第三節 全面預算管理的概念、流程與內容

一、全面預算管理的概念

全面預算管理( Comprehensive Budget Management)是以戰略為導向,對預算期內的戰略規劃、經營計劃和經營成果進行綜合平衡、系統安排和資源配置,并以預算為標準,對預算執行過程和執行結果進行控制、核算、分析、報告與績效評價,以推動企業實現戰略規劃和經營目標的管理活動。

正確把握全面預算管理的內涵,應當從以下五個方面進行理解:

(一) 全面預算管理是一項有目標、有方法,主體落實、客體明確的管理活動

(1) 全面預算管理的主體是指在企業內部具有決策、領導和管理職能的組織或個人。

(2) 全面預算管理的客體是指企業預算期內的經營活動、投資活動和財務活動。

(3) 全面預算管理的方法是指對戰略規劃和經營計劃進行資源配置,使之成為企業法定的、規范的、具有權威性的行動計劃,并以預算為標準管理控制企業經濟活動的全過程。

(4) 全面預算管理的目標是實現企業戰略規劃和年度經營目標。

(二) 全面預算管理是將企業所有關鍵職能及管理方法整合在一起的綜合管理控制系統

全面預算管理是從戰略出發,將戰略管理、目標管理、計劃管理、運營管理、財務管理、績效管理等職能、方法整合在一起,上承戰略、下接績效、中間連著運營管理,把企業產供銷、人財物,經濟活動事前、事中和事后全過程納入一個管理體系的綜合管理控制系統。正如美國著名管理學家戴維·奧利( David Otley)所指出的,全面預算管理是為數不多的能把企業的所有關鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。

(三) 全面預算管理是以預算為標準的管理控制系統

企業內部控制的方法和工具有很多,包括授權批準控制、會計系統控制、財產保全控制、風險防范控制、合同管理控制、管理信息系統控制、內部審計控制等。其中,全面預算管理是企業綜合性的管理控制系統,它通過預算編制,將企業的資金流、實物流、業務流、信息流、人力流等資源加以整合,制定各項經營活動、投資活動和財務活動的執行、控制和評價標準,對企業所有經濟活動實施事前、事中和事后全過程的控制,在企業內部控制體系中發揮著核心作用。

(四) 全面預算管理涉及企業經濟活動的方方面面,是一項全員參與、全方位管理、全過程控制的綜合性、系統性管理活動

“全員參與”是指企業內部各部門、各單位、各崗位,上至董事長,下至各部門負責人、各崗位員工都必須參與預算管理;“全方位管理”是指企業的一切經濟活動,包括人財物各個方面、供產銷各個環節,都必須全部納入預算管理;“全過程控制”是指企業各項經濟活動的事前、事中和事后都必須納入預算管理控制系統。

(五) 全面預算管理是企業實現戰略規劃和經營目標的有效方法與工具

戰略規劃和經營目標的制定是一個思維過程,而戰略規劃和經營目標的實施則是一個行動過程。規劃和目標制定得再好,如果得不到有效實施,就不能將美好的藍圖變為現實。通過實施全面預算管理,企業不僅可以使用預算這個量化配置工具,使自身所處的經營環境、擁有的資源與企業的戰略規劃和經營目標保持動態平衡,而且通過預算編制可以將企業的戰略規劃和經營目標分解、細化為一個個具體的行動方案與作業計劃,并通過預算執行、控制、分析、報告和評價等一系列預算管理活動的實施,使企業的戰略規劃、經營目標與具體的行動計劃緊密結合,從而化戰略為行動,確保企業戰略規劃和經營目標的實現。

二、全面預算管理的流程與內容

全面預算管理包括戰略轉化、預算編制、預算執行和預算考評四個階段。

戰略轉化是全面預算管理流程中的基礎階段,也是預算編制的準備階段,其任務是將宏觀的、框架性的戰略規劃轉化為具體的、可操作的行動方案,為預算編制提供重要的、必不可少的依據。此階段主要包括制定年度經營目標、確定關鍵績效指標( KPI)和重點工作、編制年度經營計劃等內容。

預算編制是全面預算管理流程中的關鍵階段,其任務是以戰略為導向,從時間和空間兩個維度為企業戰略規劃、年度經營計劃以及各部門的業務(工作)計劃配置資源,編制具體的、可執行的預算方案。此階段主要包括編制預算草案、預算審批、預算分解與落實等內容。

預算執行是全面預算管理流程中的核心階段,其任務是將戰略規劃、經營計劃、預算方案變為現實結果。此階段主要包括預算執行、預算控制、預算調整、責任核算、預算分析、預算報告等內容。

預算考評是全面預算管理流程中一個承上啟下的重要階段,它既是促進本期預算得以實現的激勵約束機制,又是下期預算得以順利實施的重要基礎。此階段主要包括預算考評、預算獎懲等內容。

