第一節(jié)行政部門工作職責(zé)

一、行政部門職責(zé)范圍

行政部門受行政總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)，直接向行政總監(jiān)報(bào)告工作。部門職責(zé)如下：

（一）各職能部門的關(guān)系協(xié)調(diào)。

（二）建立各項(xiàng)規(guī)章制度并檢查實(shí)施情況，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化管理。

（三）負(fù)責(zé)公司資料、信息等管理，以及宣傳報(bào)道工作，溝通內(nèi)外聯(lián)系和上下聯(lián)系。

（四）公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作。

（五）公司印章管理。

（六）公司證照管理。

（七）員工入職、離職過程中與行政相關(guān)的手續(xù)辦理。

（八）公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等。

（九）員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、分析等。

（十）員工暫住證、就業(yè)證等事項(xiàng)辦理。

（十一）保健管理

1.員工保健規(guī)章的制定。

2.定期保健體檢的實(shí)施。

3.特約或定點(diǎn)醫(yī)院的選擇。

4.特約或定點(diǎn)醫(yī)院的聯(lián)絡(luò)。

5.辦理工傷事故。

（十二）福利管理

1.員工福利制度的制定，并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。

2.福利制度的研究、修訂、改進(jìn)等事項(xiàng)。

3.福利事項(xiàng)的辦理。

4.福利工作總結(jié)、分析和改進(jìn)。

5.退休、撫恤制度的制定及辦理。

（十三）文件控制

1.發(fā)文制度及行文程序的擬定和實(shí)施。

2.公司文件發(fā)放。

3.文件與資料登記、編號、發(fā)行、保管、維護(hù)等。

4.過期文件的處理。

5.文件匯編。

6.文件與資料的有效性控制。

（十四）公司公共關(guān)系維護(hù)和改善工作

1.內(nèi)部公共關(guān)系的建立和維護(hù)。

2.外部公共關(guān)系的建立和維護(hù)，包括政府、同行、社區(qū)、新聞等公共關(guān)系。

（十五）行政稽查。

（十六）行政開支預(yù)算的編制。

（十七）行政開支成本控制。

（十八）其他相關(guān)職責(zé)。

二、行政部門日常工作細(xì)則

1.負(fù)責(zé)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)指示。做好上下聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況/反饋信息；搞好各部門間相互配合、綜合協(xié)調(diào)工作；實(shí)施對各項(xiàng)工作和計(jì)劃的督辦檢查。

2.嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)章制度，認(rèn)真履行其工作職責(zé)。

3.負(fù)責(zé)行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度擬定、檢查、監(jiān)督、控制和執(zhí)行。

4.負(fù)責(zé)組織編制年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理（節(jié)）約的原則，編制年、季、月度后勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤決算工作，并組織計(jì)劃的實(shí)施和檢查。

5.負(fù)責(zé)員工生活費(fèi)用管理和核算工作。建立健全員工生活費(fèi)用成本核算制度，制定合理的生活費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，對盈虧超標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。

6.負(fù)責(zé)做好公司經(jīng)營用水、用電管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和維修計(jì)量器具，抓好電氣設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作，加強(qiáng)用水、用電費(fèi)用核算，及時(shí)繳納水費(fèi)、電費(fèi)。

7.負(fù)責(zé)員工就餐的衛(wèi)生管理工作。定期詢問公司員工對就餐質(zhì)與量的要求，以確保員工就餐的安全。

8.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪、刑事案件和災(zāi)害事故的發(fā)生，保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)的安全，確保生產(chǎn)、工作的順利進(jìn)行。

9.負(fù)責(zé)建立和完善安全責(zé)任制。建立以防火、防盜、防災(zāi)害事故為主要內(nèi)容的安全保衛(wèi)責(zé)任制，做到組織落實(shí)、制度落實(shí)和責(zé)任落實(shí)。

