第一節(jié)行政組織結(jié)構(gòu)類型選擇

一、職能型行政組織的結(jié)構(gòu)

職能型行政組織的結(jié)構(gòu)的適用范圍及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)如下：

1.適合大、中型綜合企業(yè)行政管理；

2.除總務(wù)和辦公室外，其他部門都可以在一定范圍內(nèi)作為獨(dú)立的職能部門來對待，總務(wù)和辦公室主要負(fù)責(zé)行政管理的事務(wù)型工作；

3.采取該行政組織結(jié)構(gòu)的企業(yè)行政總監(jiān)對管理部、人事部、財(cái)務(wù)部、采購庫存等工作的控制、指導(dǎo)職責(zé)降低；

4.該行政組織結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)不同工作部門的職能，每個部門都有專門的負(fù)責(zé)人和較固定的崗位。

二、綜合型行政組織的結(jié)構(gòu)

綜合型行政組織的結(jié)構(gòu)綜合型行政組織的結(jié)構(gòu)的適用范圍及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)如下：

1.適合于小型企業(yè)的行政管理需要；

2.該行政組織結(jié)構(gòu)的功能及職能進(jìn)行了相對的平衡；

3.該行政組織結(jié)構(gòu)下的行政總監(jiān)主要負(fù)責(zé)企業(yè)的政務(wù)工作，其他人員大都負(fù)責(zé)企業(yè)行政管理的事務(wù)性工作；

4.該行政組織結(jié)構(gòu)下行政工作范圍較廣，但工作人員數(shù)量較少，往往一個人身兼數(shù)職；

5.該行政組織結(jié)構(gòu)靈活性、機(jī)動性大。

三、混合型行政組織的結(jié)構(gòu)

混合型行政組織的結(jié)構(gòu)的適用范圍及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)如下：

1.適合中小型企業(yè)行政管理的需要。

2.該行政組織結(jié)構(gòu)部分管理事務(wù)從總務(wù)和辦公室獨(dú)立出來，由專門的工作人員去負(fù)責(zé)。

3.該行政組織結(jié)構(gòu)行政總監(jiān)或行政副總經(jīng)理主要肩負(fù)行政事務(wù)的總體管理工作。

4.行政性工作主要由管理部和行政秘書組負(fù)責(zé)；事務(wù)性工作主要由總務(wù)和辦公室的人員負(fù)責(zé)；人事部（或人力資源部）、財(cái)務(wù)部、采購庫存主要按其專業(yè)管理體系進(jìn)行管理，并逐漸從企業(yè)行政事務(wù)管理工作范圍中脫離。

5.這樣的組織結(jié)構(gòu)兼有結(jié)構(gòu)靈活性和職能管理性的雙重特點(diǎn)。

第二節(jié)企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板

一、大中型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板

大中型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)如下：

1.適合大中型現(xiàn)代企業(yè)行政事務(wù)管理的需要。

2.決策性工作基本上都從企業(yè)行政事務(wù)管理范圍中分離出來，成為獨(dú)立的職能部門，總務(wù)部和總經(jīng)辦主要負(fù)責(zé)行政管理的事務(wù)性工作。

3.負(fù)責(zé)企業(yè)行政事務(wù)管理的企業(yè)主要負(fù)責(zé)人除了對行政管理以外，對其他部門，如管理部、人力資源部、財(cái)務(wù)部及采購部等工作的控制、指導(dǎo)職責(zé)減少。

4.這種組織結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)不同部門的職能，每個部門都有專門的負(fù)責(zé)人和相對固定的崗位。

二、中小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板

中小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)如下：

1.適合中小型現(xiàn)代企業(yè)行政事務(wù)不定管理的需要。

2.部分管理事務(wù)從行政部和辦公室獨(dú)立出來，由專門的人員負(fù)責(zé)。

3.行政副總經(jīng)理（行政主管）和行政助理主要肩負(fù)行政事務(wù)的總體管理工作。

4.這樣的組織結(jié)構(gòu)具有靈活性和職能管理性的雙重特點(diǎn)。

三、小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板

小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)如下：

1.適合于小型現(xiàn)代企業(yè)的管理需要。

2.功能及職能較為綜合。

3.行政副經(jīng)理或行政主管肩負(fù)企業(yè)管理的行政管理工作，其他人員負(fù)責(zé)企業(yè)行政管理的事務(wù)性工作。

4.工作范圍較廣，但工作人員數(shù)量較少，往往一人身兼數(shù)職。

第三節(jié)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作細(xì)則

一、行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時應(yīng)考慮的基本因素

行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時，必須考慮以下因素。

1.明確組織等級

行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時，在明確權(quán)利與責(zé)任的基礎(chǔ)上設(shè)立組織等級結(jié)構(gòu)，但需要具體的規(guī)章制度以保證等級結(jié)構(gòu)的可實(shí)現(xiàn)性。

