1.7 項目管理過程和過程組

1.應用解析

《指南》傳統的內容組織形式是按照“知識領域—過程”的邏輯展開的，比如第六版經典的“十大知識領域—49個過程（屬于五大過程組）”。第七版《指南》雖然淡化了過程，僅將過程組作為管理模型之一進行介紹，但考慮到傳統架構的影響力，項目管理過程和過程組仍然將在相當長的一段時間內成為描述項目管理的重要方式。

這種描述方式具有一定抽象性，因而成了廣大讀者學習和理解知識體系的難點，甚至很多講師和教材都將過程組與項目階段混淆起來，在此有必要進行澄清和梳理。

（1）如何理解項目管理過程（Process）

項目階段很容易理解，因為它是基于時間維度定義的，是項目生命周期在時間上的劃分；項目管理過程之所以難于理解，是因為它并非基于時間維度定義的，而是基于管理維度定義的。

過程是對不同類型項目中相似工作的抽象概括。《指南》要用相同的架構來指導各行各業中不同類型的項目，抽象就成為其必然選擇。具體做法是從這些多種多樣的項目中尋找相似性，再將共性的方法和規律總結出來，用輸入、工具與技術和輸出這三個要素進行抽象描述，這就是項目管理過程的由來。

現在很多行業都在開發標準作業流程（Standard Operation Procedure，簡稱SOP），目的是清楚地呈現出工作的程序和要求，并且有利于總結經驗教訓。實際上，每個項目管理過程都是多個行業中成熟的SOP的抽象概括，可以認為是“元SOP”，也就是SOP的SOP。

比如《指南》中“4.1制定項目章程”這個過程，總結了多個行業中啟動項目所需流程的共性規律。每個項目的具體情況不同，啟動時未必都會形成一份叫作“項目章程”的文件，但良好的做法一定是完成了這個過程的兩大關鍵任務——給項目和項目經理進行正式授權、統籌關鍵相關方的意見以形成基本共識。

（2）如何理解過程的三大要素

每個項目管理過程用標準化的三大要素來呈現：輸入、工具與技術和輸出。《指南》的說法是“每個項目管理過程通過合適的項目管理工具和技術將一個或多個輸入轉化成一個或多個輸出”。我們將這種抽象表達還原到現實工作中，就容易理解了。

輸入

●完成這項工作，需要使用哪些素材或材料？

●需要考慮哪些內外部因素？（如事業環境因素、組織過程資產等。）

●需要遵照哪些計劃來開展工作？所需的信息去哪里查找？（所遵循參考的項目管理計劃和文件。）

工具與技術

●完成這項工作，需要使用什么專門方法？需要哪些專業技能？

輸出

●這項工作需要得到什么成果？（如階段性成果、中間成果。）

●工作中得到了哪些信息？如何記錄？（體現為項目管理計劃和文件的更新。）

●有沒有計劃需要進行調整？（體現為變更請求。）

（3）如何理解過程組（Process Group）

過程組是對多個相似過程的歸類。啟動、規劃、執行、監控和收尾這五大過程組代表了五種不同類型的管理工作，同一個過程組中的若干個過程具有如下的相似性質：

●啟動過程組：為新項目或新階段進行定義和授權。

●規劃過程組：制訂計劃，以項目計劃和文件為成果。

●執行過程組：按照已經制訂的計劃和批準的變更開展工作。

●監控過程組：將工作成果與計劃進行比較，以便評判績效、預測趨勢、進行調整。

●收尾過程組：為完成全部項目或階段性項目進行的總結、交接性質的工作。

因此，五大過程組和項目的各個階段之間不是一一對應關系，而是交叉關系。在項目的每個階段內，這五種性質的工作都可能共同存在，交互發揮作用。

比如，第六版《指南》的啟動過程組包含了兩個過程：“4.1制定項目章程”和“13.1識別相關方”。在項目的啟動階段需要識別相關方，這是很容易理解的；那么當項目進入規劃、執行、收尾這幾個階段時，是否也需要識別相關方？當然！對于項目的每個階段，相關方的構成都可能發生變化，所以在每個階段開始的時候，項目團隊都要開展識別相關方這個過程，也就是開展啟動過程組的工作。