10.嚴(yán)格門衛(wèi)登記制度。一切進(jìn)出公司的物資，門衛(wèi)嚴(yán)格檢查、驗(yàn)證，物證相符方能進(jìn)出，凡無證或證物不符門衛(wèi)有權(quán)扣留，由保衛(wèi)科查處。

11.建立和完善后勤崗位責(zé)任制，加大考核力度，提高服務(wù)質(zhì)量。

12.加強(qiáng)部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事、企管等職能部門，做好管理員、炊事員、保衛(wèi)人員、維修工等日常安全教育和職業(yè)道德教育工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)評比活動。

13.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

三、行政管理制度綱要

總則

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，明確公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化，制度化，提高辦事效率，特制定本制度。

第二條本制度行政事務(wù)管理包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。

檔案管理

第三條歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

第四條檔案管理

要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條檔案的借閱

（一）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

（二）公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。

第六條檔案的銷毀

（一）任何部門或個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司檔案。

（二）若按規(guī)定需銷毀時(shí)，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

（三）須經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

印章管理

第七條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。

第八條公司印章的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字后，管理印章人方可蓋章，如違反此項(xiàng)制度，造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

第九條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。

第十條不得開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條后方可開出。

第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

公文打印管理

第十二條公司公文的打印工作由行政部負(fù)責(zé)。

第十三條各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交計(jì)算機(jī)室打印，按價(jià)計(jì)費(fèi)。

第十四條公司各部門所有打印的公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。

辦公及勞保用品管理

第十五條辦公用品的購發(fā)

（一）每月月底前，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制訂計(jì)劃提交行政部。

（二）行政部指定專人制訂每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后將辦公用品購回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃地分發(fā)給各個(gè)部門，由部門主任簽字領(lǐng)回。

（三）除正常配給的辦公用品外，若還需要其他用品的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

（四）公司新聘工作人員辦公用品，行政部根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。

（五）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管良好。

（六）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)，出庫一定要由領(lǐng)取人簽字。

（七）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。

第十六條勞保用品的購發(fā)

勞保用品的配發(fā)，由行政部根據(jù)各部門的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。

報(bào)刊及郵發(fā)管理

第十七條報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求制訂訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱有關(guān)手續(xù)。

第十八條報(bào)刊管理人每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，然后分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回行政部，由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保存，存檔備查。

第十九條任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用。

第二十條郵發(fā)管理

（一）私人信件一律實(shí)行自費(fèi)交行政部辦公室或自行送往郵局。

（二）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)。

（三）控制各類掛號信，凡因公需掛號者，須經(jīng)各部門主任批準(zhǔn)，行政部經(jīng)理審核后方可郵發(fā)。

附則

第二十一條本制度如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。

第二十二條本制度解釋權(quán)歸行政部。

第二十三條本制度自發(fā)布之日起生效。

第二（節(jié)）行政部門各崗位工作職責(zé)描述

一、行政總監(jiān)崗位職責(zé)說明

1.制定規(guī)章制度：組織并制定人力資源管理和辦公、行政管理的有關(guān)規(guī)章制度，并對工作人員執(zhí)行規(guī)章制度的情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.計(jì)劃管理：根據(jù)企業(yè)階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門的目標(biāo)、計(jì)劃和措施，保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動正常進(jìn)行。

3.人力資源：依據(jù)企業(yè)有關(guān)人力資源開發(fā)與管理的總體要求，上級領(lǐng)導(dǎo)和組織人力資源管理的制度設(shè)計(jì)、人員管理、薪酬、培訓(xùn)計(jì)劃及落實(shí)、考核等，使企業(yè)達(dá)到對內(nèi)具有凝聚力、對外具有競爭力的目標(biāo)。

二、行政主管崗位職責(zé)說明

1.負(fù)責(zé)發(fā)揮行政部（總經(jīng)辦）的參謀、協(xié)調(diào)和綜合管理職能，直接處理尚未分清職能的公司事務(wù)。

2.負(fù)責(zé)行政會議和例會的組織工作，參加或列席會議并做會議記錄，視情況整理出會議紀(jì)要或辦理下文事宜。對會議討論的重大問題，組織調(diào)研并提出報(bào)告。

