前言　高質(zhì)量的會(huì)議是什么樣的

親愛的讀者，在參加會(huì)議時(shí)，你是否遭遇過以下這幾種情形：

·　會(huì)議持續(xù)時(shí)間過長。

·　參會(huì)人員意見不統(tǒng)一，沒有討論出結(jié)果。

·　會(huì)議討論偏離主題。

·　沒人提意見，或提出的意見不誠懇。

·　會(huì)議整體氛圍差。

·　會(huì)議主題或目的不明確。

·　有人講話拖沓，每個(gè)人的發(fā)言時(shí)長不均等。

·　有人總是提出消極意見或否定性意見。

·　會(huì)前準(zhǔn)備不足。

·　有人在會(huì)議中做其他事情。

此外，如果你擔(dān)任過會(huì)議組織者，引導(dǎo)過會(huì)議流程的話，是否產(chǎn)生過這樣的疑問：我是否應(yīng)該在這個(gè)時(shí)候發(fā)言，引導(dǎo)大家？

以上這些情形都是我在研討會(huì)、進(jìn)修班上從6 000位商界人士那里收集到的、與會(huì)議有關(guān)的真實(shí)反饋。

我在日本電氣股份有限公司任職期間，曾在一年內(nèi)組織過1 000多場(chǎng)會(huì)議。然而，當(dāng)時(shí)的我并沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)議組織者的工作本質(zhì)，而是將這份工作單純地理解為推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)行，以至于每天為了應(yīng)對(duì)接踵而至的會(huì)議忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。

為了掌握有關(guān)知識(shí)，我也會(huì)去閱讀一些與會(huì)議引導(dǎo)技巧相關(guān)的書籍，并參加以會(huì)議為主題的工作坊，借此了解相關(guān)知識(shí)。但在開會(huì)的時(shí)候，我還是會(huì)獨(dú)斷專行，當(dāng)參會(huì)人員意見不統(tǒng)一時(shí)，也不進(jìn)行協(xié)調(diào)，而是強(qiáng)行實(shí)施自己的方案。這種做法遭到了大家的強(qiáng)烈不滿。一位女性下屬還直接對(duì)我提出了意見：“園部先生在做決定時(shí)完全不顧及大家的心情，這樣下去就沒人愿意聽從您了。”她的這句話讓我意識(shí)到，自己過于執(zhí)著于會(huì)議本身，卻忽視了與周圍人的交流。

值得慶幸的是，會(huì)議組織者的身份倒逼我直面自己，在困境中逐漸摸索出了一套推動(dòng)會(huì)議高效運(yùn)行的方法。

當(dāng)今時(shí)代，通過運(yùn)用AI（人工智能）等先進(jìn)技術(shù)，人們的工作效率得到質(zhì)的飛躍，但在這個(gè)巨大變局中，很多會(huì)議卻未同步實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的提高。

這個(gè)問題產(chǎn)生的原因在于，大多數(shù)人根本不知道什么樣的會(huì)議才是高質(zhì)量會(huì)議。

在日本，一提到會(huì)議，人們聯(lián)想到的往往是唇槍舌劍的國會(huì)會(huì)議、各抒己見的討論節(jié)目，但這些都不是能引發(fā)建設(shè)性意見的討論模式。

在此，我想明確地提出：在會(huì)議中，參會(huì)人員不要使討論白熱化。

有人認(rèn)為卓有成效的會(huì)議背后一定暗含著人們的激烈爭論，其實(shí)這種想法大錯(cuò)特錯(cuò)。人們之所以會(huì)在會(huì)議中進(jìn)行激烈爭論，無非是為了證明自己的意見是對(duì)的。假設(shè)會(huì)議中兩個(gè)人意見相左，但最終只能采納其中一人的方案，那么這兩個(gè)人都會(huì)極力主張自己觀點(diǎn)的正確性，對(duì)此展開一場(chǎng)拉鋸戰(zhàn)。而在這種對(duì)錯(cuò)交織的爭辯中，會(huì)議討論也許會(huì)越來越偏離主題。

矛盾雙方喋喋不休，會(huì)議時(shí)間被無限拉長，其他參會(huì)人員被晾在一邊，現(xiàn)場(chǎng)氣氛越來越沉重，最終會(huì)議未能達(dá)成一致意見，只得再做打算或由領(lǐng)導(dǎo)拍板決定。在這種局面下，大家一定會(huì)在心里抱怨道：“真是浪費(fèi)時(shí)間。”沒有實(shí)際意義的會(huì)議開起來沒完沒了，導(dǎo)致參會(huì)人員感到不適。

也有人會(huì)說：“我們公司的氛圍就很好，大家都能和和氣氣地討論，最終得出建設(shè)性意見。”我并不否認(rèn)在良好的氛圍之下，會(huì)議能夠順利地進(jìn)行。然而，無論多么和諧的會(huì)議，也難以高效協(xié)調(diào)眾人的意見，最終往往還是會(huì)顯現(xiàn)出參會(huì)人員意見無法達(dá)成統(tǒng)一、會(huì)議耗時(shí)過長等問題。

