第一節 認清“項目”與“非項目”

一、項目的真相

20世紀80年代以來，“項目”這個詞被越來越頻繁地應用于各個領域，不知不覺中，“項目”在很多場合替代了“工作”“事情”“任務”“生意”“買賣”等說法。

<案例>

他說的是項目，做的是項目管理嗎

<案例人物>

李明——某生產制造企業培訓主管

王強——某生產制造企業人力資源總監，李明的直接領導

劉濤——李明的朋友

<案例背景>

李明在一家生產制造企業工作，有兩年的培訓管理經驗。不久前，李明被任命為企業的培訓主管，直接向人力資源部總監王強匯報工作。

最近，人力資源部總監王強和培訓主管李明做了一次談話。

王強指示，由于公司發展對于員工能力有了更多的要求，公司越來越重視培訓的作用。要做好培訓工作，首先要在培訓管理能力的提升上多下功夫。一方面，培訓工作應該能夠幫助員工獲得與公司快速發展相匹配的能力；另一方面，由于培訓管理崗位設置的限制，要求培訓管理者掌握更有效的管理方式，并保證培訓項目的成功成為一種“常態”。

不久前，王強參加了一次項目管理培訓，很有收獲。他建議，培訓管理也應該學習和采用項目管理的方式，因為培訓工作本來就是以“項目”的形式展開的，而項目管理是針對“項目”這種業務形態行之有效的方式。

<案例詳情>

這幾天，李明一直在認真思考王強的建議，也就是運用項目管理的方式進行培訓管理。“項目管理”這個詞李明之前也聽說過，對之模模糊糊了解一些，但要說具體該怎么做，真就不清楚了。李明決定先去書店找幾本項目管理的書讀一讀。

在去書店的路上，李明巧遇老友劉濤，兩人高興地攀談起來……

李明：“很久不見了，你最近忙什么呢？”

劉濤：“這段時間一直在忙一個項目。”

李明：“什么項目呀？”

劉濤：“我和兩個朋友開了一家飯館，剛開張，事情比較多，我每天都在店里盯著。”

……

和劉濤分手后，李明突然想起劉濤的話。劉濤說的也是“項目”，那他做的事情也是“項目管理”嗎？劉濤說在忙一個“項目”，和王強說的“項目管理”的“項目”是一回事嗎？

項目管理出現前，雖然人們也從事各種項目工作，但是并沒有給這一類工作定義一個專有概念，自然也就無從談起項目管理。因此，人們在對項目進行管理時，不會考慮項目的特性進而采取有針對性的管理方法，而是仍然把它當成傳統的事務性工作進行管理。

隨著項目管理技術的出現，產生了對項目的概念、特性、目標等要素進行明確定義的必然要求，以此可將項目與傳統的事務性工作區隔開來，并在此基礎上進一步發展形成針對“項目”這種業務形態的行之有效的管理方式——項目管理。

目前，雖然對項目和項目管理的概念已有基本一致的認識，但不同組織、專家對其的具體描述各有不同，本書采用的是美國項目管理協會（Project Management Institute，PMI）的描述及其項目管理知識體系框架。

美國項目管理協會的《項目管理知識體系指南》定義：項目（Project）是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。

從這個定義中我們可以看到，一項工作之所以被稱為“項目”，是因為它具有某些不同于其他工作的特性。

1.目標性

目標性代表每個項目都有其要實現的目標，這也是其存在的理由。項目的目標就是項目所要創造的某種“產品、服務或成果”。

2.一次性

項目是臨時性的工作。具有臨時性就意味著項目不是一直持續的，它有明確的開始時間和結束時間。一旦項目結束（無論目標是否完成），項目就不復存在了。因此，項目是一次性的活動。