3.根據(jù)總經(jīng)理指示，編排工作活動日程表，做好重大活動的組織和接待工作。

4.負(fù)責(zé)抓好公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告。根據(jù)工作計(jì)劃和目標(biāo)責(zé)任指標(biāo)，定期組織檢查落實(shí)情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和其他部門反饋信息。

5.及時(shí)處理重要來往文電信函的審閱、分送，督促檢查領(lǐng)導(dǎo)批示、審核和修改以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件，抓好文書歸檔和用印管理工作。

6.協(xié)助各部門制定部門、崗位職責(zé)和各類規(guī)章的實(shí)施細(xì)則，配合公司協(xié)調(diào)各部門和下屬企業(yè)的工作關(guān)系。

7.嚴(yán)格控制行政辦公經(jīng)費(fèi)的支出，加強(qiáng)辦公財(cái)產(chǎn)和車輛的管理。

8.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理、監(jiān)督行政部其他人員的業(yè)務(wù)工作，改善工作質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度，做好下屬人員的績效考核和獎(jiǎng)勵(lì)懲罰工作。

9.完成行政總監(jiān)臨時(shí)交辦的工作。

三、行政管理專員崗位職責(zé)說明

1.負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、長途電話、復(fù)印機(jī)的具體使用登記和名片印制等工作。

2.負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回。

3.負(fù)責(zé)各類辦公用品、固定資產(chǎn)的保養(yǎng)、維修，倉庫保管，每月清點(diǎn)，年終盤存統(tǒng)計(jì)，做到入庫有驗(yàn)收、出庫有手續(xù)，保證賬實(shí)相符。

4.按標(biāo)準(zhǔn)定額，做好添購辦公用品、器具的計(jì)劃編制和申購手續(xù)工作，做到既不脫檔又不長期積存。

5.負(fù)責(zé)考勤登記和就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)。

6.負(fù)責(zé)來賓具體接待、日程和參觀內(nèi)容的安排，以及食宿地點(diǎn)、車輛安排和車船機(jī)票代購等事宜。

7.協(xié)助安排公司每天的派車用車計(jì)劃、確保公司公務(wù)用車需要。

8.負(fù)責(zé)公司辦公場所清潔衛(wèi)生和室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。

9.完成行政主管臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。

四、辦公室主任崗位職責(zé)說明

1.在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)。

2.貫徹落實(shí)本室崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，密切各部門工作關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)作配合，做好銜接協(xié)調(diào)工作。

3.組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計(jì)劃和其他綜合性文稿，及時(shí)撰寫總經(jīng)理的發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴(yán)格按行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量。

4.組織收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間有關(guān)的業(yè)務(wù)工作，掌握公司主要活動情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見和建議，負(fù)責(zé)編寫公司年度大事記。

5.負(fù)責(zé)召集公司辦公會議，檢查督促辦公會議和公司領(lǐng)導(dǎo)布置的主要工作任務(wù)的貫徹落實(shí)情況。

6.負(fù)責(zé)監(jiān)督公司印章的使用。

7.參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃的編制和公司重大決策事項(xiàng)的討論。

8.負(fù)責(zé)組織公司通用管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章制度的擬訂、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用管理標(biāo)準(zhǔn)及管理制度的擬訂講座和修改工作。

9.負(fù)責(zé)組織公司投資項(xiàng)目的洽談、調(diào)研、立項(xiàng)、報(bào)批、工程投標(biāo)、開工、竣工、預(yù)決算等有關(guān)基建項(xiàng)目管理工作，及時(shí)組織編制項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，認(rèn)真做好項(xiàng)目的監(jiān)督管理工作。

10.負(fù)責(zé)組織物資的供應(yīng)計(jì)劃，組織物品的供應(yīng)、采購工作，做好物品進(jìn)、出、存統(tǒng)計(jì)核算工作。

