織系統(tǒng)的作用或社會職能，它決定了組織的性質(zhì)。如世界衛(wèi)生組織規(guī)定護理組織的任務(wù)是：“保持健康、預防疾病、減輕痛苦、促進康復。”
（2）目標（objective）：指在任務(wù)或目的的指導下，組織活動在一定時期內(nèi)所要達到的預期成果。組織的目標從縱向上看，有組織各個時期的目標；從橫向上看，有各個部門的目標。在通常情況下，組織目標可以層層分解，形成一個目標體系。目標必須具備具體、可測量和可評價的特點，如本年度護理技術(shù)操作合格率達到100％，健康教育覆蓋率≥95％都是具體可測量的目標。