3.獨特性

獨特性指“沒有完全一樣的項目”。 每個項目都是不同的，就好像人的指紋一樣。

在項目的定義中沒有表述，但也屬于項目的特性是約束性、漸進明晰及消耗資源。

1.約束性

約束性強調任何項目的實施都會受到各種各樣條件的限制，包括時間、成本、質量、資源、環境、技術，等等。不存在不受約束、無限自由的項目。

2.漸進明晰

漸進明晰指推進項目的過程就好像揭開遮蓋在神秘人物臉上的一層層面紗的過程。項目剛開始時，雖然已經明確項目目標和工作方向，但我們對項目的認識還是模糊的。隨著項目的推進及各方面信息、人、財、物的不斷進入，我們對項目的認識會變得越來越清晰，對如何實現項目目標也會越來越清楚。

以裝修房子為例。剛開始對具體裝修成什么樣子只有大致的感覺，比如只是想要簡約風格，但可能也沒辦法描述清楚什么是簡約，總之不是奢華，也不是簡單，需要通過設計體現。基于這樣的想法，給墻面上涂料時，就可能選擇比較淡雅的顏色，而不是大紅大綠。鋪地板時，就可能要求比較大塊的圖案簡潔的地磚，而非圖案繁復的地板，同時還會參考墻面的顏色選擇地面的顏色。等到安裝燈具的時候，需求就更清楚了，復雜、沉重，帶有各種裝飾的燈具是不適合的，要選擇有設計感的、比較輕便的燈具，同時還要以墻面、地板的顏色和風格為參考。選擇家具時，為了配合已經形成的風格，就會選擇有設計感，甚至前衛感的現代家具，而不會選擇厚重的紅木類家具，同時，還要配合墻面、地板和燈具的顏色、風格等綜合評估。如此，在不斷深入這個裝修項目的過程中對裝修要獲得的效果越來越清晰，直至完成裝修房屋的項目。

3.消耗資源

完成一個項目和完成一項傳統的事務性工作一樣，需要消耗資源，包括人、財、物、信息等。

我們再來回顧一下本節開篇的案例。

劉濤告訴李明，自己在忙一個“項目”——“我和兩個朋友開了一家飯館。剛開張，事情比較多，我每天都在店里盯著。”

根據以上項目的定義及對項目特性的分析，劉濤所說的“每天都在店里盯著”并不是一個“項目”。

劉濤所謂的“項目”，不符合項目的“一次性”特性。“每天都在店里盯著”意味著這項工作不是一次的或臨時的，而是持續進行的。事實上，沒有人是為了關張而開張營業的。劉濤作為飯館的經營者，只要飯館還在營業，就需要在那里盯著，他也無法預判什么時候就不用再盯了，這項工作并沒有明確的結束時間。因此，劉濤會在飯館經營的過程中一直持續履行他的管理職責。

那么如果“每天都在店里盯著”不是一個項目的話，它又是什么呢？

二、非項目的日常運營

為了搞清楚這個問題，我們再來了解另一個概念——日常運營。

日常運營（Operation）通常指按組織的程序重復進行的持續性工作。

從這個簡短的定義里，我們就可以看出日常運營與項目的明顯差別。

項目是臨時的、一次性的活動，這意味著有開始也有結束；日常運營是重復和持續性的工作，即使說得清什么時候開始，也很難說明白什么時候結束。

比如，飯館開張的日期是比較清楚的，但誰也不知道它會在哪個確定的時間就關張不做了。

此外，項目具有目標性和獨特性，但日常運營的定義中沒有對目標性和獨特性的要求，而是強調“按照組織的程序重復進行的”。這也可以理解為，日常運營類的工作，相對于項目類的工作而言，是更容易被預測和管理的工作，它們不但重復進行，而且是按照組織的流程來重復進行的。

因此，問題就清楚了，劉濤所謂的“開了一家飯館”“每天都在店里盯著”實際上是“日常運營”類的工作。

事實上，相比于項目類工作，日常運營類工作更加普遍地存在于我們的工作和生活中。行政、后勤、文秘、流水線上的操作員、環衛工人、廚師、教師、辦公室職員、出租車司機、售貨員、財務人員等，其工作在大多數情況下都是按照日常運營的形式開展的。這些工作每天的工作目標變化不大，工作內容雷同且局限于一個比較確定的范圍，工作也多是依照一定的流程和規范開展的，日復一日地重復著基本相同的操作。