再比如，項目收尾階段的首要工作是驗收，但驗收工作的基本邏輯是將成果與計劃進行比較，這種工作的性質屬于監控過程組（《指南》中“5.5確認范圍”過程）。而在項目成果蓋棺論定之后，為了項目善始善終而開展的總結、交接性工作，才屬于收尾過程組。

（4）對過程的應用要“量體裁衣”，不能“刻舟求劍”

理解了過程的本質，就不難理解在實踐中對過程的參考要根據情況進行“剪裁”。

第六版《指南》的49個過程，是49種典型項目管理工作的經驗總結，并非強制性的規定。項目團隊需要根據項目的情況，從中選擇性質接近的過程進行參考，開發自身的SOP；項目也完全可以有49個過程范圍以外的SOP。

《指南》對于每個過程列出的三大要素，也僅僅是一種“最大公約數”性質的參考和推薦，在實踐中要根據情況進行增減，不能刻舟求劍，直接照搬。

2.經典例題

例題1.38

下面說法正確的是：

A.五大過程組可能出現在項目的每個階段

B.管理任何項目都應該包含49個過程

C.收尾過程組只發生在產品交付階段

D.五大過程組是按照時間先后順序發生的

【思路解析】如上面的解析，五大過程組在項目的每個階段都可能發揮作用，并非按照時間先后順序發生。

此外，49個過程僅僅是典型工作的抽象總結，而不是強制規定。可以說，沒有任何一個項目能夠完全按照49個過程來執行，即不需要全部包含，實際也不可能全部包含。

【參考答案】A

例題1.39

以下關于項目管理過程組或過程的說明，不正確的是：

A.項目管理過程組在不同類型的項目上都是相同的

B.當項目發生變更時，項目管理過程也發生變更

C.收尾過程組在項目中后期就開始發揮作用

D.項目進入執行階段后，仍然可以開展規劃過程組的過程

【思路解析】項目的變更，一般并不引起項目管理過程的變更，故選項B不正確。

其他幾個選項都是正確的。需要說明一下選項A，雖然不同項目的具體過程會有差別，但五大過程組是一致的；不論什么類型的項目，都不可能省略掉任何一個過程組。

【參考答案】B

例題1.40

在下列哪一個項目管理過程組中確定項目成功標準、定義項目策略和確定產品描述？

A.啟動

B.規劃

C.執行

D.監控

【思路解析】題干中“確定項目成功標準”等都是為新項目或新階段進行定義和授權的過程，屬于啟動性質的工作，因此屬于啟動過程組。這些工作的結果會反映在項目章程中。

【參考答案】A

例題1.41

項目經理剛得到團隊成員的通報，項目系統的速度和最初計劃的速度有偏差。項目經理很驚訝，因為這個績效衡量沒有在規劃中識別。如果項目經理稍后評估是否這個偏差需要反應，項目經理是在哪個管理過程中？

A.啟動

B.執行

C.監控

D.收尾

【思路解析】對項目的績效進行測量，然后與計劃相比較以確定偏差，乃至評估是否需要采用糾正措施，都是監控過程組的典型工作。

【參考答案】C

例題1.42

項目經理正在核實所有項目的可交付成果和文件已更新，并且所有問題均已解決。這描述了什么過程？

A.管理項目知識

B.結束項目或階段

C.監控項目工作

D.實施整體變更控制

【思路解析】核實所有可交付成果和文件的狀態并確保問題全部解決，屬于項目收尾過程組中“結束項目或階段”這個過程，是在驗收完成后進行的總結、交接工作。

【參考答案】B

例題1.43

以下哪項是項目收尾過程組的工作？

A.檢查已完成的可交付成果的質量是否合格

B.驗收已確認的可交付成果

C.把已通過驗收的可交付成果移交給客戶

D.發現項目產品功能的偏差，提出糾偏建議

【思路解析】對完成驗收的成果進行移交是具有收尾性質的重要的交接工作。

選項A、選項B和選項D的工作性質都是將實際與計劃進行比較，屬于監控過程組。具體來說，選項A是《指南》中“8.3控制質量”過程，選項B是《指南》中“5.5確認范圍”過程，選項D是《指南》中“5.6控制范圍”過程。

【參考答案】C