2.3 項目招投標

作為合同項目，需要明確甲乙雙方的任務。企業在甲（需）方合同環境下的關鍵要素是提供準確、清晰和完整的需求，選擇合格的乙（供）方并對采購對象（包括產品、服務、人力資源等）進行必要的驗收。企業在乙方合同環境下的關鍵要素是了解清楚甲方的需求并判斷企業是否有能力滿足這些需求。軟件開發商更多是供方的角色。

甲（需）方在招投標階段的主要任務是定義招標書、選擇供方、簽署合同。乙（供）方在招投標階段的主要任務是進行項目選擇。

項目選擇是項目型企業業務能力的關鍵，是指從獲得商機到與客戶簽訂項目合同的過程。項目選擇開始于收集項目商機并進行簡單評估，確定可能的目標項目，初步選擇適合本企業的項目，然后對項目進行進一步分析，與客戶進行溝通，制訂項目方案和計劃，通常還需要與客戶進行反復交流，參加競標，直到簽訂合同才算完成項目的選擇過程。

2.3.1 招標過程

啟動一個項目主要是由于存在一種需求。招標過程首先定義招標書，招標書定義主要是甲方的需求定義，也就是甲方定義采購的內容。軟件項目采購的是軟件產品，需要定義采購的軟件需求，即提供完整清晰的軟件需求和軟件項目的驗收標準，必要的時候明確合同的要求，最后，潛在的乙方可以得到這個招標文件。招標書定義過程如圖2-6所示。

甲方在招標過程中的具體活動描述如下。

1）定義采購需求并對采購需求進行評審。

2）根據采購需求確定采購商務條件（如甲乙雙方的職責、控制方式、價格等）。

3）確定采購對象的驗證、檢驗標準與方式。

4）收集和匯集其他相關采購資料（如技術標準附件、產品提交清單）。

5）項目決策者負責認可采購需求、驗收標準和相關資料。

6）根據上述信息編寫招標書（招標文件），必要時可以委托招標公司進行招標。

招標書主要包括三部分內容：技術說明、商務說明和投標說明。技術說明主要對采購的產品或者委托的項目進行詳細的描述。商務說明主要包括合同條款。投標說明主要是對項目背景和標書的提交格式、內容、提交時間等做出規定。招標書是投標人編寫投標書的基礎，也是簽訂合同的基礎，必須小心謹慎，力求準確完整。如果合同條款存在漏洞，在合同執行過程中，雙方可能會發生爭議，直接影響合同的順利執行，甚至可能造成巨大的經濟損失。

招標書一般要明確投標書的評估標準。評估標準用來對投標書進行排序和打分，是選擇乙方的依據。它包括客觀和主觀的評定標準，客觀標準是事先規定好的明確的要求，如“乙方需要達到CMM 3級以上的要求”，主觀標準比較模糊，如“乙方應該具備同類技術的相關經驗”。評估標準一般包括以下幾個方面。

? 價格：包括產品及產品提交后所發生的附屬費用。

? 對需求的理解：通過乙方提交的投標書，評定乙方是否完全理解甲方的需求。

? 產品的總成本：乙方所提供的產品是否有最低的總成本。

? 技術能力：乙方是否具備保證項目所需要的技術手段和知識。

? 管理能力：乙方是否具備保證項目成功的管理手段。

? 財務能力：乙方是否具備必要的資金來源。

國際上，招標文件的類型主要有投標邀請（Invitation for Bidding，IFB）、建議書提交邀請（Request for Proposal，RFP）、報價邀請（Request for Quotation，RFQ）、談判邀請（Invitation for Negotiation，INF）。招標書沒有統一的格式，可繁可簡。

編寫好招標書后，可以把它發給（或者賣給）潛在的乙方，邀請他們參加投標，如果乙方認為可以參與競標，則提交投標書。

招標的方式有很多種，如公開招標、有限招標、多方洽談和直接談判等。

? 公開招標是將招標信息在社會上公開發布，使一切潛在供應商獲得平等的參與競爭的機會。這種方式強調公平、公開、公正，具有最高的透明度。供應商之間的競爭可以使甲方以最優、最低的價格獲得產品。這種招標方式的缺點是成本高、花費時間長。