全面預算管理的四個階段及各項內容之間相互關聯、相互作用、相互銜接,并周而復始地循環往復,從而實現對企業所有經濟活動的規范管理與有效控制。

全面預算管理流程如圖1-2所示。

全面預算管理各階段的主要內容如下:

(一) 制定年度經營目標

編制預算的首要環節是從戰略目標出發,在分析企業外部環境和內部條件的基礎上制定預算年度的經營目標,它既決定著企業預算年度經營活動所要達到的經營成果,也決定著企業預算年度全面預算管理的方向和目標。

(二) 確定KPI和重點工作

年度經營目標確定后,企業要將戰略目標和經營目標轉化為企業層面的KPI,并確定年度重點工作;然后,將企業層面的KPI和重點工作細分為各個層級、各個部門的KPI和重點工作。

(三) 編制年度經營計劃

根據戰略規劃和年度經營目標,在分析企業外部環境和內部條件的基礎上編制年度經營計劃(包括公司年度經營計劃和各職能部門業務或工作計劃),進而分解編制季度、月度經營計劃。這是編制全面預算的重要前提和基礎,是在全面預算編制之前必須完成的基礎性工作。

(四) 編制預算草案

各預算部門根據年度目標、經營計劃和預算編制大綱,綜合考慮預算期內市場環境、資源狀況、自身條件等因素,按照“自上而下、自下而上、上下結合、分級編制、逐級匯總”的程序編制預算草案。

(五) 預算審批

企業預算管理部門對各預算部門上報的預算草案進行審查、匯總,提出綜合平衡的建議,對在審查、平衡過程中發現的問題要提出調整意見,并反饋給有關部門予以修正。然后,在企業有關部門進一步修訂、調整、平衡預算的基礎上,匯總編制企業全面預算草案,經公司總經理簽批后提交董事會及股東(大)會審議批準。

(六) 預算分解與落實

全面預算審批下達后,企業管理部門要通過簽訂預算目標責任書或績效合約的方式將預算指標層層分解、細化,從橫向和縱向兩個維度將預算指標落實到企業內部各預算執行部門,形成全方位的預算執行責任體系。

(七) 預算執行

預算執行是全面預算管理的核心內容和關鍵環節。在整個預算期內,企業的各項經濟活動都要以全面預算為基本依據,協調好供產銷、人財物各方面的關系,保障生產經營活動的順利進行,確保全面預算的貫徹執行,形成以全面預算為軸心的企業運營管理機制。

(八) 預算控制

預算控制是按照一定的程序和方法,確保企業及各預算部門落實全面預算、實現預算目標的過程,它是企業全面預算管理順利實施的有力保證。企業通過預算編制為預算期內的各項經濟活動制定目標和依據,通過預算執行將編制的預算付諸實施,通過預算控制確保預算執行不偏離預算的方向和目標。

(九) 預算調整

預算調整是在預算執行過程中,對現行預算進行修改和完善的過程。預算是指導和規劃未來的經濟活動,而編制預算的基礎很多都是假設,一旦在預算執行中發生預算指標或預算內容與實際大相徑庭的情況,就必須按照規定的程序對現行預算進行實事求是的調整。

(十) 責任核算

為了對預算的執行情況和執行結果進行控制、考核和反饋,企業必須完善預算責任核算體系,建立與部門責任預算口徑相一致的責任會計制度,包括原始憑證填制、賬簿記錄、費用歸集和分配、內部產品及勞務轉移結算、收入確認、成本核算,以及經營業績確定和核算報表編制等內容。

(十一) 預算分析

預算分析是指采用專門方法對全面預算管理活動全過程進行的事前、事中和事后分析。其中,對預算執行結果的分析是重點,目的是確定預算執行結果與預算標準之間的差異,找出產生差異的原因,并確定責任歸屬,為預算考評提供依據。

(十二) 預算報告

預算報告是指采用報表、報告、通報等書面或電子文檔形式對預算執行過程和結果等信息進行的統計、總結和反饋,既包括日常預算執行情況的報告,也包括預算年度結束后對全年預算執行結果進行反饋的決算報告。

(十三) 預算考評

預算考評是對全面預算管理實施過程和實施結果進行的考核與評價,既包括對全面預算管理活動實施效果的全面考評,也包括對預算執行部門和預算責任人的業績考核與績效評價。

(十四) 預算獎懲

預算獎懲是按照年初制定的KPI、預算責任書或績效合約中的獎懲方案,根據預算執行部門的執行結果和KPI完成情況對各預算部門兌現獎懲。預算獎懲是全面預算管理的生命線,是預算激勵機制和約束機制的具體體現。通過建立科學的預算獎懲制度,一方面能使預算考評落到實處,真正體現責、權、利的結合;另一方面能有效引導部門和員工的行為,使預算目標和預算行為協調一致,促進企業戰略目標的實現。