為什么會(huì)產(chǎn)生這種情況呢？

簡單來講，是因?yàn)槿藗冊(cè)诤翢o鋪墊的情況下便急于尋求解決問題的方案。例如，當(dāng)面對(duì)“探討銷售額走低的原因”這一會(huì)議主題時(shí)，想必大部分人想表達(dá)的都是“為了使銷售額回升，應(yīng)該怎樣做”，也就是解決方案。但是，有效的討論應(yīng)該遵循正確的推進(jìn)順序，有一個(gè)明確的流程。參會(huì)人員一上來就大談特談解決方案，會(huì)議討論出的結(jié)果往往很難真正落地。

那么，高質(zhì)量會(huì)議應(yīng)該是什么樣的呢？答案其實(shí)很簡單，我們將前文列舉出的人們?cè)跁?huì)議中遭遇的幾種情形反過來描述就可以了。具體如下：

·　會(huì)議按時(shí)結(jié)束。

·　參會(huì)人員意見統(tǒng)一，討論出結(jié)果。

·　會(huì)議討論緊靠主題。

·　參會(huì)人員積極提意見，且意見誠懇。

·　會(huì)議整體氛圍良好。

·　會(huì)議主題或目的十分明確。

·　參會(huì)人員發(fā)言簡練。

·　沒人提出消極意見或否定性意見。

·　會(huì)前準(zhǔn)備充分。

·　每個(gè)參會(huì)人員都很專注。

將這些情形進(jìn)行簡單的整理后，我總結(jié)出如圖0-1所示的高質(zhì)量會(huì)議的3個(gè)條件。

如果一場(chǎng)會(huì)議不能同時(shí)滿足以上3個(gè)條件的話，就不能被稱為高質(zhì)量會(huì)議。會(huì)議能夠按時(shí)結(jié)束、得出結(jié)論固然重要，但最重要的一點(diǎn)是，參會(huì)人員對(duì)會(huì)議結(jié)論的認(rèn)可度高。人如果不認(rèn)可一個(gè)觀點(diǎn)的話，是不會(huì)采取下一步行動(dòng)的，因此參會(huì)人員對(duì)會(huì)議結(jié)論認(rèn)可度的高低關(guān)系著員工能否在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議精神落實(shí)到工作中。

或許作為讀者的你會(huì)有以下?lián)鷳n：

部長說話太啰唆，不知道會(huì)議什么時(shí)候能結(jié)束。

公司的員工都非常注重自己的想法，意見很難統(tǒng)一。

好多人認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的意見就是“圣旨”，照做就是了，有意見也只能在心里憋著。估計(jì)以后也不會(huì)有所改善……

我們公司的會(huì)議也做不到這幾點(diǎn)。

有以上類似擔(dān)憂的讀者們，不必太過擔(dān)心。只要你讀過本書，這些問題都能迎刃而解。

參與過眾多企業(yè)會(huì)議的我如今作為專業(yè)的會(huì)議組織者，承擔(dān)著會(huì)議流程引導(dǎo)和會(huì)議改革等指導(dǎo)工作。此外，我還開展了與掌握問題解決能力、培養(yǎng)下一代領(lǐng)導(dǎo)者等主題相關(guān)的培訓(xùn)，每年會(huì)接收幾千名學(xué)員。無論是高層管理者、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，還是年輕的管培生，各年齡層的員工都有可能在會(huì)議中承擔(dān)組織者的角色。如果提前通過閱讀本書掌握會(huì)議引導(dǎo)技巧及會(huì)議組織者工作的本質(zhì)，我們就能在短期之內(nèi)勝任工作，舉辦出令人滿意的會(huì)議。

此外，學(xué)習(xí)會(huì)議引導(dǎo)技巧還能讓我們顯著體會(huì)到工作的樂趣。無論是業(yè)務(wù)部門的對(duì)策討論會(huì)，還是改善工作環(huán)境的專題會(huì)，會(huì)議組織者都要做到聽取各方意見，從中尋找正確答案。在這個(gè)過程中，團(tuán)隊(duì)成員及其他相關(guān)人員要朝著同一個(gè)目的討論，只有這樣，會(huì)議才能收集到有用的意見與建議，推動(dòng)工作的改善。

孤軍奮戰(zhàn)，解決不了任何難題；集思廣益，才能找到答案。在組織會(huì)議的過程中，我深刻體會(huì)到了信賴伙伴的重要性。正是當(dāng)我意識(shí)到自己沒必要獨(dú)自承受所有的問題，并做出改變后，我的人際關(guān)系才得到了明顯的改善。同樣，也有人在認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)后，直接轉(zhuǎn)變了自己對(duì)待工作的態(tài)度。無論遇到多么棘手的問題，我們都應(yīng)該自信地去應(yīng)對(duì)。有同事們的幫助，問題就一定能夠得到妥善的解決。

學(xué)會(huì)會(huì)議引導(dǎo)技巧不僅能使我們的工作得到改善，還能為我們的人生帶來翻天覆地的變化。我們每個(gè)人最希望看到的，就是通過對(duì)引導(dǎo)技巧的運(yùn)用，自己能幫助公司更為靈活地運(yùn)轉(zhuǎn)，提升工作效率，并取得成就。