? 有限招標是招標信息在有限的范圍內發布，通常是直接向篩選合格的、潛在的供應商發出邀請。這種招標方式比公開招標方式節省成本和時間，但是不一定能獲得最好的產品。

? 多方洽談是甲方不明確發出招標信息，而是選擇若干潛在的、合格的供應商分別進行洽談，從中選擇合適的供應商。這種方式透明度較低，但是對于一些特殊的情況，也可能獲得最有利的合同。

? 直接談判是直接與一家供應商談判并簽訂合同，只適應一些特殊的項目。

2.3.2 投標過程

投標過程是乙方針對招標文件進行項目投標的活動，包括項目分析和投標書編寫以及投標。

1.項目分析

項目分析是乙方分析用戶的項目需求，并據此開發出一個初步的項目規劃的過程，為下一步編寫投標書打下基礎。項目分析過程如圖2-7所示。

乙方在項目分析中的具體活動描述如下。

1）確定需求管理者。

2）需求管理者負責組織人員分析項目需求，并提交需求分析結果。

3）邀請用戶參加對項目需求分析結果的評審。

4）項目管理者負責組織人員根據輸入和項目需求分析結果確定項目規模。

5）項目管理者負責組織人員根據需求分析結果和規模及估算結果，對項目進行風險分析。

6）項目管理者負責組織人員根據項目輸入、項目需求和規模要求，分析項目的人力資源要求、時間要求及實現環境要求。

7）項目管理者根據分析結果制訂項目初步實施規劃，并提交合同管理者評審。

8）合同管理者負責組織對項目初步實施規劃進行評審。

項目分析的工作要點是完成需求分析，確定做什么，研究技術實現、明確如何做，估算項目工作量，估計團隊現有的能力，分析項目是否可行，等等。

2.編寫投標書與投標

此過程是乙方競標準備階段，乙方根據招標文件的要求進行評估，以便決定是否參與競標。在這個過程中，乙方要判斷企業是否具有開發此項目的能力，并進行可行性分析。可行性分析用于判斷企業是否應該承接此軟件項目，并判斷企業通過此項目是否可以獲得一定的回報。如果項目可行，企業將組織人員編寫項目投標書，并按照規定時間投標。具體過程如圖2-8所示。

此過程中的具體活動描述如下。

1）根據項目需求分析報告確定項目技術能力要求。

2）根據項目初步實施計劃確定項目人力資源要求。

3）根據項目需求分析報告確定項目實現環境要求。

4）根據項目初步實施計劃確定項目資金要求。

5）根據項目初步實施計劃確定質量保證和項目管理的要求。

6）根據以上的要求逐項比較企業是否具有相應的能力。

7）組織有關人員對評估結果進行評審。

8）根據輸入確定用戶需求的成熟度，確定用戶的支持保證能力和資金能力，同時確定企業技術能力、人力資源保證能力、項目資金保證能力、項目的成本效益。

9）合同管理者根據以上分析結果完成可行性分析報告。

10）項目決策者根據可行性分析報告對是否參與項目競標進行決策。項目決策者在進行項目決策時應主要考慮以下幾個方面。

? 技術要求：技術要求是否超出公司的技術能力。

? 完成時間：用戶所要求的完成時間是否合理，公司是否有足夠的保證資源。

? 經濟效益：可能的合同款項是否能覆蓋所有的成本并有收益。

? 風險分析：項目的風險和風險控制方式。

11）如果乙方決定參與競標，則組織相關人員編寫投標書。

12）按照招標書要求，在投標截止時間前，將標書投遞到指定的地點。

投標文件主要有兩種類型，一種是建議書（proposal），另一種是報價單（quotation）。建議書是乙方根據甲方提出的產品的性質、目標、功能等，提交的完整的技術方案和報價等。報價單主要是乙方根據甲方提出的產品特定型號、標準和數量等要求提交必要的報價材料等。投標就是按照招標書要求編寫標書。