2.統(tǒng)一指揮

每位員工只向一個直接上級負(fù)責(zé)，可以越級投訴，但不可以越級匯報(bào)；可以越級檢查，但不可以越級監(jiān)督。

3.控制適當(dāng)?shù)墓芾矸?

管理者直接控制下屬人員的數(shù)量應(yīng)具有一定的限度，一般來說，3~6人比較適合。幅度太大，則無法有效控制；幅度太小，則控制力度又不夠或造成人力浪費(fèi)。

4.明確授權(quán)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)時應(yīng)使各級人員都明確自己應(yīng)做什么，報(bào)告請示什么，工作成績?nèi)绾卧u定等問題。

5.責(zé)權(quán)相應(yīng)

權(quán)力和責(zé)任都應(yīng)在企業(yè)的規(guī)章制度中明確界定，相互統(tǒng)一。

6.協(xié)調(diào)配合

分工后的企業(yè)行政不是各自為戰(zhàn)、獨(dú)立操作，而需要密切協(xié)調(diào)配合，共同為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)奮斗。

7.非人情原則

傳統(tǒng)的行政組織崇尚規(guī)章制度的約束和程序的規(guī)范，不考慮人的情感因素，以避免個人偏好和成見的影響——行為科學(xué)的行政組織設(shè)計(jì)理論。

二、行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時應(yīng)堅(jiān)持的基本原則

1.徹底分權(quán)原則

要讓基層員工能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)，同時讓基層員工握有解決自己面臨問題的主動權(quán)，積極參與企業(yè)的決策。

2.人性化原則

要從人性的角度考察企業(yè)組織，力圖在企業(yè)行政組織設(shè)計(jì)中加入價值、文化、心理等因素，使企業(yè)文化真正起到作用。

3.人本主義原則

毫無疑問，現(xiàn)代企業(yè)中人才是企業(yè)最核心的競爭力，企業(yè)的其他組成要素都圍繞著員工進(jìn)行安排、設(shè)計(jì)。行政人員的主要職責(zé)在于為廣大員工提供足夠好的工作條件和工作環(huán)境。

4.組織結(jié)構(gòu)形態(tài)扁平化原則

這是現(xiàn)代企業(yè)的必然趨勢，它要求企業(yè)盡量減少中層主管的數(shù)量，企業(yè)行政的重點(diǎn)在于高層的戰(zhàn)略把握和實(shí)施以及現(xiàn)場管理人員的直接控制與管理。

5.以員工的心理需要為出發(fā)點(diǎn)的原則

將員工視為企業(yè)真正的主人，在行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及職位安排時，根據(jù)員工的心理需要和個性特點(diǎn)安排工作，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，滿足員工的興趣、愛好，縮小上下級之間的心理距離。

6.重視非正式組織原則

非正式組織是企業(yè)內(nèi)部的心理群體，具有很大的情緒感染力和精神號召力。

三、行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的基本要素

企業(yè)行政組織設(shè)計(jì)的基本要素如下：

（一）劃分權(quán)力

在劃分企業(yè)行政組織權(quán)力時需要把握以下幾個原則：

1.明確責(zé)任與權(quán)力。

2.對權(quán)力之間進(jìn)行均衡與制約。

3.要培養(yǎng)掌權(quán)者的民主作風(fēng)。

（二）勞動分工

勞動分工既可以很好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，又可以充分發(fā)揮企業(yè)行政人員的聰明才智，減少資源浪費(fèi)，提高工作效率。

（三）確定管理幅度與層次

影響管理幅度和管理層次的因素主要有領(lǐng)導(dǎo)者的知識、能力、經(jīng)驗(yàn)，被領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)、業(yè)務(wù)熟練程度和工作強(qiáng)度，管理業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度，所承擔(dān)任務(wù)的績效要求，工作環(huán)境以及信息溝通方式等。

