- AI時代項目經理成長之道：ChatGPT讓項目經理插上翅膀
- 關東升
- 1545字
- 2025-03-27 18:20:16
1.2.1 案例1:×××項目進度延誤和資源缺失
我們先來看案例1：項目進度延誤和資源缺失。
動手示例
項目經理Tom發現項目已嚴重延期，工作進度落后計劃超過3周。資源也出現短缺，部分工作無法正常開展。Tom將此現狀告知ChatGPT，并提出以下問題。
Tom：項目現已嚴重延期，請分析可能的原因并給出解決措施。我們應如何協調資源以保證項目最終按期完成？
ChatGPT的回答如下。
可能的原因有：
（1）項目計劃不合理，工作或資源任務量被低估。
（2）團隊工作效率過低，各項工作任務消耗時間過長。
（3）項目依賴的其他工作或資源進度出現問題，導致延誤。
解決措施包括：
（1）重新評估項目計劃，對后續工作任務的難易度及所需時間與資源進行修正。
（2）增派人員或調整工作內容，優化資源配置，提高團隊工作效率。
（3）與相關部門或供應商重新溝通，加快其工作進度與資源供應速度。
為保證項目最終如期完成，建議：
（1）針對工作任務重點優先進行進度趕超與資源補充。
（2）利用以往項目數據，評估工作任務消耗多少時間，確定后續各階段的工作重點與進度。
（3）加強項目團隊與相關部門的協調，實時掌握工作進展與資源供應情況，實施精準的進度控制與管理。
通過這種問答的方式，項目經理與ChatGPT共同分析了項目進度延誤的主要原因，并提出相關的解決策略與措施。這有助于項目經理制定全面而個性化的解決方案，對項目進度實施有效管控，最大限度地降低項目最終延期完成的風險。
Tom認為上面的表述可能太抽象，這并非ChatGPT的問題，而是我們提出的問題不夠具體。
提示
在向ChatGPT提出問題時，我們應該盡可能詳細，并且指明我們的需求，如返回表格和圖表等。
為了獲得更加清晰的回答，Tom會接著提出需求。
我有如下對項目進度的描述：幫我生成表格，采用Markdown代碼返回。
在工作任務方面，共有兩個任務，分別需要完成的時間為3周和2周。根據計劃進度，任務1應該在5周內完成，任務2應該在3.5周內完成。然而，截至目前，任務1已經延誤了2周，任務2也已經延誤了0.5周，需要采取相應措施來縮短時間。
在資源供應方面，有兩個資源：資源1和資源2。根據計劃供應，資源1需要4名人員，而資源2需要10臺設備。然而，實際供應方面遇到了問題，資源1只提供了2名人員，資源2只提供了7臺設備。這些資源的延誤也導致了任務的延誤。
ChatGPT的回答如下。
|工作任務|計劃所需時間(周)|實際所需時間(周)| 計劃進度(周)|實際進度(周) |
|:-:|:-:|:-:|:-:|:-:|
|任務1|3| 5|5|7|
|任務2|2| 3.5|3.5|4|
|資源|計劃供應|實際供應|
|:-:|:-:|:-:|
|資源1|4名|2名|
|資源2|10臺設備|7臺設備|
Tom將這些代碼保存為Markdown文件格式（.md），然后使用相應的工具瀏覽Markdown文件，可看到如圖1-1所示的表格。
圖1-1 瀏覽Markdown文件
從圖1-1可以看出，實際上有兩個表格，一個是任務表，另一個是資源情況表。由于使用了表格顯示，問題變得更加直觀易懂。有關Markdown的使用將在2.2節詳細介紹，這里不再贅述。
如果Tom覺得這種表格形式仍然很抽象，他可以讓ChatGPT幫助他將表格轉換為圖表形式。
提示
由于ChatGPT目前存在圖片生成問題，我們可以考慮使用相應的程序代碼（如VBA或Python）來呈現表格數據。這需要項目經理具備一定的編程技能，同時也說明單純的技能并不能使一個項目經理成為優秀的領導者。一個好的項目經理應該具備跨學科的能力，能夠協調和溝通不同領域的專業人才。
由于Tom對ChatGPT編程很熟悉，因此可以考慮讓ChatGPT生成相應的Python代碼來幫助繪制任務情況圖表。
Tom會接著提出如下需求。
有如下任務表，幫助我繪制成為柱狀圖，返回Python程序代碼，注意中文亂碼問題。
|工作任務|計劃所需時間(周)|實際所需時間(周)| 計劃進度(周)|實際進度(周) |
|:-:|:-:|:-:|:-:|:-:|
|任務1|3| 5|5|7|
|任務2|2| 3.5|3.5|4|
將上述代碼保存為．py（Python代碼文件）文件，然后運行Python代碼后可以看到如圖1-2所示的對話框。
圖1-2 運行結果
單擊對話框工具欄中的
按鈕，就可以保存圖片。從圖1-2所示的柱狀圖表中，可以非常形象地看出項目的進度情況，畢竟人是“視覺動物”。