11.負(fù)責(zé)組織全公司員工大會工作，開展年度總結(jié)評比和表彰工作。

12.負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排，統(tǒng)一負(fù)責(zé)對上級主管部門的聯(lián)系、有關(guān)的法律咨詢等工作。

13.有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對其工作考核評價(jià)。

14.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

五、行政秘書崗位職責(zé)說明

1.對內(nèi)關(guān)系協(xié)調(diào)：協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作；按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動。

2.對外關(guān)系協(xié)調(diào)：配合企業(yè)有關(guān)部門協(xié)調(diào)企業(yè)與政府有關(guān)主管部門的關(guān)系，包括地方政府、工商局或其他政府部門；協(xié)調(diào)與相關(guān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)、協(xié)會、商會以及其他單位（包括客戶單位）的關(guān)系；按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，代表企業(yè)出席各種外部會議。

3.會議管理：按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會議，起草會議文件，及時(shí)完成會議記錄、紀(jì)要工作；對企業(yè)總部的會議室和會議設(shè)備進(jìn)行管理。

4.文書檔案管理：制定文件管理制度，根據(jù)管理制度制定年度文件編碼，對各種文件進(jìn)行登記、歸檔并負(fù)責(zé)管理；負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作。

5.打字復(fù)印：及時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作，妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。

6.接待：妥善、禮貌地接待國內(nèi)、國外有關(guān)單位、人員的來訪。

六、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)說明

總務(wù)后勤主管受行政總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)，直接向行政總監(jiān)報(bào)告工作。部門職責(zé)如下：

（一）基本建設(shè)管理

1.基本建設(shè)規(guī)劃的擬定，并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。

2.基本建設(shè)預(yù)算編制。

3.基本建設(shè)招標(biāo)、監(jiān)理、進(jìn)度控制、結(jié)算、造價(jià)審計(jì)等事項(xiàng)辦理。

4.基本建設(shè)支出控制。

（二）房產(chǎn)、房屋管理，產(chǎn)權(quán)事項(xiàng)辦理。

（三）企業(yè)綠化與企業(yè)環(huán)境管理。

（四）環(huán)境保護(hù)與職業(yè)健康安全體系運(yùn)行和認(rèn)證。

（五）清潔用品、辦公用品、電器配件等物資管理。

（六）固定資產(chǎn)管理（機(jī)電設(shè)備部管理部分除外）與實(shí)物核算。

（七）廠區(qū)、宿舍財(cái)產(chǎn)及員工安全的保障。

（八）房屋、道路等維修。

（九）清潔衛(wèi)生維護(hù)。

（十）宿舍管理。

（十一）宿舍分配、水電管理等。

（十二）伙食供應(yīng)及管理。

（十三）休閑、文化娛樂設(shè)施管理。

（十四）車輛、人員進(jìn)出管理。

（十五）安全保衛(wèi)管理，消防管理，安全檢查。

（十六）公務(wù)車管理。

（十七）災(zāi)害及其他突發(fā)事件處理。

（十八）配電系統(tǒng)的建立、檢查、維護(hù)等。

（十九）其他相關(guān)職責(zé)。

七、前臺崗位職責(zé)說明

1.負(fù)責(zé)對進(jìn)入公司辦公場所的所有不定期客人的招呼、接待、登記、導(dǎo)引，對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者，應(yīng)擋在外或協(xié)助保安人員處理。

2.負(fù)責(zé)公司郵件的收取、分發(fā)工作。

3.負(fù)責(zé)公司電話總機(jī)的接線工作。對來往電話接聽準(zhǔn)確及時(shí)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當(dāng)使用禮貌用語；對未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告；對緊急電話設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部領(lǐng)導(dǎo)處理。

4.定期維護(hù)、保養(yǎng)電話機(jī)，并保持前臺環(huán)境清潔、安靜。

5.協(xié)助打字員、文秘兼做部分計(jì)算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。

6.完成行政部部長臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。

八、員工餐廳主管崗位職責(zé)說明

1.在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)員工餐廳的日常管理工作。