1.1.2 信息處理過程

隨著社會的不斷發展，人類已進入信息時代。目前，人們的生活、工作和學習等諸方面已越來越多地需要進行信息處理，而社會、個人各方面的有序運轉也要求必須對獲取的信息進行科學和系統的處理，有效地處理信息是當前社會發展和人類生活的必然要求。信息處理的有效化過程（即信息處理的科學化程序）主要包括信息的收集、整理與加工、傳遞和存儲4個環節，每個環節都有嚴格、科學的要求，需要信息處理工作人員嚴格遵守并熟練掌握。

1.信息的收集

信息的收集是信息處理的第一環節和基礎，其實質是根據目標指令，將目標涉及的管理要素資源、技術要素資源、相關的其他要素資源，用信息資源和數字化的形式來反映。信息收集工作貫穿并影響信息處理的全過程，它的好與壞直接關系整個信息處理工作的進程和質量。

信息收集環節要達到有效化要求，必須規定質和量兩方面的標準。其質的標準是：盡可能保證收集信息的真實性、時效性和有用性。在收集信息的過程中，不僅要收集能夠真實反映事物表象的信息，更要注重收集能夠深刻體現事物內在規律的信息，收集有一定使用價值和高使用價值的信息。衡量的標準是：保證所收集信息的覆蓋面廣泛，按應用所需形成系列化、系統化的信息內容。通過質和量兩方面相結合的保證，所收集的信息能夠反映目標的運行過程，并揭示其運行現象、本質及發展規律。這就要求信息收集者不僅要有敏銳的洞察力、判斷力和科學的工作方法，還要積極地調動自身的工作熱情和保持嚴謹的工作作風。信息收集所涉及的范圍包括目標所涉及的主要部門、行業及其關聯的部門、行業，信息包括宏觀的、微觀的、定性的、定量的，信息收集者都要盡可能地收集到。

信息收集的基本程序是：首先，按照目標對信息的要求制訂收集計劃，選擇好信息源點，確定收集的內容、方式或方法；其次，按照計劃進行采集和收集，不但要注意直接資料的系統收集，而且要注意間接資料的搜索和采集以及歷史資料和現實資料的收集，另外，在收集中若發現問題，要尋找原因并進行追蹤采集；最后，對所收集的信息資料進行初步的程序化處理。

2.信息的整理與加工

信息的整理與加工是指將收集來的經初步程序化處理的信息按照一定的程序和方法進行分類、分析、判斷、編制，使之成為一套真實的信息資料，方便利用、傳遞和存儲。第一環節收集的信息嚴格來講處于原始狀態，大都無法利用、傳遞和存儲，必須對其進行整理和加工，去粗存精，去偽存真，即剔除不真實、不可靠、不準確的信息，從而增強信息的真實性、準確性和可用性。通過整理和加工，零亂、紛雜的資料和數據成為有序化的信息，形成新的信息組合，信息的價值和潛能被挖掘出來，從而體現信息的有用性和價值創造的本性。

具體來說，信息整理和加工的主要內容包括4個方面。

（1）分類整理

分類有粗分和細分兩步。分類的標準包括時間、空間、目的、事件性質、目標要件、問題屬性等方面。分類整理即對信息的量、價值、時效性、真實性、可靠性進行鑒別和梳理，剔除無用的、不可靠的信息，讓收集的信息各得其所，讓有用的信息有序化。

（2）比較分析

比較分析即對信息進行去粗存精，鑒別優劣，提高質量，使信息能夠展現目標變化狀態及發展趨勢。

（3）綜合提煉

綜合提煉即利用信息加工者的智力，從紛繁的信息資料中提煉生成新的概念、論點，按照一定的要求和程序，綜合改造原始信息，從中提煉出所需要的具有綜合性和更大價值的信息。

（4）編制程序

編制程序即把加工過的新的信息資料進行編目排序，以便使用。

這4個方面是相互關聯、制約、有機結合的，工作中要注意順序遞進和交叉進行。

3.信息的傳遞

信息的傳遞是信息借助媒介或通道循環往復的運動過程，它是目標有效運行及目標系統與其他系統交換的基本條件和方式。

按照信息流向，信息傳遞可分為單向、反饋和相向3種傳遞方式。單向傳遞主要是目標系統的指令或命令類信息傳遞方式；反饋傳遞一般是對單向傳遞的逆傳遞；相向傳遞是指信息發送者和接收者相互傳遞信息，角色互換。

按照信息傳遞時間，信息傳遞又分為集中式和連續式兩種傳遞方式。一般地，內容多、量大、全面的信息傳遞為集中式傳遞，系統性、及時性強的信息傳遞為連續式傳遞。

按照傳遞范圍，信息傳遞又可分為內部傳遞和外部傳遞。內部傳遞是目標系統內各子系統或單位間的信息傳遞，外部傳遞是目標系統與其他系統之間的信息傳遞。

當前，傳遞的媒介或通道主要有紙質、電信、互聯網等。無論采用何種傳遞媒介或通道，傳遞信息必須考慮內容和利用對象的要求、傳遞時間和空間的要求及傳遞的經濟評價，這樣才能達到高效率、低成本的要求。

4.信息的存儲

信息的存儲是指信息以文字、圖像及數字化的形式借助各種媒介記錄和儲存起來，信息依次被登記、編碼、存放、排列、維護與保管。信息存儲對信息收集、整理加工、傳遞和使用起著倉儲保障作用，是整個信息處理過程的有力保證。

收集或接收到各種信息后，首先要進行登記，將之列入本部門的資源財產之中，便于整理、加工和利用。編碼是對各種內容和形式的信息，按照一定方式進行統一的數碼編制，以方便計算機信息管理。存放和排列是為了更有效、迅速地傳遞與利用信息，更好地開發信息資源。信息存放有集中式和分散式兩種方式，集中式適用于機構小、信息少且集中、內容比較單一的目標系統，分散式適用于機構大、資料多、機構分支多的目標系統。通用的信息排列方法有登錄號、來源分類、內容分類、形式等。登錄號排列法即按登記順序對信息進行排列，簡便易行，但在信息太多時不易查找。來源分類排列法是指先按信息來源部門或地域對信息進行統一分類，再按分類順序進行排列。內容分類排列法要求較高，必須先對全部信息進行分類，再按各類別進行排列。形式排列法是按信息的載體形式進行排列。在實際工作中，要根據工作需要和業務范圍的適應性要求，按照有利于系統及時、迅速、準確、方便傳遞和利用的原則選擇合適的排列方式。維護和保管是保證信息資料完整與安全存儲的重要環節，其工作主要是通過一定的維護和保管措施，保證以一定的物質形式（如紙、磁盤、U盤等）存儲的信息資料不受損壞，這需要信息處理工作人員有高度的責任心和有效的科學技術手段和管理方式。