在培訓管理工作中，行政事務、后勤保障、師資管理等工作更多是日常運營類工作，而培訓項目操作、學習項目設計等工作則是具備鮮明的目標性和獨特性的項目類工作。但是在很多組織中，由于沒有采用項目管理的方式，仍然把這些項目類工作當作運營類工作進行管理，在很大程度上制約了項目類工作的有效開展。

三、換個視角，事事都可以成為項目

如果換一個視角來看，日常運營類的工作都可以變成項目類的活動。

繼續用“飯館項目”做例子。如果劉濤不是“開了一家飯館”“現在每天都要在店里盯著”，而是正在籌備開一家飯館，那么“籌備開一家飯館”就成為項目了。目標是開一家飯館；開始籌備工作的時間和飯館開張的時間分別是項目的開始和結束時間，川菜館、湘菜館、面館，還是什么其他類型的飯館，這是項目的獨特性。

又如飯店廚師的工作。如果這個“廚師的工作”指廚師每天的工作就是炒菜做飯，那么這個炒菜做飯就是日常運營；如果指廚師為了完成某個宴會而炒菜做飯，那么這個炒菜做飯就變成了項目。目標是為宴會準備預定的飯菜；一次性指從什么時間開始準備宴會的飯菜到什么時候必須完成；獨特性指為這次宴會準備的飯菜不會和其他的宴會完全一樣（即使菜譜是一樣的，每道菜的菜量，炒菜的火候、咸淡，等等，不可能都一樣）。

再如教師的工作。如果這個“教師的工作”指日常給學生上課，那么這就是日常運營的概念；如果指去講某一堂課，就可以把它看作一個項目。

值得注意的是，雖然換個視角，事事都可以看成項目，但這不代表有必要將所有的事情都當作項目來管理。重要的是，我們應學會以項目化的視角來思考問題。

那么，在什么情況下，我們可以考慮把事情當作項目來做呢？

一方面，原本就是項目類工作，我們卻一直在用運營管理的方式管理它們。另一方面，由于各種原因，日常運營類的工作在目標性、一次性、獨特性等維度上的要求變得十分清晰，具備了轉變為項目的基本條件。是否要將這些工作轉為項目，主要取決于管理的有效性和便捷性。項目管理的作用不是取代運營管理，而是提升工作的管理效能，以保障工作目標的實現。對管理而言，無論是運營管理還是項目管理，適合的，才是最好的。

我們以做飯為例進一步說明。

每天做飯是日常運營，轉換視角來看，做某一頓飯就具備了項目的特性。雖然做某一頓飯具備了項目的特性，但這并不意味著我們必須將其視為項目來進行管理。

如果只是一頓家常便飯，那么傳統的運營管理方式就已經夠用了。因為我們對家常便飯的要求并不高，就算飯不好吃，做飯時間長了些，對實際生活也不會造成很大影響。實在不行還可以出去吃，或者點外賣。因此，這種情況是沒有必要改變管理方式的。如果采用項目管理的方式去管理，就要按照項目管理的結構化方法來做，遵守其管理規范和要求，可是這樣反而會把簡單的事情搞復雜了。

如果這不是一頓家常便飯，而是一場婚宴，由于其效果的影響巨大，必須保證成功，那么就有必要將其視為一個項目，并運用項目管理結構化的方法對其進行有效的管理。因為，項目管理是針對項目這種業務形態行之有效的管理方式，能夠最大限度地保證項目目標的實現。

我們的培訓管理工作也是如此，也不需要對所有的培訓管理工作都以項目管理的形式進行管理，而只對具有典型項目特征的工作采用項目管理的方式，其他的工作依然采用傳統的運營管理的方式就可以了。