（四）建立部門

建立部門，即部門化，它是企業(yè)行政組織建立的基本方式和實(shí)現(xiàn)途徑，也是企業(yè)對專業(yè)分工形成的行政活動進(jìn)行協(xié)調(diào)的方式。部門化一般有四種方式：功能部門化、產(chǎn)品或服務(wù)部門化、用戶部門化、地區(qū)部門化。

部門化形成企業(yè)行政組織的基本構(gòu)架，為企業(yè)行政組織的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

四、行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容

企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作的主要基本內(nèi)容如下：

（一）職務(wù)設(shè)計(jì)

進(jìn)行職務(wù)設(shè)計(jì)工作時主要把握兩個基本原則：專業(yè)化和自主性。

1.專業(yè)化。職務(wù)設(shè)計(jì)專業(yè)化是指把企業(yè)行政任務(wù)進(jìn)行精細(xì)分工，把企業(yè)行政目標(biāo)層層分解，最后每個人只承擔(dān)很細(xì)小、很簡單的一項(xiàng)任務(wù)。

2.自主性。職務(wù)設(shè)計(jì)自主性是指行政人員履行職務(wù)時，決定自己工作的自由度：將專業(yè)化程度高低與自主性程度高低結(jié)合起來。

（二）群體設(shè)計(jì)

群體組合包括部分或全部任務(wù)和人員的安排，其具體做法可分為兩個階段：

1.把整個組織中的工作流程、任務(wù)和有關(guān)人員的關(guān)系圖繪制出來，分析任務(wù)、人員與工作流程的相關(guān)聯(lián)系。

2.任務(wù)和人員構(gòu)成活動區(qū)，搞清活動區(qū)之間的聯(lián)結(jié)關(guān)系，確定執(zhí)行任務(wù)的活動組，這種活動組便構(gòu)成各種群體。

（三）結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作時需要把握以下六點(diǎn)工作要求：

1.明晰。在組織結(jié)構(gòu)中，每個人（包括經(jīng)理和工人）都明確自己處在什么位置，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。

2.經(jīng)濟(jì)。企業(yè)行政費(fèi)用要降到最低，以期獲得最大效益。

3.效能。結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)能使企業(yè)員工的注意力和活動都指向企業(yè)的績效而不是指向企業(yè)本身，指向工作成果而不是工作本身。

4.決策迅速有效。結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)能增強(qiáng)決策程序運(yùn)行的有效性，減少決策的偏差和失誤。

5.穩(wěn)定性和適應(yīng)性。企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)一經(jīng)建立，需要一個相對穩(wěn)定期，同時又要求有高度的適應(yīng)性。

6.自我更新。企業(yè)行政組織要能夠促使員工在工作中學(xué)習(xí)和發(fā)展，順應(yīng)新的形勢并形成新的觀念。

五、行政人員配備與素質(zhì)要求標(biāo)準(zhǔn)

行政工作由于其獨(dú)特性，對相應(yīng)的工作人員也有不同的要求，具體基本要求如下：

1.具有良好的敬業(yè)精神和服務(wù)理念。企業(yè)行政管理工作大都是重復(fù)性、煩瑣性工作，只有具有良好敬業(yè)精神和為其他員工服務(wù)觀念的人才能安心于本職工作，把每一件細(xì)小的工作做好，才能提高整個企業(yè)行政管理的質(zhì)量和水平。

2.具有相關(guān)知識及經(jīng)驗(yàn)。管理部、人事部、財(cái)務(wù)部、行政秘書組的工作人員必須具有專業(yè)技術(shù)職稱、較豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)和良好的個人素質(zhì)，既熟悉本職工作且具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)。

3.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和全局觀念。行政管理工作大都是日常性工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能每天都布置需要從事的工作，而是要求工作人員發(fā)揮各自的主動性，積極承擔(dān)相應(yīng)的工作。

4.具有良好的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力。企業(yè)行政管理結(jié)構(gòu)，可能因?yàn)槠髽I(yè)狀況的變化，相應(yīng)改變行政管理工作人員的工作范圍，而且企業(yè)行政管理工作也常會遇到一些突發(fā)情況，只有具有良好適應(yīng)能力和應(yīng)變能力的人員才能較好地控制企業(yè)的行政管理工作。