一般來說，如果乙方競標一個軟件開發項目而不是一個軟件產品，這個過程的關鍵是編寫并提交建議書（即標書）。項目建議書是指在項目初期為競標或簽署合同而提交的文檔，是在雙方對相應問題有共同認識的基礎上，清晰地說明項目的目的及操作方式，可以決定項目有無足夠吸引力或是否可行。它是乙方描述甲方需求，并提出解決方案的文檔。通過建議書可以展示乙方對項目的認識程度和解決問題的能力，也是甲方判斷乙方能否成功完成任務的重要依據。

注意事項：

? 嚴格按照投標書的要求編寫投標書，沒必要給出不需要的文件說明。

? 盡量從評標專家的角度看問題。

? 給出必要的索引，方便評審。

2.3.3 開標過程

“開標”通常是指在投標截止日期后，公開展示和開啟各個投標方的投標文件。這個過程的目的是確保透明度和公正性，并允許相關利益方（通常是評標委員會成員和其他相關人員）親自見證投標文件的開啟。以下是開標過程的一般步驟。

1）投標文件收集：在投標截止日期后，招標方收集并保管所有提交的投標文件。這可能涉及在特定的投標截止日期和時間之前接收紙質文件或在特定的電子投標系統中接收數字文件。

2）開標公告：在投標截止日期后，招標方發布開標公告，宣布開標的具體時間和地點。這個公告通常包括參與開標的相關方（評標委員會成員、招標方代表等）和其他感興趣的各方。

3）開標會議：在指定的時間和地點，招標方組織開標會議。在開標會議上，評標委員會的成員和其他相關方會集中在一起，以觀摩和記錄開標過程。

4）投標文件檢查：在開標會議上，招標方代表（通常是招標方的招標辦公室工作人員）檢查每個投標文件，確保它們符合招標文件的要求和規定。這包括檢查文件的完整性、簽名的有效性等。

5）文件公開和記錄：在招標方代表的監督下，每個投標文件的封面通常會在開標會議上公開，并且相應的信息被記錄。這可能包括投標方的名稱、提供的保證金、投標價格等關鍵信息。

6）提問和澄清：在開標會議上，評標委員會成員和其他相關方可能提出關于投標文件的問題或需要澄清的事項。這有助于確保平等對待所有投標方。

7）投標文件存檔：在開標會議結束后，所有投標文件通常會被存檔并保管在一個安全的地方，以備后續的評標工作。

請注意，開標過程通常是公開的，但在一些情況下，可能會限制某些信息的公開，例如投標方的商業機密。在整個過程中，保持公正和透明是至關重要的，以確保評標的公正性和最終的中標結果。

2.3.4 評標過程

為了選擇合適的供應商，甲方可以通過專家評標的方式選擇乙方（供方或者賣方），乙方參加競標并提交給甲（需）方項目投標書，甲方根據招標文件確定的標準對供方資格進行認定，并對其開發能力資格進行確認，最后選擇最合適的供方。選擇供方的評標過程如圖2-9所示。

評標的目的是從眾多的投標人中挑選出能以最合理價格為項目提供最好服務的乙方。在此過程中，項目經理需要與專家一起根據評估標準和相關策略，對所有的投標書進行評估、選擇并通過合同談判，最終確定供應商，簽署合同。

評標過程主要分兩個階段：第一個階段是初評階段，采用篩選系統將一部分不滿足評估標準中最低資格要求的投標書篩選出去；第二個階段主要進行細評工作，對通過初評的投標書的各個方面進行量化打分，按照分值對投標人排序，以此決定進行合同談判的順序，或者直接與得分最高的投標人簽署合同。

評標專家按照評標要求進行評標，資格評審和符合性評審之后，進入正式的評分階段，評分包括商務評審和技術評審。評審專家根據評審標準給競標企業的標書打分，最后根據分數高低決定中標企業。表2-3和表2-4是某項目的評標打分表。

軟件項目的評標過程是在開標之后，對投標文件進行詳細審查和評估，以選擇最適合項目需求的投標方。以下是一般的軟件項目評標過程步驟。

1）評標委員會形成：在項目招標過程開始時，通常會形成一個評標委員會，該委員會由代表招標方的專業人員組成，這些人員可能具備項目管理、技術、法務、財務等方面的專業知識。

2）投標文件分發和初步審查：投標文件在開標會議后被分發給評標委員會成員。評標委員會的成員開始對每份投標文件進行初步審查，以了解投標方對項目的理解、提供的技術方案、人員資質、預算估算等。

3）技術評估：評標委員會對技術方案進行詳細審查，評估其是否滿足項目的技術要求。這可能包括對系統架構、設計方法、開發工具、實施計劃等方面的評估。

4）商務評估：商務評估主要涉及對投標方的商業能力和財務狀況的審查。評標委員會可能會關注投標方的穩定性、過往項目經驗、財務報表等信息。

5）文件澄清和面談：在評估過程中，評標委員會可能會向投標方提出問題，以澄清投標文件中的不明確或矛盾之處。此外，可能會要求投標方參與面談，以更深入地了解其方案和能力。

6）綜合評估：評標委員會綜合考慮技術、商務、合同條款等多個方面的評估結果，以確定哪個投標方最符合項目的需求和招標方的期望。

7）中標方確定：根據評標委員會的評估，招標方確定中標方，并通知中標方。這通常會在招標文件規定的時間內完成，并可能涉及與中標方的商務談判。

8）合同簽署：中標方和招標方簽署正式的合同文件，明確項目的所有方面，包括時間表、付款方式、交付標準等。這一步是確保項目按照預期完成的法律約束。

整個評標過程需要確保公正、透明、符合法規，以保障招標方和投標方的權益。評標委員會的成員必須保持獨立、客觀，并嚴格遵守評標程序。

2.3.5 合同簽署

如果甲方選擇了合適的乙方（軟件開發商），而且被選擇的開發商也愿意為甲方開發滿足需求的軟件項目，那么為了更好地管理和約束雙方的權利和義務，以便更好地完成軟件項目，甲方應該與乙方（軟件開發商）簽訂一個具有法律效力的合同。簽署合同之前需要起草一個合同文本。雙方就合同的主要條款進行協商，達成共識，然后按指定模板共同起草合同。雙方仔細審查合同條款，確保沒有錯誤和隱患，雙方代表簽字，合同生效，使之成為具有法律效力的文件，同時，根據簽署的合同，分解出合同中甲方的任務，并下達任務書，指派相應的項目經理。合同簽署過程如圖2-10所示。

合同簽署過程中的具體活動描述如下。

1）雙方制訂合同草案。

2）確定甲乙方的權利和義務，并將結果反映到合同條款中。

3）雙方確定項目的驗收和提交方式（如驗收標準、產品介質、包裝和復制要求），并將結果反映到合同條款中。

4）確定合同其他有關條款，并將結果反映到合同條款中。

5）對制訂的采購合同草案進行評審。

6）根據評審結果對合同草案進行修改并確認，形成最終合同草案。

7）確定談判日程和談判所涉及的人員。

8）在談判日程所規定的談判時間前向乙方提交合同草案。

9）按談判日程和談判要點與乙方討論并形成合同簽署文本。

10）項目決策者審閱合同簽署文本。

11）根據甲方項目決策者審閱意見簽署或終止合同談判。

12）將合同簽署文本（無論是否經雙方簽署）及合同相關文檔存檔保存。

13）根據合同條款，分解出甲乙方所需執行的活動或任務，編寫任務書，確定項目經理。

在簽署合同的時候，甲方同時將工作任務說明（Statement Of Work，SOW）作為合同附件提交給乙方。工作任務說明是甲方描述的實現開發約定所要執行的所有任務。

合同簽署過程對于供方（乙方）而言具有重大的意義，它標志著一個軟件項目的有效開始，這時，根據簽署的合同，分解出合同中各方的任務，并下達項目章程（任務書），指派相應的項目經理。這里需要說明的是，項目章程（任務書）用于明確項目的目標、必要的約束，同時授權項目經理。項目章程是項目正式開始的標志，同時是對項目經理的有效授權過程。項目經理需要對項目章程（任務書）進行確認。